планы ответов_ГЭК_2018

№№

Вопросы

План ответа

Организационные формы ДОУ и факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.

- характеристика службы документационного обеспечения управления (ДОУ);

- формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная;

- каким образом определяется выбор формы работы с документами в конкретной организации.

Краткая характеристика систем электронного документооборота в России и за рубежом.

- определение системы электронного документооборота;

- задачи автоматизации учета документов;

- наиболее известные зарубежные СЭД, проблемы внедрения в России;

- отечественные СЭД "БОСС-Референт" и "Дело";

- основные отличия в технологии работы с электронными документами в российских и зарубежных системах электронного оборота (СЭД)

Понятие о «комплектовании АФРФ». Источники пополнения состава государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

- определение понятия «комплектовании АФРФ»;

-определение понятия «источник комплектования», «фондообразователь»;

- критерии источников комплектования;

-этапы работы по комплектованию государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

Документ в электронной форме: правовой режим, особенности согласования и подписания.

- понятие «документ», «электронный документ» по ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения";

- законодательные и нормативные акты, регламентирующие работу с электронными документами (ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ, ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. №63-ФЗ и др.)

Современные способы и методы рационализации делопроизводства.

- краткая характеристика основных направлений в совершенствовании технологии делопроизводства и документооборота:

- регламентация - разработка локальных нормативных документов (инструкции по делопроизводству, положение о

службе ДОУ и др.);

- стандартизация и унификация как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов;

- внедрение СЭД

Способы документирования: эволюция, выбор в зависимости от вида информации, документ как результат документирования.

- понятие «способ документирования».

- характеристика предметного и знакового документирования;

- особенности каждого из способов документирования (техническое, текстовое, фото-, кино- и видеодокументирование, фонодокументирование, документирование с помощью компьютерной техники);

- предпосылки возникновения различных способов документирования;

- определение документа как результата документирования.

Документооборот: общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

- характеристика документооборота и его частей;

- определение понятия «документопоток»;

- перечень государственных нормативных документов по организации документооборота (методические рекомендации ВНИИДАД, регламенты и положения органов исполнительной власти, ГОСТ);

- этапы обработки входящих документов

- этапы прохождения исходящих документов;

- особенности обработки внутренних документов (на примере служебных записок, приказов и др.)

Структура нормативно-правовой базы делопроизводства.

- определение нормативно-правовой базы делопроизводства;

- основополагающие законодательные и нормативные акты в соответствии с существующей структурой:

• Кодексы;

• Законы;

• Указы Президента;

• Постановления Правительства;

• нормативные акты ведомственных органов (министерств, департаментов);

• ГОСТы;

• методические материалы ВНИИДАД и ведомственных органов

• - локальные нормативные документы конкретной организации.

Документирование процесса подготовки и проведения совещаний.

- определение понятия «совещание»

- документы по подготовке и проведению совещания, их краткая характеристика

- этапы подготовки к совещанию

- каким образом может проходить оповещение участников совещания

- какой документ является результатом совещания

- каким образом может проходить запись хода совещания

Контроль за исполнением документов и принятых решений: этапы и уровни контроля.

- цель контроля над исполнением документов

- какие подразделения могут осуществлять контроль,

- 2 типа контроля, кто осуществляет каждый из них;

- 3 вида срокового контроля:

Понятие «экспертиза ценности документов». Задачи экспертизы и критерии ценности документов, их применение при отборе документов на государственное, ведомственное хранение и хранение в органах местного самоуправления.

- определение понятия «экспертиза ценности документов»;

- задачи экспертизы ценности документов

- этапы экспертизы ценности документов;

- характеристика экс­пертных комиссий государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления;

- критерии экспертизы ценности документов

Унификация как метод и направление совершенствования документационных процессов.

- становление унифицированных систем документации как результат унификационных процессов.

- подсистемы УС ОРД и их назначение.

- четыре ступени унификации документов.

Особенности работы с конфиденциальной информацией, документами и базами данных.

- три категории информации (несекретная, ДСП, секретная)

- определение конфиденциальной информации

- нормативные документы, регулирующие отношения, возникающие при обращении с конфиденциальной информацией;

- процедуры и документы, регламентирующие работу с конфиденциальной информацией в организации

Доступ к документам государственных, ведомственных и муниципальных архивов. Основные проблемы рассекречивания архивных фондов.

- исторические аспекты рассекречивания документов в 90-х гг. 20 в.;

- четыре типа архивов по доступу к архивной информации;

- определение государственной тайны;

- определение конфиденциальной информации;

- сроки засекречивания/ рассекречивания архивных документов

Номенклатура дел: требования к составлению, их регламентация в нормативно-методических документах.

