10. Контроль за исполнением документов и принятых решений этапы и уровни контроля

10. Контроль за исполнением документов и принятых решений: этапы и уровни контроля.

План: цель контроля над исполнением документов; какие подразделения могут осуществлять контроль; 2 типа контроля, кто осуществляет каждый из них; 3 вида срокового контроля

Исполнение документа – это вид управленческой деятельности, содержание, характер, сроки исполнения и исполнители которой обусловлены документной информацией.

Контроль исполнения документа – это совокупность процессов, которые обеспечивают своевременное исполнение документов.

Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Выделяет два вида контроля: Контроль действий - в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Эффективен, только когда док-т уже зарегистрирован Контроль местонахождения документа - осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. Происходит отслеживание местонахождения док-в.

В традиционно сложившейся у нас системе ДОУ применяются оба видя контроля.

В сроковом контроле можно выделить:- Текущий контроль; - Предупредительный;- Итоговый.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов: 1. постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку); 2. своевременное доведение документов до исполнителей (поступившие - в день поступления и регистрации, внутренние - после подписания); 3. предварительная проверка и регулирование хода исполнения; 4. учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения); 5. регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; 6. информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контроль за документами осуществляют: - служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей); - руководители всех рангов (отвечают за содержание документа); - исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков). При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.