65. Секретарь-референт информационное обеспечение деятельности руководителя

65. Секретарь-референт: информационное обеспечение деятельности руководителя.

План:

- референтские функции (по информационному обеспечению деятельности руководителя)

- оформление докладов,

- составление рефератов.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя. К референтской составляющей прежде всего относятся:

- просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы,

- поиск и обработка необходимой руководителю информации,

- знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных организациях весьма различен, но грамотно организовать работу с информацией должен уметь каждый секретарь-референт. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Так как информационное обеспечение руководителя связано с работой с информацией важную роль в деятельности секретаря играет правильное оформление и составление различных докладов и рефератов.

Доклад – это один из видов монологической речи, публичное, развёрнутое, официальное сообщение по определённому вопросу, основанное на привлечении документальных данных.

Если говорить о докладе то его обычно готовит секретарь для своего руководителя, с целью того, чтобы он с этим докладом выступил. То есть, секретарь подготавливает руководителя для публичного выступления.

Если же руководитель намерен сам выступить на форуме, то в задачу личного помощника/референта могут входить подготовка презентации и оформление тезисов для доклада и выступления босса. Здесь есть свои важные нюансы. Основное: тезисы доклада – не то же самое, что будет изложено в презентации. В презентации упоминаются лишь ключевые понятия, которые будет комментировать спикер. Серьезной ошибкой и нарушением конференц-этикета считается большое количество текста на одном слайде, да еще и напечатанного мелким шрифтом. Не допускается также использовать на черном фоне белые буквы: в глазах у зрителей начинает рябить, восприятие притупляется, смысл утрачивается, все присутствующие быстро утомляются и теряют интерес к происходящему. Не забудьте и об иллюстративном ряде в презентации: в тексте следует обозначить, в каком месте находится тот или иной рисунок. В последнем слайде нужно крупным шрифтом дать контакты руководителя и/или контакты его личного помощника, о чем руководитель должен известить слушателей. Но обычно печатаются следующие контакты: телефон, e-mail и сайт компании, которую возглавляет руководитель.  

Реферат - краткий доклад по определённой теме, в котором собрана информация из одного или нескольких источников.

Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.

Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.

В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.