- определение понятия «номенклатура» и её назначение в делопроизводстве организации

- виды номенклатуры

- основные документы, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры

- методика разработки номенклатуры дел

Организация работы секретаря с кадровыми документами.

- какие функции должны быть внесены в должностную инструкцию секретаря для ведения кадровой работы (перечислить)

- какие законодательные и нормативные документы по ведению кадрового делопроизводства должен знать секретарь

Распорядительная документация: состав, требования к оформлению

- функции документа; понятие «управленческий документ».

- роль документа в системе управления.

- назначение системы ОРД и одной из ее подсистем - распорядительной документации.

- состав распорядительных документов и их использование в условиях единоначалия и при коллегиальном способе принятия решений.

- виды приказов (распоряжений), особенности их оформления, структура текста.

Современные формы делового общения: краткая характеристика.

- основные формы делового общения:

деловая беседа, деловые переговоры;

спор, дискуссия, полемика;

деловое совещание;

публичное выступление;

телефонные разговоры;

деловая переписка.

Роль информации в управлении. Виды и способы обработки информации.

- определение информации в практике управления;

- определение информационного обеспечения;

- обеспечение оперативности и достоверности сведений, содержащихся в информации;

- задачи внутрифирменной системы информации;

- распределение информации на прямую и обратную;

- принципы организации массивов информации в организации

Правовые основы ведения деловой переписки.

- виды официальных документов, относящихся к деловой переписке

- Федеральные законы от “О связи”, “О почтовой связи”, “О федеральной фельдъегерской связи”

Принципы классификации документов.

- понятие «классификация» и роль классификации в исследовании объектов.

- документ как результат определенного способа документирования.

- классификация документов по материальной составляющей.

- классификация документов по информационной составляющей.

Основные составляющие информационной безопасности

- определение термина «информационная безопасность»;

- доступность информации

- целостность информации

- конфиденциальность информации

Понятие о «классификации документов АФРФ». Три ступени классификации архивных документов.

- определение понятия «классификация документов Архивного фонда РФ»;

- первая ступень классификации: классификация документов Архивного фонда РФ в целом;

- вторая ступень: классификация документов в пределах архивов, определяющая организацию материалов по архивным фондам;

- третья ступень: классификация документов в пределах архивного фонда, определяющая конкретные группы материалов.

Формуляр текстового документа и его развитие.

- понятие «формуляр» документа: особенности материального носителя, состав реквизитов, конструкционная сетка.

- текстовый документ как результат текстового документирования.

- состав реквизитов документов на первых этапах развития делопроизводства.

- изменения в материальных носителях и составе реквизитов в 18-19 вв.

- современные требования к формуляру управленческого документа.

Задачи редактора при работе с текстами служебных документов. Этапы редактирования документов.

- суть редактирования

- стилистическая и смысловая правка

- схема работы редактора

- принципы редакторской правки

- четыре основных вида редакторской правки

Базы данных. Системы управления базами данных.

- определение понятия «база данных»

- определение понятия «система управления базами данных» (СУБД) - основные функции СУБД

- компоненты современной СУБД

- классификация СУБД

- методы и средства обеспечения безопасности информации в СУБД

Понятие «унифицированная система документации». Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

- становление унифицированных систем документации как результат унификационных процессов.

- подсистемы УС ОРД и их назначение.

- состав организационно-правовой документации; связь между документами.

- документы распорядительного характера, принимаемые в условиях единоначалия и коллегиальности.

- состав информационно-справочных документов и их роль в организации управления.

Защита компьютерной информации. Понятие «вирус». Антивирусные программы.

- определение понятия «компьютерный вирус»;

- типы вирусов;

- пути заражения компьютера вирусами;

- антивирусные программы

- основные антивирусные средства

- методы борьбы с компьютерными вирусами

Трудовой договор как вид документа.

- договор как вид документа.

- регламентация требований к трудовому договору в ТК РФ.

- особенности оформления и заключения трудового договора.

Разработка и ведение Табеля и Альбома форм документов.

- определение понятий «Табель форм документов» и «Альбом форм документов»

- назначение Табеля и Альбома форм документов

- структура Табеля форм документов

- реквизиты Табеля форм документов

- методика разработки Табеля форм документов

Основные принципы учета документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система учетных документов в архивах.

- определение понятия «учет архивных документов»;

- принципы учета документов;

-основные этапы учетной деятельности;

- единица учета архивного документа;

- система основных учетных документов государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

Профстандарт секретаря руководителя: обобщенные и трудовые функции

- определение профстандарта, его назначение

- профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

- определение квалификации работника;

- какие должности подпадают под действие этого профстандарта

- по каким обобщенным трудовым функциям распределены должности, закрепленные в профстандарте

Назначение и состав информационно-справочной документации.

