66. Факторы, влияющие на сохранность архивных документов. Режимы хранения архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления

66. Факторы, влияющие на сохранность архивных документов. Режимы хранения архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления

План:

внешние и внутренние факторы, влияющие на сохранность архивных документов;

- характеристика факторов в зависимости от природы повреждающего агента: механические, физико-химические и биологические;

- четыре основных режима хранения архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления

Факторы, влияющие на сохранность архивных документов можно условно разделить на «внутренние» и «внешние». К внешним факторам относятся антропогенные загрязнения воздуха. Частицы – в особенности сажа - истирают, пачкают и уродуют материалы. Пыль проникает извне и образуется в архивохранилище при работе с документами, зачастую помещенными в картонные коробки. Споры грибов тоже разносятся пылью. «Внутренним фактором» можно условно считать совокупность всех материалов и веществ документа. Этот фактор предопределяет устойчивость документов к старению. У бумажного документа есть ряд показателей, по которым судят о низкой устойчивости к старению. Разрушающим действием обладают также вещества и материалы, способные сами быстро окисляться (масляные краски, резиновые композиции, скотч и т.д.). Низкосортная бумага, контактируя с высококачественной бумагой, также вызывает ее разрушение. Содержание мела в бумаге замедляет процесс старения, мел играет роль «буфера», нейтрализующего кислые вещества. В отличие от мела, другие щелочные вещества вызывают разрушение бумаги (сода, силикатный клей, неочищенная карбоксиметилцеллюлоза и т.д

Факторы в зависимости от природы повреждающего агента повреждения документа можно разделить на механические, физико-химические и биологические. Физико-химические факторы, влияющие на сохранность документов, зависят от ряда показателей: светового, температурно-влажностного и других.

Основным фактором, вызывающим быстрое разрушение материалов основы документа, является нарушение светового режима. Он разрушает химические основы документа. Скорость светового старения возрастает при повышении влажности воздуха и в атмосфере, содержащей активные химические вещества – кислоты, озон, окислы серы и азота. При равной освещенности люминесцентный источник света примерно в 3 раза опаснее, чем лампы накаливания.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Температура – один из важнейших показателей, характеризующих скорость темнового старения документов. Температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотометариалов и т.д.)

Поскольку относительная влажность зависит от температуры, эти два фактора следует рассматривать совместно. Влажность воздуха – второй важнейший показатель условий темнового хранения.

При хранении между документами и воздухом происходит постоянный естественный влагообмен. Он имеет очень важные последствия. Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При отсутствии системы кондиционирования можно руководствоваться следующим: - в хорошо отапливаемом помещении зимний воздух снижает относительную влажность;

- в неотапливаемом помещении летом теплый наружный воздух повышает относительную влажность;

- наиболее эффективное сквозное проветривание;

- многократное кратковременное проветривание полезнее одноразового длительного.

Биоповреждением называется любое повреждение, наносимое живыми организмами.

К биоповреждениям относится повреждения микроскопическими грибами, насекомыми, грызунами. Биологические обследования хранилищ с разными условиями в различных регионах страны, анализ литературы показывают, что степень опасности главных биологических вредителей – плесневых грибов и насекомых – менялась на разных этапах архивного дела. Главные биологические вредители – плесневые грибы, насекомые – несут постоянную опасность быстрого, иногда массового разрушения документов. С переходом к режиму массового, обязательного отопления зданий на первое место вышла опасность поражения документов насекомыми. Энтомологическое обследование книгохранилища следует делать не реже двух раз в год: весной, когда температура наружного воздуха стабильно бывает выше 10°С и начинается цветение растений, и осенью, когда насекомые подыскивают места для зимовки, обычно в период начала отопительного сезона.

Технический прогресс оказывает влияние на развитие технологий архивного хранения документов. Одновременно с бумажными документами на длительном архивном хранении находятся документы, изготовленные на разных информационных носителях, в архивной среде называемых «нетрадиционными» — это, прежде всего, пленки (кино- и фото-), магнитные ленты, грампластинки, оптические диски Снижение механической прочности вызвано химическими процессами, протекающими при старении полимерных материалов. В результате старения могут протекать физические (структурные) процессы: например, улетучивание некоторых веществ из высокополимеров, релаксация макромолекулярных цепей, переход из кристаллической фазы в аморфную и наоборот.

Режимы хранения:

- Охранный режим – это комплекс мер по обеспечению технической укрупненности здания, оборудование средствами охранной безопасности, организация поста охраны. Архив не должен находиться в чердачном или ветхом помещении. Охранная сигнализация наличествует в помещениях архивохранилищ, запасные входы/выходы. Опечатываются металлические шкафы и сейфы где временно хранятся архивные док-ты. Сами архивохранилища оборудоваться специальными укрепленными дверьми (против взлома).

- Температурно-влажный режим – оборудование кондиционирование воздуха, темп. = 17-19 С, влажность 50 %. Оптимальное отопление, помещение должно проветриваться. Темп-ра и влажность должна измеряться и фиксироваться.

- Световой режим – документы хранят в темноте в специальных переплетах, папках, коробках, шкафах, в стеллажах закрытого типа. Стеллажи должны стоять перпендикулярно окнам, чтобы солнечный свет не попадал на документы. Освещение может быть искусственным или естественным. Без окон допускается если есть вентиляция. При естественном освещение должны быть шторы или жалюзи на окнах.

- Санитарно-гигиенический режим – архивное помещение должно содержаться в чистоте, исключая насекомых, грызунов, плесень, пыль. Проводиться систематическая влажная уборка не реже 1 раза в год. Проводят уборку с пылесосами. Протирают антисептиками. Запрещается заходить в верхней одежде, есть пищу, курить. Должна быть свободная циркуляция воздуха. На окнах должны стоять защитные сетки, вентяляционные отверстия. Документы осматривают и если что-то не так обрабатывают.