4

Методические указания к лабораторной работе

"Управление данными в EXCEL"

 

1.ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Целью данной работы является получение навыков при работе с таблицами как с базами данныхв EXCELе.

2. Задачи работы

Научиться :

2.1 Создавать базы данных,

2.2 Создавать формы данных и работать в них с записями,

2.3 Сортировать записи в базах данных,

2.4 Выбирать записи по различным критериям.

 

3. СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ

3.1 Создать новый лист рабочей книги “База данных” и поместить на нем

данные, указанные преподавателем, в виде базы данных. В первой строке

таблица должнасодержатьимена полей. Со второй строки должны

размещаться записи.

3.2 Вызвать форму данных для вашей таблицы и отредактировать записи в ней по заданию п. 7.

3.3 Выбрать записи по следующим условиям :

- по единственному критерию в текстовом поле

- больше одного из значений в числовом поле

- по первой букве текстового поля

- по двум критериям в числовых полях.

3.4 Отсортировать базу данных в порядке убывания третьего столбца.

Одинаковые значения третьего столбцасортировать по возрастанию второго.

3.5 Включить автофильтр и отфильтровать записи по следующим параметрам :

- равенство в текстовом поле

- неравенство в числовом поле

- И интервал

- ИЛИ интервал.

3.6 Оформить отчет.

 

4. СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА

 

4.1. Название работы и ее задачи.

4.2. Основные этапы работы и результаты их выполнения

в виде файла на дискете.

4.3. Ответы на контрольные вопросы по пункту 8.

 

5. РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

5.1 Конспект лекций по курсу "Информатика".

5.2 EXCEL 5.0 за 5 минут. / Мартин Альтхаус,Михаэль Ортлепп

-М.:Фирма БИНОМ,1994 ,С.76-87.

5.3 Грег ХарвейEXCEL 5.0 для "чайников"

-Киев : Диалектика,1995,С. 182-197

 

 

6. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ

6.1 Общее понятие о базах данных

Базаданных - это любая совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например, базой данных является расписание полета самолетов. Большинство баз данных для хранения своей информации использует таблицы. Каждая таблица состоит из строкистолбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями.

Основным назначением базы данных является быстрый поиск содержащейся в ней информации и выборка информации по заданному критерию.

Microsoft Excel располагает обширным набором команд, которые позволяют легко обращаться с базами данных. Чтобы воспользоваться возможностями Microsoft Excel для обработки данных, нужносоздать базу данныхна рабочем

листе.Следует выделить ячейку в базе данных и выбирать одну из команд обработки данных в меню ДАННЫЕ.Microsoft Excel автоматически определяет и обрабатывает всю базу. Данные, расположенные в столбцах и строках рабочего листа обрабатываются как набор полей, образующих записи.

6.2 Команда Форма

С помощью команды ДАННЫЕ \ ФОРМАможно вывести форму данных, которая представляет собой окно диалога, используемое для просмотра, изменения, добавления и удаления записейбазы данных, или для поиска конкретных записей на основе определяемых критериев поиска.

В этом окне диалога названия столбцов таблицы становятся именами полей в форме данных. Excel автоматически присваивает "горячие клавиши" каждому имени поля. Для того, чтобы переместиться в некоторое поле, следует нажать ALT вместе с буквой, подчеркнутой в имени поля. Поля cоответствуют каждому столбцу в списке. Все поля, доступные для редактирования, появляются в окне редактирования.

Полоса прокрутки позволяет прокручивать записи в списке и показывает примерную позицию выводимой записи базы данных. При помощи бегунка на полосе прокрутки и при помощи стрелок на ее концах можно перемещаться внутри базы.Индикатор номера записи сообщает номер выведенной записи и общее количество записей в базе. Номер записи заменяется на окно Создать, если Вы уже находитесь за концом базы.

В диалоговом окне формы данных можно пользоваться следующими кнопками :

 

Кнопка	Назначение
Создать	Позволяет ввести новую запись в базу данных. Вводимые данные будут добавлены как новая запись в конец базы
Удалить	Удаляет выведенную запись; остальные записи базы сдвигаются. Удаленные записи не могут быть восстановлены.
Восстановить	Восстанавливает отредактированные поля в выведенной записи, удаляя произведенные изменения. Если нужно восстановить запись, то это необходимо сделать перед нажатием клавиши ENTER или перед переходом к другой записи.
Предыдущая	Выводит предыдущую запись в базе
Следующая	Выводит следующую запись в базе
Критерии	Выводит окно диалога, в котором можно ввести критерии или условия дляотыскания нужного подмножества записей
Закрыть	Закрывает форму данных
Очистить	Удаляет существующий критерий из окна диалога. Доступна только тогда, когда нажата кнопка Критерии.
Форма	Возвращает к типу формы данных по умолчанию. Доступна только тогда, когда нажата кнопка Критерии

 

Если нажата кнопка Критерии, то кнопки Предыдущая и Следующая передвигаются только по отобранным записям.