226

Державний комітет архівів України

ПАЛЕХА ЮРІЙ ІВАНОВИЧ

Культура діловодства

в сучасних установах

України

Конспект лекцій

Київ-2005

ЗМІСТ

Перелік умовних скорочень

Вступ

Розділ 1. Сутність культури діловодства

1.1. Поняття «культура діловодства». Складові культури діловодства

1.2. Особливості дослідження культури діловодства

Висновки

Розділ 2. Історичні передумови формування культури сучасного діловодства (1917-1919рр.)

2.1. Культура діловодства в державному апараті українських урядів 1917—1919 рр.

2.2.Основні тенденції розвитку культури діловодства в УСРР-УРСР

Висновки

Розділ 3. Культура технологічних процесів діловодства в установах сучасної України

3.1. Культура організації процесів документування

3.2. Культура організації процесів документообігу та зберігання документів

3.3. Інформаційно-технологічна культура діловодства

Висновки

Розділ 4. Культура керування організацією діловодства в установі

1. Служба діловодства як об'єкт керування в установі

2. Напрями вдосконалення культури управління діловодством

3. Впровадження цілісної системи керування діловодством

4. Вимоги до підготовки документознавців - організаторів діловодства

Висновки

Загальні висновки

Список використаних джерел та літератури

ВСТУП

Історичні зміни в політичний, економічній і соціальній сферах життя України, інформатизація суспільства, становлення демократичної державності вимагають подальшого реформування і вдосконалення системи документаційного забезпечення управління з верхнього його рівня до нижнього.

Сотні років бездержавності, протягом яких жорстоко нищилась українська культура, десятиліття панування тоталітарної системи, коли вся державна машина була запрограмована на нівеляцію багатьох націй, деформували сфери життя одного з найчисленніших народів Європи. Тривале фізичне і духовне насильство над усім, що стосувалось українців як нації, призвело до відчуження їх від власної культури. Забувалася мова, традиції, руйнувались усталені норми життя. Українську мову офіційно забороняли (указ Петра І, Валуєвський циркуляр, Ємський указ та ряд інших), оголошували придуманою німцями, вважали діалектом російської чи польської, дивились як на "холопську", призначену лише для "домашнього вжитку". Що ж до українського діловодства, то воно не використовувалося у сфері науки і техніки, на фабриках і заводах, в армії і спорті, тобто його не допускали в царини, важливі для повноцінного функціонування національного організму.

Розділ 1 Сутність культури діловодства

1.1. Поняття «культура діловодства». Складові культури діловодства

Термін «культура» широко використовується в українській дійсності. Можна без перебільшення констатувати, що цей термін активно вживається в усіх формах і на всіх рівнях індивідуальної та суспільної свідомості, у різних сферах людської життєдіяльності.

Семантична багатозначність терміна “культура” дає змогу використовувати його в якості характеристики різноманітного спектра об’єктивних станів, процесів і результатів діяльності, властивих людському буттю. Так говорять про культуру суспільства й особистості, про світову і локальну культуру, матеріальну і духовну, культуру почуттів і культуру землеробства, про політичну та фізичну культуру, а останнім часом все більше про інформаційну та корпоративну культуру і культуру діловодства.

Культура – це спосіб організації й розвитку людини, представлений у продуктах матеріальної та духовної діяльності, в системі соціальних норм та закладів, в духовних цінностях, у ставленні людей до природи, один до одного та до самих себе [57, с. 124]. У понятті “культура” фіксується як загальна відмінність людської життєдіяльності від біологічних форм життя, так і якісна відмінність історично-визначених форм цієї життєдіяльності на різних етапах суспільного розвитку в межах конкретних епох, суспільно-політичних формацій, етнічних та національних особливостей. Культура характеризується також особливостями та досвідом виробничої діяльності людей в конкретних сферах суспільного життя, це процес створення людських цінностей [50, с. 8].