- информационно-справочные документы как подсистема УС ОРД.

- роль информационно-справочных документов в организации управления.

- понятие «официальная деловая переписка» и ее виды.

- разновидности писем; письмо-оферта и письмо-акцепт при заключении договорных отношений.

Понятие «информационные ресурсы» и Федеральный закон РФ №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

- основные термины, закрепленные в законе;

- сфера действия ФЗ №149-ФЗ от 27.07.2006;

- краткое содержание статей закона по защите информации

Категории секретарей по профстандарту: сравнительная характеристика трудовых функций.

- дата утверждения профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»;

- структура профстандарта;

- трудовые функции секретаря руководителя; секретаря администратора, помощника руководителя

Подсистема организационно-правовой документации: назначение, состав документов, особенности оформления и введения в действие.

- назначение организационно-правовых документов в системе УС ОРД.

- состав организационно-правовой документации; связь между документами.

- особенности введения в действие правовых документов.

- требования к оформлению правовых документов.

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

- дата утверждения профстандарта;

- определение профстандарта;

- структура профстандарта (I. Общие сведения.

II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт.

III. Характеристика обобщенных трудовых функций.

3.1. Обобщенная трудовая функция с разбивкой каждой из функций на трудовые действия, необходимые умения, необходимые знания, другие характеристики.

3.2. Обобщенная трудовая функция – «наименование».

IV. Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта).

- должности по профстандарту:

– секретарь-администратор;

– делопроизводитель;

– секретарь руководителя;

– помощник руководителя.

- Распределение должностей по обобщенным трудовым функциям:

– организационное обеспечение деятельности организации;

– документационное обеспечение деятельности организации;

– организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации;

– информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации.

Документы, регламентирующие организационную структуру предприятия. Методика разработки положений о структурных подразделениях и должностных инструкций.

- определение и назначение организационных документов

- основные организационные документы предприятия (организации)

- этапы разработки и внедрения положений, как локальных нормативных документов организации

Лексические нормы текстов служебных документов.

- понятие лексической нормы

- основное требование лексических норм

- типы речевых ошибок

- особенности лексического состава текстов официально-делового стиля

Документ как системный объект: материальная и информационная составляющие документа.

- документ как системный объект.

- понятие «носитель информации»; развитие материальных носителей.

- виды информации с точки зрения восприятия ее человеком.

- реквизиты как обязательные информационные элементы оформления официального документа; обязательные реквизиты, обязательные постоянные реквизиты, обязательные переменные реквизиты.

Синтаксические нормы текстов служебных документов.

- понятие синтаксической нормы

- порядок слов в предложении, инверсия

- основные синтаксические особенности текстов служебных документов.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) и государственные стандарты на унифицированные системы документации как нормативные документы.

- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), ОК 011-93 как составная часть «Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК)» (краткая структура);

- назначение ОКУД

- государственные стандарты на документацию как нормативные акты: предпосылки появления, история, особенности содержания.

- ГОСТ Р 6.30-2003: структура, содержание, отличия от ранее действующих.

Локальные нормативно-методические документы по обеспечению защиты персональных данных в организации.

- понятие персональных данных;

- Положение об обработке персональных данных работников (порядок разработки и введения в действие)

- примерная структура Положения

Бизнес-планирование. Основные разделы бизнес-плана.

- определение бизнес-плана и его назначение

- структура бизнес-плана с перечислением его разделов

Структура модели организации как объекта управления. Типы организационных структур.

- четыре типа модели организации как объектов управления;

- типы организационных структур (линейная дивизиональная, матричная)

Организация и документационное обеспечение командировок руководителя.

- документы, которые секретарь готовит для руководителя перед командировкой и после командировки.

- краткая характеристика каждого документа и порядок их оформления

Понятие «коллегиальный» и «совещательный» орган. Документирование деятельности коллегиальных органов.

- коллегиальный способ принятия решений как принцип управления.

- коллегиальные и совещательные органы: сходства и отличия.

- формирование коллегиального органа; организации, действующие на принципах коллегиальности.

- положение о коллегиальном органе как организационно-правовой документ.

- протокол: отражение хода обсуждения вопросов и принятия решений; виды протоколов, особенности оформления.

- постановление и Решение как распорядительные документы коллегиальных органов.

Использования архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления.

-определение использования архивных документов;

- цели использования архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления;

- шесть форм использования архивных документов: *информационное обеспечение пользователей: ис­полнение запросов, либо инициативное информирование; *предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива; *выдача подлинных документов и дел во временное пользование; *информационные мероприятия в научных и культурно-просветительных; *публикация архивных документов; *использование документов архива в СМИ.

