52. Регистрация как составная часть технологии ДОУ принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве

52. Регистрация как составная часть технологии ДОУ: принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве.

План: понятие регистрации, цели регистрации; принципы регистрации документов, нерегистрируемые документы, журнальная форма регистрации, карточная форма регистрации, регистрация в автоматизированной форме

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

Цели регистрации:  учет документов; справочная работа по документам; контроль исполнения или использования документов.

Принципы регистрации документов:

1. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.), независимо от способа получения.

2. Регистрируются документы, изготовленные как в традиционной машинописной форме, так и с использованием средств вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

3. Регистрация должна быть однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Это позволяет исключать повторный ввод в систему исходных сведений о документе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4. Регистрируются как внутренние и исходящие документы, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, их поиск и контроль исполнения.

5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. 

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь

Способы регистрации: с помощью журнала, карточек, электронной формы.

- Журнальная регистрация: используется в относительно небольших организациях. При данном виде учета запись информации о деловых бумагах ведется в хронологическом порядке. Все данные заносятся в специальную книгу, в которой каждая страница представляет собой таблицу.

- Карточная регистрация: при ней вся информация о входящей или создаваемой деловой бумаге заносится на отдельную карточку. Карточка — это лист бумаги формата А5 или А6. Реквизиты документов заносятся в специальные графы. На каждом предприятии разрабатывается своя Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует набор и порядок расположения данных на учетной карточке.

- Электронная регистрация: - это форма и вид электронной карточки, аналогичный бумажной, с той разницей, что первая представлена на экране компьютера. Такие карточки используют организации, в которых введены компьютезированные комплексы по ведению учета документации.