Так, накопичений у процесі розвитку суспільства досвід роботи з документами збагатив людство відповідною культурою діловодства. При цьому вираз "культура діловодства" може вживатись у даному контексті як визначення програмування єдиних норм і правил документаційного забезпечення суспільної діяльності, що відрізняє культуру діловодства одного рівня розвитку суспільства від іншого. Власне, культура діловодства - це те саме, що й діловодство у контексті розвитку загальнолюдської культури, якщо вважати культуру системою наявних цінностей конкретного суспільства, організації, особистості. Управління не здійснюється у вакуумі, воно реалізується серед людей з уже сформованими ідеалами, нормами, правилами. Саме документаційне забезпечення управління, стан діловодства в суспільстві, як показник ефективності і якості управлінської діяльності, є своєрідною цінністю, що відображує відповідний рівень культури.

Зважаючи на довгий шлях розвитку, стан культури діловодства можна звести до стану управління соціальними системами та здатності членів суспільства використовувати досягнення в організації процесів створення та роботи зі службовими документами відповідно до вимог чинного законодавства і певних умов розвитку. Якщо на підприємстві, в установі чи організації низький рівень культури діловодства, відсутня його нормативна база, то в результаті, погіршується і саме управління. Воно залежить від якості, достовірності і оперативності роботи з документами, чіткої організації пошуку, збереження і використання документації, досконалої постановки роботи служби діловодства та управління нею, тобто від складових документаційного забезпечення. До речі, в російському термінологічному стандарті термін “документаційне забезпечення управління” є синонімом діловодства [61, с. 1].

У разі ототожнення поняття «культура діловодства» з поняттям «культура документаційного забезпечення управління» слід визначити, що саме має бути забезпечене. На початку розкриємо зміст терміна «забезпечення». Забезпечення означає дію, а також зберігання, виконання чогось і править за гарантію досконалого здійснення того чи іншого процесу. Таким чином, коли йдеться про забезпечення управління, вказуючи на його конкретний якісний аспект, то треба мати на увазі весь комплекс засобів, умов і дій щодо своєчасного і бездоганного забезпечення реалізації управлінських про­цесів. Якщо декларується забезпечення організованості системи управління, упорядкованості взаємодії, цілісності функціонування її складових компонентів, то під забезпеченням слід розуміти досконалу організаційно-правову базу й технологію діловодства, побудову й структуру служби діловодства, діяльність фахівців та управління нею. Маючи на увазі культурологічний аспект забе­зпеченості системи управління певною документною інформацією, можна розширити це поняття до визначення сучасних надбань у створенні службових документів, а також головних напрямів культурологічного, а отже, досконалого регулювання його документаційного забезпечення, тобто створення вищого рівня культури діловодства.

Разом з тим документи – це не тільки оперативне управління, це й колективна пам’ять, що відображає в документах всі сторони функціонування суспіьства й особистості. Культура стосовно пам’яті, як зазначає професор М.В. Ларін, це важливий показник рівня цивілізованої держави [92, с.7].

Сьогодні стна організації діловодства, якість створюємих в організації документів викликає занепокоєння архівістів всього світу. Тому й не випадково світовий конгрес архівістів у Відні, що відбувся в минулому році, цим питанням приділив значну увагу. Очевидно, що культура створення й обігу документів дозволяють сформувати якісний архівний фонд, й достовірну пам’ять про минуле.

Попробуємо дати визначення поняття «культура діловодства»:

— це поєднання наявних знань і умінь щодо документаційного забезпечення управління, застосування специфічних прийомів і способів обробки документів, зокрема електронних, а також здібностей і навичок працівників служби діловодства щодо ефективного використання набутого досвіду в організації діяльності конкретної соціальної системи з верхньої ланки до нижньої;

— це відображення організації раціональної роботи з документами, на основі найефективніших засобів, технологій, форм і методів їх створення, контролю обігу та переданні до архіву. Щоб дієво керувати організацією, необхідно забезпечити її якісною документацію, впроваджувати інноваційні інформаційно-аналітичні методи і новітні технології роботи зі службовими документами;

— це комплекс найбільш стабільних і довготривалих характеристик щодо документування та побудови роботи з документами, а також досконалого інформаційного, організаційного, правового та технологічного її забезпечення у процесі виконання управлінських дій;

— це система знань про шляхи упорядкування документування і управління всіма системами документації з метою скорочення документообігу, підвищення якості документів, своєчасного забезпечення керівництва актуальною інформацією, необхідною для виваженого прийняття рішень за умов вдосконалення сучасного виробництва, його комп'ютеризації та застосування засобів новітньої інформаційної техніки.

