6. Справочники объектов аналитического учета (файл «Теория 2»)

Аналитический учет в программных средствах АИС-БУ реали­зуется на основе справочников объектов аналитического учета, а порядок его ведения определяется используемыми моделями ана­литического учета.

По целевому назначению и выполняемым учетным функциям можно выделить следующие виды справочников:

• объектов натурального учета (спра­вочники ТМЦ, незавершенного производства, ОС и нематериальных активов, ценных бу­маг);

• субъектов учета (юридические и физические лица) (справочники сторон­них организаций (юрид лица), сторонних физ лиц, а также справочники, содержащие сведения о персонале предприятия, в том числе о МОЛ и подот­четных лицах);

• структурных единиц (подразделения);

• оснований взаиморасчетов (сведения о договорах, их этапах и партиях поставок);

• прочие (справочники статей затрат, единиц измерения, валют и пр.).

В зависимости от процедур обработки все справоч­ники условно могут быть подразделены:

• на справочники, по каждой позиции которых ведется учет ос­татков в стоимостном, а по некоторым и в количественном вы­ражении (справочники объектов натурального учета, субъек­тов учета, структурных единиц, оснований взаиморасчетов);

• справочники, которые позволяют быстро производить по­иск и группировку данных (единиц измерения, видов доку­ментов, видов операций);

• справочники, позиции которых содержат информационно-текстовые сведения (описания хоз операций, ад­рес юрид лица).

В бухгалтерских комплексах и корпоративных информационных системах, где четко разделены работы по участкам учета, различают общие и локальные справочники.

Общие справочники доступны для всех участков учета. Они могут использоваться и пополняться всеми учетными работ­никами бухгалтерии, имеющими права доступа к таким справоч­никам. Например, справочник структурных подраз­делений предприятия, справочник сотрудников предприятия.

Локальные справочники используются на отдельных уча­стках учета. Эти справочники обычно не доступны рядовым бухгал­терам других участков учета.

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются. Классифика­ция преследует цель упорядочить некоторое множество объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Упорядоченный перечень всех позиций множества одноимен­ных объектов образует номенклатуру. Каждой конкретной пози­ции номенклатуры присваивается условное обозначение — код. Код образуется по определенным правилам. Совокупность пра­вил, по которым строится кодовое обозначение, носит название система кодирования. Различают порядковую, серийную, позици­онную, комбинированную системы кодирования. Систематизиро­ванный свод наименований однородных объектов и их кодовых обозначений образует классификатор.

Используемые в АИС-БУ классификаторы бывают трех типов: общегосударственные; отраслевые; локальные.

Каждая запись справочника — это конкретный объект или элемент справочника. Элемент спра­вочника включает несколько взаимосвязанных реквизитов: обяза­тельных и дополнительных. Обязательными реквизитами записи являются «код» и «наименование» объекта. Дополнитель­ные реквизиты характеризуют данный объект аналитического уче­та.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид списка и могут быть структурированными.

Список — это простой перечень объектов аналитического учета.

Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы со­гласно иерархической классификации в соответствии с выделен­ными признаками. Например, материалы разбиваются на груп­пы, виды, артикулы.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь жест­кие и гибкие структуры данных.

Параметры аналитических счетов — это набор дополнитель­ных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета.