46. Организация и документационное обеспечение командировок руководителя

46. Организация и документационное обеспечение командировок руководителя.

План: документы, которые секретарь готовит для руководителя перед командировкой и после командировки. краткая характеристика каждого документа

В должностной инструкции секретаря руководителя в разделе «должностные обязанности» непременно имеется пункт, который определяет, что обязательной функцией секретаря является подготовка командировок руководителя.

Командировка – служебное поручение, связанное с выездом куда-нибудь; поездка для выполнения такого поручения.

Схема подготовки командировки Независимо от указанных различий, подготовка командировки руководителя осуществляется по однотипной схеме. Руководитель сообщает секретарю:

• цель поездки;

• вопросы, которые необходимо решить;

• встречи (лица);

• места посещения.

Исходя из этого, секретарь готовит всю необходимую документированную информацию, которая может понадобиться руководителю в командировке:

• доклад для планируемых в командировке конференции, совещания;

Доклад - один из видов монологической речи, публичное, развёрнутое, официальное сообщение по определённому вопросу, основанное на привлечении документальных данных.

• договоры (действующие и проекты);

Договор - добровольное соглашение двух или нескольких лиц (экономических субъектов), заключаемое на предмет выполнения каждым из них принимаемых на себя обязательств по отношению к другим участникам.

• справки, сводки, диаграммы и т. д.

Секретарь составляет программу командировки, основные пункты которой, как правило, следующие:

• организации и лица, с которыми должен встретиться руководитель;

• время, на которое назначены встречи или мероприятия.

Также секретарь может составить список личных и служебных документов и материалов, необходимых для поездки: паспорт; виза; авиабилеты; страховой полис;документы, необходимые для встреч и переговоров (доклады, договоры, лицензии, спецификации, справки и др.

Подготовка и оформление документов для командировки

Документы по оформлению командировок составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1:

• приказ о направлении отдельного работника (в нашем случае, руководителя) в командировку (форма № Т-9);

Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.

В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.

• командировочное удостоверение работника (форма № Т-10);

Командировочное удостоверение работника – это документ который подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно

• служебное задание с отчетом о его выполнении (форма № Т-10а);

Служебное задание – это документ, который подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или лицом, им уполномоченным, и служит основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

• авансовый отчет (форма № АО-1).

Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам.