СОДЕРЖАНИЕ

Занятие 1. ВВОД ИНФОРМАЦИИ В БАЗУ ДАННЫХ………………………………….	4
Занятие 2. ВИДЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДАННЫХ………………………………………..	8
Занятие 3. РАБОТА С ФОРМАМИ………………………………………………….……..	13
Занятие 4. ПОИСК ИНФОРМАЦИИ………………………………………………………	17
Занятие 5. ПЕЧАТЬ ОТЧЕТОВ И ПОЧТОВЫХ НАКЛЕЕК…………………………...	21
КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 1-5…………………………………	25
Занятие 6. РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ………………………………………………….…..	28
Занятие 7. УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ……………………..	33
КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 6-7…………………………………	39
Занятие 8. ОТБОР НУЖНЫХ ЗАПИСЕЙ…………………………………………………	42
Занятие 9. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ, УДОБНЫХ ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ…………..	49
КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 8-9…………………………..…….	54
Занятие 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ ДЛЯ ОТОБРАЖЕНИЯ ДАННЫХ В ФОРМЕ…………………………………………...………	57
Занятие 11. РАБОТА С РИСУНКАМИ И ДРУГИМИ ОБЪЕКТАМИ………………...	65
Занятие 12. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ В ФОРМЕ ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ ДАННЫХ …...	69
КОНТРОЛЬНЫЕ УПРАЖНЕНИЯ К ЗАНЯТИЯМ 10-13………………………………	73
Занятие 13. СОЗДАНИЕ ПОДРОБНОГО ОТЧЕТА……………………………………...	76

Занятие 1

ВВОД ИНФОРМАЦИИ В БАЗУ ДАННЫХ

Цель занятия: научиться открывать базу данных, открывать форму, вводить данные в форму, переходить от одной записи к другой, открывать таблицу, выходить из программы.

Исходная учебная ситуация

Быстро растущая компания «Сластена Лили» начала применять Microsoft Access для хранения данных по продажам своей продукции.

Вам предстоит ввести соответствующие сведения в базу данных, используя вновь созданную форму, называемую Подписка. Сначала Вам предстоит от­крыть базу данных, затем открыть форму Подписка и ввести сведения о но­вом клиенте. Внесенные Вами записи будут храниться в таблице Заказчики.

Как запустить Microsoft Access

• Щелкните на кнопке Пуск панели задач.

• Укажите в открывшемся списке на пункт Программы и в дополнительном списке щелкните на строке Microsoft Access. Про­грамма будет запущена. Теперь Вы можете создать новую базу данных или открыть уже имеющуюся.

Как открыть базу данных

• Удостоверьтесь, что в первом диалоге программы включена оп­ция Открыть базу данных . Если Вы в первый раз запускаете программу, в окне еще нет списка ранее запускав­шихся документов. В этом случае просто щелкните на кнопке ОК. Откроется диалог Открытие файла базы данных.

• Откройте список поля Папка и там выберите устройство и папку, где хранится учебная база данных Сластена Лили.

• Дважды щелкните на значке Сластена Лили. На экране появится окно базы данных. Оно представляет собой набор объектов. Так, в объекте Таблицы перечислены таблицы, в которых хранит­ся информация по торговым операциям фирмы «Сластена Лили», в объекте Формы приведен список форм, созданных для оформления записей и т.д. Из этого диалогового окна Вы можете получить доступ к любому объекту базы данных.

Как открыть форму

После того как Вы вошли в базу данных, Вы можете открыть форму данных о подписчиках для того, чтобы ввести информацию.

• В окне базы данных щелкните на объекте Форма. Появит­ся список форм базы данных Сластена Лили.

• Дважды щелкните на значке Подписка. Появится бланк одноимен­ной формы.

Форма содержит пустые графы - поля, в которые Вы будете вводить инфор­мацию, например, фамилию или адрес.

Курсор в виде мигающей вертикальной черточки указывает место, куда бу­дет вводиться информация. Вы можете переместить курсор в другое поле, щелкнув там мышью или несколько раз нажав клавишу Tab . Как правило, формы построены так, что при нажатии клавиши Tab курсор ввода пере­мещается слева направо и сверху вниз. Поле Дата получения, в котором фик­сируется текущий день, заполняется программой автоматически.

Как вводить данные

• Напечатайте слово Том. В поле Имя появится соответствующий текст.

• Нажмите клавишу Tab. Курсор переместится в следующее поле Фамилия. Вы можете также щелкнуть на имени поля или в самом поле мышью. Клавишей Tab удобнее пользоваться, когда Вы на­бираете текст с клавиатуры. Для возврата к предыдущему полю пользуйтесь комбинацией Shift +Tab

• Напечатайте слово Джонсон

• Напечатайте информацию о местожительстве подписчика, на­жимая после заполнения поля клавишу Tab.

В поле Адрес: 28, Дороти

В поле Город: Ферборн

В поле Штат/Провинция: Огайо

В поле Почтовый индекс: 45324

В поле Страна: США

Как выделять опции

После ввода информации в последнее поле, которое Вы завершаете нажати­ем клавиши Tab, вокруг надписи 6 месяцев в группе Срок подписки вместо курсора появляется пунктирная рамка. Эта группа представляет собой набор опций. Поскольку здесь представляется выбор из уже готовых вари­антов, нет необходимости вводить с клавиатуры дополнительную информа­цию - достаточно выбрать одну из предлагаемых опций. Предположим, что Том Джонсон хотел бы подписаться на 2 года.

• Щелкните в кружке рядом с надписью 2 года. Внутри круж­ка появляется жирная точка, указывающая, что выбрана именно эта опция.

Подписку на журнал можно возобновить, и если Том Джонсон решит это сделать, можно воспользоваться полем Возобновление, где следует поставить флажок. Свидетельством активизации опции будет галочка внутри поля. Чтобы снять флажок, нужно еще раз щелкнуть на флажке, и галочка исчез­нет. С клавиатуры постановку и снятие флажка осуществляют клавишей пробела.

Как перейти от одной записи к другой

В зависимости от особенностей формы Вы можете одновременно видеть одну или несколько записей. Если Вы видите следующую запись, то достаточно щелкнуть на ней, чтобы попасть туда. Вы можете перейти к следующей за­писи, если нажмете клавишу Tab, заполнив последнее поле текущей запи­си (в которой Вы находитесь).

• Щелкните в следующей форме или, поместив курсор в поле Возобновление, нажмите клавишу Tab . Microsoft Access автоматически сохранит преды­дущую запись.

Проглядывая запись с данными Тома Джонсона, Вы заметили, что забыли в адресе указать слово «улица». Вам нужно вернуться в прежнюю запись и исправить ошибку.

• Щелкните в поле Адрес записи Тома Джонсона перед названием улицы.

• Наберите с клавиатуры ул.

• Щелкните в поле Имя следующей записи.

Заполняя форму, Вы, наверное, обратили внимание на значок ка­рандаша справа от формы. Этот значок указывает, что Вы поменя­ли в форме данные, но эти данные еще не сохранены программой.

Если данные не менялись, то вместо карандаша Вы будете видеть черный треугольник. Следующая запись посвящена новому клиен­ту Бэкки Сайер-Раундстоун.