15. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях (файл «Теория 2»)

Основа эффективного функционирования АИС-БУ — высо­кая степень автоматизации ввода данных и формирования запи­сей о хоз операциях. Даже в рамках одной системы ав­томатизации бух учета реализуются различные спосо­бы ввода данных и формирования записей о хоз опера­циях. Распространены 3 основные способа ввода данных и формирования записей о хоз операциях.

Ручной ввод бух операций/проводок. В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо провод­ки, либо бух операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой опе­рации. Он сам формирует проводки операции и определяет кор­респондирующие счета каждой проводки, при необходимости рас­считывает суммы проводок.

Способ ручного ввода операции/проводки достаточно гибок: он позволяет указывать любые значения реквизитов, формиро­вать любые проводки. Способ прост в освоении и не требует предварительной настройки системы.

Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода, в систе­мах предусматриваются некоторые элементы автоматизации. Ши­роко используется механизм подсказок при заполнении отдель­ных реквизитов. Для ввода однотипных операций/проводок при­меняется режим копирования. Это позволяет ввести новую операцию/проводку по образцу аналогичной ранее введенной операции, но с корректировкой значений отдельных реквизитов, которые у вводимой операции/проводки отличаются. При вводе операций с большим количеством проводок применяются режи­мы автоматического ввода новых проводок без или с копировани­ем ранее введенной проводки.

Особая ответственность ложится на бухгалтера при определе­нии корреспондирующих счетов проводки. Для избежания оши­бок при вводе счета/субсчета бухгалтеру предоставляется возможность выбора нужного счета/субсчета из справочника счетов/суб­счетов, или из специальных справочников корреспондирующих счетов.

Ручной ввод операций/проводок может сопровождаться кон­тролем корреспонденции счетов. Контроль может выпол­няться в двух режимах: в момент ввода записей о хозяйственных опе­рациях и в групповом режиме после их ввода. Контроль корреспон­денции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок. Эти справочники подготавливаются бухгалте­рами, ответственными за методологию учета на предприятии, или конкретного участка учета. После этого работа по вводу информа­ции может быть доверена рядовым бухгалтерам.

Контроль правильности формирования корреспонденции сче­тов в некоторых системах выполняется не только в момент ввода информации о хоз операции, но и независимо от не­го. Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей, что позволяет локализовать боль­шинство ошибочных и сомнительных проводок. Эта функция по­лезна при аудиторских проверках. Групповой режим контроля реализован в программах «1С:Бух­галтерия 7.7», «Галактика» и др.

Ввод данных и автоматизированная генерация бух операций и проводок на основе типовых операций. Наряду с возмож­ностью ручного ввода информации о хоз операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, час­то повторяющихся операций, а также операций, которые порожда­ют несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.

Такие стандартные, многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто. Подобные операции в системах автоматизации бух учета называют типовыми операциями. Для них разрабаты­ваются шаблоны, которые представляют собой сценарии фор­мирования проводок, позволяющие отразить хоз опе­рацию в учете. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизи­рованный ввод бух операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции, и автоматически по заданному алгоритму рассчитываются их суммы.

Данный способ позволяет избежать ошибок в определении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции.

Шаблон типовой операции включает одну или несколько про­водок, отражающих хоз операцию в бух учете. Для каждой проводки, входящей в этот шаблон, определя­ются дебетуемый и кредитуемый счета, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения. В типовой операции ука­зывается также краткое содержание операции и каждой провод­ки, может указываться имя файла документа, связанного с этой операцией. Последний реквизит позволяет сформировать и напе­чатать документ.

Суммы проводок могут рассчитываться по формуле или запра­шиваться при вводе. Алгоритмы расчетов могут быть простыми, на­пример, выражающими пропорциональное отношение суммы про­водки к общей сумме хоз операции. Они могут быть и достаточно сложными, описанными с помощью встроенного в про­грамму специализированного процедурного языка, позволяющего обращаться к остаткам и оборотам счетов, делать ссылки на резуль­таты других проводок данной типовой операции, содержать усло­вия расчетов, использовать диапазон дат и т.д.

Каждая типовая операция регистрируется в справочнике (спи­ске) типовых операций под своим уникальным именем. Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы: по разделам учета, по основному счету, задействованному в операциях или другим критериям.

Типовые операции в справочнике могут быть сгруппированы по различ­ным критериям. В комплекте поставки программы типовые операции объе­динены в группы по принадлежности к различным задачам. Каждая группа содержит определенный набор типовых операций.

В работе с типовыми операциями различают два этапа: созда­ние шаблонов типовых операций и использование их для ввода данных о хоз операциях.

Создание шаблона типовой операции выполняется один раз на момент внедрения автоматизированной системы учета, а затем — по мере необходимости. На этом этапе типовой опера­ции присваивается имя и код, разрабатывается ее шаблон. Она зано­сится в справочник типовых операций. Новую типовую операцию можно создать и путем копирования ранее созданной, близкой к ней по содержанию, корректируя отдельные поля-реквизиты.

На этапе эксплуатации системы созданная типовая операция многократно используется для ввода операций и прово­док по заданному шаблону в журнал хозяйственных операций и в массив информации о хоз операциях. При этом, если требуется рассчитать суммы проводок от некоторой общей суммы по данной хоз операции, то эта сумма вводится вруч­ную. Сумма каждой из проводок рассчитывается автоматически с помощью алгоритма расчета, заданного для конкретной провод­ки. Как правило, программы предоставляют возможность скорректировать рассчитанные суммы, хотя эта возможность поддер­живается не всегда.

При использовании типовых операций бухгалтер избавляется от необходимости ввода одинаковых реквизитов по каждой про­водке хоз операции. Такие реквизиты как дата вводят­ся один раз по данной хоз операции, а содержание проводки лишь корректируется. В процессе ввода запрашиваются объекты аналитического учета, если на синтетическом счете пре­дусмотрено ведение аналитики. Возможность корректировки рек­визитов операции и ее проводок обеспечивает гибкость использо­вания типовых операций. Часто системы позволяют ввести но­вую хозяйственную операцию путем копирования близкой по со­держанию ранее введенной типовой операции, изменив значения некоторых из ее реквизитов.

Таким образом, типовые операции — это один из важнейших инструментов адаптации к особенно­стям работы предприятия, изменениям в учетной политике и за­конодательстве.

Ввод данных и автоматическая генерация бух опера­ций на основе электронных форм документов. В системах автома­тизации учета, которые реализуют технологию работы «от докумен­та», пользователь заполняет предложенную ему форму документа, а бух операции и их проводки формируются автомати­чески. Пользователь не может редактировать реквизиты, как сфор­мированной операции, так и ее проводок, что и отличает этот спо­соб от ранее рассмотренного автоматизированного способа.

Алгоритм формирования операции и проводок описывается при настройке системы, а исходные данные для его реализации берутся из заполненного документа. Язык, используемый для опи­сания этого алгоритма, как правило, достаточно сложен и не рас­считан на конечного пользователя.

Напомним, что в зависимости от модели документооборота и функции, которую несет первичный документ, зависит и сохране­ние связи документа со сформированными по нему проводками, соблюдение временного лага между формированием документа и проводками, а также возможность формирования групповых про­водок по документам одного вида.

Данный способ формирования операций и бух про­водок используется, как при проведении документов, оформляю­щих реальную хоз операцию, так и при проведении специализированных документов, оформляющих регламентные операции бух учета.