30. Разработка и ведение Табеля и Альбома форм документов

30. Разработка и ведение Табеля и Альбома форм документов.

План: определение понятий «Табель форм документов» и «Альбом форм документов»; назначение Табеля и Альбома форм документов; структура Табеля форм документов; реквизиты Табеля форм документов; методика разработки Табеля форм документов

Табель форм док-тов – это перечень док-ов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого док-та, его юридического статуса и этапов документирования.

В текущей деятельности организации табель форм док-ов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществить оперативный поиск необходимых форм док-тов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления док-та.

Наряду с табелем может быть разработан альбом форм. Альбом форм предприятия – это сборник эталонных унифицированных форм док-ов, применяемых для документирования деятельности предприятия.

Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности ор­ганизации.

Структура Табеля форм документов – Наименование док-та; Код формы; Кем и когда утверждена; Периодичность составления; Составитель документа; Внутр. согласование; Внеш. согласование; Подпись; Утверждение; Печать; Куда представляется; Примечания.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности учреждения.

Реквизиты Табеля форм: наименование док-та; наименование организации; дата подписания; место составления; подпись.

РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ включает в себя следующие этапы:

1. Предпроектное обследование. Изучаются действующие законодат. акты, нормативно-методические док-ты, организационные док-ты, закрепляющие порядок работы с док-ми.

2. Выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу.

3. Определение структуры табеля. Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. 1 случай – разделы табеля это управленческие функции, подразделы – задачи свойственные аппарату управления. Во 2 случае название структурных подразделений.

4. Отбор форм док-тов для включения в табель.

5. Формирование структуры Табеля. Связан с особенностями организации. Может состоять из структурных подразделений организаций или наименования управленческих функций и задач.

6. Составление Табеля.

7. Согласование со всеми руководителями подразделений

8. Утверждение руководителя.