12. Унификация как метод и направление совершенствования документационных процессов

12. Унификация как метод и направление совершенствования документационных процессов.

План: становление унифицированных систем документации как результат унификационных процессов; подсистемы УС ОРД и их назначение; четыре ступени унификации документов.

Унификация – приведение чего-дибо к единой форме, системе, единообразию.

Основными целями унификации деловой документации являются: оптимизация количества деловых бумаг, находящихся в актуальном производстве; приведение форм к единому стандарту; повышение общего качества исполнения; увеличение скорости обработки; обеспечение формальной и содержательной совместимости различных групп документов, связанных типологически близкими управленческими функциями; оптимизации внедрения компьютерной обработки данных.

Смыслом и назначением стандартизации является утверждение новых норм, реформирование правил и требований по составлению и оформлению деловых бумаг. Цель распространение результатов унификации для их всеобщего применения. Итоги работы воплощаются в принятии изменений или утверждении новых государственных стандартов.

УСОРД (унифицированная система организационно-распорядительной документации)- унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления.

В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов, нормативные и методические документы по применению классификатора унифицированных форм ОРД.

Унифицированные системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации

Выделяют 4 ступени унификации док-ов: 1. унификацию форматов бумаг; 2. унификацию форм документов; 3. унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы; 4. понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.