Дослідження культури діловодства може включати такі напрями:

• визначення ролі і місця діловодства в системі взаємодії сукупних соціально-виробничих відносин, що склалися в системно-діяльністному процесі створення, обробки, передавання і збереження документної інформації, побудові його методологічних засад;

• аналіз розвитку діловодства у нерозривному зв’язку з розвитком інформаційного менеджменту, вдосконаленням технологічних засобів реалізації документно-інформаційних процесів, впровадженням найбільш раціональних методів роботи з документами в органах управління;

• вивчення підходів і методів суспільно-економічної оцінки документних ресурсів, забезпеченя їх збереженості, впливу економічних чинників на процеси впровадження інноваційних систем документообігу в умовах одночасного функціонування документів на паперових і електронних носіях традиційного й сучасного діловодства;

• формування теоретичних засад побудови досконалого документаційного забезпечення менеджменту, встановлення єдиних уніфікованих правіл і методів велення діловодства в установах незалежно від їх відомчого підпорядкування;

• аналіз практичної діяльності служб діловодства і мотивації працівників у створенні якісного документаційного забезпечення управління здійснення моніторингу і контролю за дотриманням правил і норм міжвідомчого документообігу;

• визначення ролі і місця керівника в процесі реалізації завдань документаційного забезпечення управління, його відповідальності за досконалість цього процесу, набір, розстановку, підготовку й перепідготовку документознавців й інформаційних аналітиків.

Складові культури діловодства. Визначаючи культуру діловодства як одну з субсистем суспільного життя, слід водночас мати на увазі, що вона є свого роду ідеальною проекцією досягнень людства в творенні і русі документів. Поняття «культура діловодства» сьогодні найбільше відповідає поняттю якості створення і підтримки відповідних організаційно-функціональних характеристик системи забезпечення соціального управління. Це дає можливість визначитись щодо досконалого виконання поставлених завдань, які стосуються: способів і засобів створення й обробки документів; методів організації діловодних операцій в управлінні; шляхів правового урегулювання відносин, пов'язаних з діловодством; прийомів стандартизації й уніфікації документації; автоматизації документообігу у конкретній організаційній структурі; створення й функціонування органу діловодства, керування ним; вирішення інших практичних завдань щодо підвищення рівня документаційного забезпечення управління.

Таким чином, культура діловодства як науковий інтегральний напрям включає комплекс взаємозв'язаних заходів, методів і засобів (науково-методичного, техніко-економічного, соціального та організаційно-правового характеру) стосовно роботи з документами. Вони забезпечують реалізацію процесів створення і подальшого функціонування сучасних документно-інформаційних технологій, а також побудову діяльності служб діловодства з метою здійснення ефективного менеджменту. Зазначене слугує об'єктивною причиною для виокремлення основних складових культури діловодства, підсистемами якої можуть бути: культура документування; культура організації руху документів (документообігу); інформаційно-технологічна культура; культура служби діловодства; культура управління діловодством. При цьому, звичайно, йдеться не про суто механічне поєднання процесів діловодства і управління ними, а про створення єдиних принципів і норм щодо комплексного забезпечення досконалості їх виконання.

Кожна з перелічених складових культури діловодства є невіддільною від інших, актуальною і потребує окремого розгляду та докладного роз’яснення. Ці складові є об’єктами дослідження культури загального діловодства, але ними воно не обмежується, оскільки досліджує подібні процеси, пов’язані зі створенням та обігом в установі спеціальних видів документації (фінансово-облікової, господарської, зовнішньоекономічної, кадрової та ін.) вже поза межами роботи з організаційно-розпорядчою документацією.