20.09.2017 Тема: Знак та знакові системи у документуванні.

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, який слугує для обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами. Наприклад, між автором і реально існуючим світом або автором (комунікантом) і читачем (реципієнтом) використовується сукупність візуально (а також на слух, шляхом дотику) сприйманих шрифтових, графічних або інших знаків, відтворених на аркушевому (картковому або іншому) матеріалі рукописним, поліграфічним, електронним або іншим способом.

Знакова система має певні властивості:

1) знаки пов'язані в ній між собою певними правилами граматики;

2) нові знаки вводяться в систему не довільно, а на основі правил;

3) значення знаку в системі залежить не лише від нього самого, а від його місця в системі;

4) система складається з кінцевого (хоча і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складений словник;

5) здійснимий переклад (заміна) однієї знакової системи на іншу;

6) знаки фіксуються одним або декількома способами. Зокрема, нотний запис (який не тотожний музиці) має свої особливості. У кожній системі нотного запису існують свої правила. Нотні знаки можуть вводитися тільки на основі існуючих правил (як в нотному записі — ноти на додаткових місцях). Значення ноти визначається залежно від місця в системі (у скрипковому ключі на першій лінійці означає «мі» першої октави, у басовому — «сіль» великої октави). Число нотних знаків обмежене, можливе складання «словника» (цим займається нотна грамота). Нотний запис може бути здійснений від руки, машинописним, поліграфічним або іншим способом.

Знаковість має не лише інформаційна, але і матеріальна складова документу, його речова основа і конструктивна форма. Узятий в перспективі семіотики, документ — це не просто «упаковка» для тієї або іншої ідеї, а значущий предмет. Поки книга лежить на складі, вона безмовна, але варто узяти її в руки або подивитися на неї на бібліотечній полиці, як вона починає посилати сигнали, знаки, інформацію, повідомляє, хто її створив, який її зовнішній вигляд. Інформативність (знаковість) документа багато в чому визначається його дизайном, структурою і наявністю науково-довідкового апарату, ілюстрованим супроводом або ілюстративною інтерпретацією тексту.

Загальний стиль видання, його дизайн: формат, папір, композиція елементів, виразні засоби набору, вміло підібрана шрифтова гарнітура — прямо або побічно розширюють його інформативність, діючи на підсвідомість, формують певний образ часу, в який вписується текст твору, в певному ключі режисують його сприйняття. Інформаційна роль усіх цих нібито зовнішніх елементів, що формують видання, особливо збільшується, коли доводиться мати справу з виданнями минулих віків і навіть десятиліть.

Кодування інформації – це вироблена система правил фіксування інформації.

Основні атрибути – код, мова, знак.

Код – це набір знаків, впорядкованих згідно з правилами тої чи іншої мови для передання інформації.

Мова – це складна система символів, кожний з яких має визначне значення. Мовні символи в процесі мови комбінуються один з іншим та утворюють різноманітні повідомлення. Найдавнішою мовою вважають мову міміки й жестів. Мови поділяються на природні (національні) та штучні мови-посередники (машинні, інформаційні тощо).

Знак – це позначка, предмет, яким позначається що-небудь (літера, цифра). Знак разом з його значенням називають символом. Вивчення знаків займається семіотика – наука про загальні властивості знаків, їх систем та ситуацій у людському суспільстві. Знак має зовнішню та внутрішню структурні сторони. Зовнішня – матеріальна оболонка, внутрішня сторона – його значення.

Знаки бувають мовні (природні й штучні) й немовні (зображення). У свою чергу природні поділяються на світлові, графічні й звукові. Штучні – на усні, жестові, письмові (матеріальні й графічні).

Немовні знаки поділяються на знаки-пікчери або ікононічні (твори живопису, графіки, художньої вишивки, різання по металу, дереву тощо); емблемні знаки; речові (макети, скульптура, символи – хліб та сіль, обручка тощо).

27.09.2017 Тема: Класифікація документів.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношен­ня інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комер­ційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо­торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені уста­нови, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою осо­бою для вирішення індивідуальних, власних пи­тань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підпри­ємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суво­ро регламентованій послідовності (паспорт, свідоц­тво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними прин­ципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної си­туації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питан­ня, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо­нограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою термі­ну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користу­вання;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найме­нуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.

Документи в управлінській діяльності

Найчисленнішою групою документів є система уп­равлінських (адміністративних, загальних) документів, пов’язана з виконанням основних управлінських фун­кцій (планування, координація діяльності тощо).

До її складу входять:

1. Організаційні документи (положення, статут, інспекція, правила).

2. Розпорядчі документи (постанова, ухвала, розпоряд­ження, наказ, витяг із наказу, вказівка).

3. Довідково-інформаційні документи (акт, відзив, ви­сновок, довідка, доповідь; службова, доповідна та пояс­нювальна записки; запрошення (повідомлення), пропозиція, звіт, огляд, план роботи, оголошення, протокол та витяг із протоколу, службові листи (офіційна кореспон­денція), телеграма, факс, телефонограма).

4. Документи з кадрово-контрактових питань (автобіографія, заява, посвідчення, характеристика, список, контракт, трудова угода).

5. Особисті офіційні документи (доручення, розписка, заповіт, посвідчення).