Документ как носитель информации; свойства и функции документа.

- определение понятия «документ»; фиксация различных видов информации в определенных документах (текстовый, технический, фонодокумент и др.).

- главная, общие и специальные функции документа. Многофункциональность документа.

- атрибутивные и ценностные свойства документа.

- роль документа в жизни человека.

Требования к оформлению реквизитов документов системы организационно-распорядительной документации.

- понятие «реквизит» документа.

- ГОСТ как нормативный документ.

- ГОСТ Р 6.30-2003: состав реквизитов, особенности оформления каждого реквизита.

- состав постоянных реквизитов, используемых при конструировании бланков.

Оферта и акцепт как виды информационно-справочных документов.

- информационно-справочные документы: состав и назначение официальной деловой переписки.

- виды оферты и ее использование.

- понятие «письмо-акцепт».

- использование письма-оферты и письма-акцепта при оформлении договорных отношений.

- особенности текста оферты и акцепта.

Регистрация как составная часть технологии ДОУ: принципы, способы регистрации документов в государственном делопроизводстве.

- понятие регистрации

- цели регистрации;

- принципы регистрации документов

- нерегистрируемые документы

- журнальная форма регистрации

- карточная форма регистрации

- регистрация в автоматизированной форме

Организация и документирование приёма посетителей.

- обязанности секретаря по приему посетителей

- категории посетителей

- документы, сопровождающие прием посетителей

Учредительные документы юридического лица: значение, структура

- определение юридического лица (ЮЛ)

- основные формы ЮЛ

- документы ЮЛ (Учредительный договор, Устав, Положение и др.), их структура

Научно-справочный аппарат (НСА) государственных, ведомственных архивов и архивов органов местного самоуправления.

- определение понятия «научно-справочный аппарат»;

- определение понятия «система НСА»;

- основные принципы НСА;

-два уровня системы НСА;

-основные и дополнительные архивные справочники

Правила оформления библиографической ссылки по ГОСТ

- ГОСТ Р 7.05 - 2008

- ссылки по составу элементов и по месту расположения

- внутритекстовая библиографическая ссылка

- подстрочная библиографическая ссылка

- затекстовая библиографическая ссылка

- повторные библиографические ссылки

- ссылки на электронные ресурсы

Библиографическое описание документа.

- структура библиографического описания

- область заглавия (основное, альтернативное, параллельное). и сведений об ответственности

- область издания

- область выходных данных

- область физической характеристики

- условно-разделительный знак (УРЗ)

Структура устного публичного выступления.

- 3 части публичного выступления

- вступление (требования)

- основная часть (типичные ошибки)

- заключение (требования)

Основные характеристики официально-делового стиля.

- понятие официально-делового стиля

- сфера функционирования

- основная форма реализации данного стиля

- подстили официально-делового стиля

- лексические, морфологические и синтаксические особенности

- функционально-смысловые типы речи

Коммуникативные качества устной речи.

- понятие коммуникативных качеств речи

- правильность (нормативность), точность, логичность, чистота, богатство (разнообразие), выразительность и уместность

Основные функциональные возможности систем электронного документооборота.

- сущность документооборота в электронной форме

- достоинства СЭД

- функциональные возможности СЭД

Документирование процедуры отбора персонала на вакантную должность.

- сущность отбора персонала

- этапы отбора персонала (предварительный отбор претендентов, проведение первичного собеседования, оценка претендентов, проверка предоставленной документации, сбор и проверка рекомендаций, принятие окончательного решения о найме)

Документирование приема на работу.

- личные документы кандидата на должность;

- алгоритм действий работника кадровой службы по приёму на работу с описанием сопровождающих документов

Локальные нормативные документы, регламентирующие кадровую деятельность на предприятии.

- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

- Положение по защите персональных данных

- документ по вопросам оплаты труда, если этот вопрос не освещен в коллективном договоре или ПВТР

- штатное расписание

- законодательные акты, на основании которых разрабатываются указанные документы

Секретарь-референт: информационное обеспечение деятельности руководителя.

- референтские функции (по информационному обеспечению деятельности руководителя)

- оформление докладов,

- составление рефератов

Факторы, влияющие на сохранность архивных документов. Режимы хранения архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления

-внешние и внутренние факторы, влияющие на сохранность архивных документов;

- характеристика факторов в зависимости от природы повреждающего агента: механические, физико-химические и биологические;

- четыре основных режима хранения архивных документов в государственных, ведомственных архивах и архивах органов местного самоуправления