61. Основные функциональные возможности систем электронного документооборота

61. Основные функциональные возможности систем электронного документооборота.

План:

- сущность документооборота в электронной форме

- достоинства СЭД

- функциональные возможности СЭД

СЭД (Система электронного документооборота) – организационно- техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. СЭД используют для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами; управление взаимодействием с клиентами; обработка обращений граждан; автоматизация работы сервисной службы; организация проектного документооборота.

Преимущества СЭД: Проще использовать, искать, восстанавливать документы; Выше скорость и эффективность коллективной работы; Поддержка удаленной работы; Возможность использования любого вида группировки и сортировки документов; Повышенный уровень безопасности; Экономия бумаги – как фактор сохранности окружающей среды.

Основные функциональные возможности СЭД:

- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнения документа в каждый момент времени жизни документа;

- единая (или согласованная распределенная) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;

- развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движения документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.