ТЕМА: "Організація роботи з документами. Приймання документів. Попередній розгляд документів. Реєстрація документів. Правила реєстрації і індексації документів. Організація контролю за виконанням документів. Терміни виконання документів. Ведення довідкової роботи по контрольованих документах. Критерії виконання документів. Технологічний процес контрольно-довідковідкової роботи. Новітні технології виконання документів"

 

МЕТА: формувати знання та вміння працювати з вхідними, вихідними та внутрішніми документами; здійснювати порядок прийому, передачі та доставки обліку документів; познайомити з правилами реєстрації та індексування документів, веденням довідкової роботи, критеріями виконання документів, новітніми технологіями документів

 

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ: комп'ютер, програма Outlook Express

 

НАВЧАЛЬНИЙ ЕЛЕМЕНТ: організація роботи з документами

Структура уроку

1. Організаційний момент

Перевірка присутності та готовності учнів до уроку

2. Актуалізація опорних знань

 

1. Що таке наказ?

2. Які бувають накази?

3. З яких частин складається текст наказу?

4. З якого моменту наказ стає дійсним?

5. Які реквізити містить наказ?

6. Що таке витяг?

7. Що таке ухвала?

8. Що таке розпорядження?

9. Якими словами розпочинається розпорядча частина тексту розпорядження?

10. Що таке постанова?

11. Хто видає постанову?

12. Дати визначення поняттю статут?

13. З яких частин складається текст статуту?

14. Дати визначення поняттю положення?

15. Які бувають види положення?

16. Дати визначення поняттю договір?

17. Між ким укладаються договора?

18. Назвти реквізити договору?

План вивчення нового матеріалу

1. Організація роботи з документами

2. Приймання документів

3. Попередній розгляд документів

4. Реєстрація документів

5. Правила реєстрації і індексації документів

6. Організація контролю за виконанням документів

7. Терміни виконання документів

8. Ведення довідкової роботи по контрольованих документах

9. Критерії виконання документів

10. Технологічний процес контрольно-довідковідкової роботи

11. Новітні технології виконання документів

 

Організація роботи з документами

 

Організація роботи за документами в установі є частиною процесів керування, вона визначає оперативність організації, від повної механізації процесів обробки документів залежить ефективність усього процесу керування. Використання інформації, що міститься в документах, супроводжується виконанням значного обсягу операцій, значна частина яких стосується документаційного забезпечення управління: попередній реєстр вхідних, розгляд, облік, контроль за використанням та ін. Будь-яка з цих операцій вимагає певного уміння та знання роботи з документами.

В організаціях, підприємствах та установах склалися три основні форми роботи з документами: централізована, децентралізована та змішана.

Централізована форма застосовується в установах з великим документообігом. Вона передбачає виконання всіх операцій з документами в одному структурному підрозділі, наприклад, канцелярії (у загальному відділі). В сучасних умовах механічного забезпечення створюються документацій ні центри, які обслуговують декілька установ. Централізована система й характерна для організацій з дуже малим документообігом, де всі роботи з документами виконують секретарі. Централізована форма організації документаційного обслуговування найбільш прогресивна й перспективна, але вона вимагає комплексної механізації.

При дедеценралізованій формі роботи з документами всі операції виконуються у структурних підрозділах установи, як правило, роз’єднаних територіально.

Змішана форма (частково централізована) роботи з документами зараз використовується у великих об’єднаннях, у установах зі складною структурою і великим обсягом документообігу. За такої форми частину операцій в роботі з документами – прийомі, відправка, контроль, виконання бере на себе канцелярія, а решту операцій (реєстрація, формування справ, тимчасове зберігання та ін.) виконують у структурних підрозділах.

Щоб правильно обрати систему організації роботи з документами, необхідно врахувати обсяг документообігу, характер роботи, територіальне розміщення, структуру установи та її підрозділів, технічне забезпечення і кваліфікацію управлінського персоналу.

Щоб праця працівника справочинства установи була найефективнішою, необхідно доцільно розташувати кадри, раціонально розподілити працю між керівниками, спеціалістами і виконавцями. З цією метою в установах розробляють посадові інструкції, в яких чітко визначені конкретні обов’язки кожного з виконавців.

Працівники канцелярії установ у своїй роботі користуються кваліфікованим довідником посад. При складенні посадових інструкції не тільки визначаються обов’язки, права, відповідальність працівників на кожному робочому місці, а й конкретно вказується рівень підготовки працівника, види обсягу робіт, які він повинен виконувати, фактори, що визначають складність робіт. Посадові інструкції затверджуються керівником установи.