33

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Тернопільський національний економічний університет

Факультет економіки та управління

Кафедра документознавства, інформаційної діяльності та українознавства

«Електронні» документи: історія та сучасний стан

Курсова робота

студ. групи ДІД-21

М`ялковської М.М.

Перевірив:

д. іст. н., професор

Дацків І.Б.

Тернопіль – 2011

Зміст

Вступ……………………………………………………………………3

Розділ I Основні положення…………………………………………5

1. Поняття «електронного» документа……………………………..5

2. Законодавство про «електронні» документи……………………8

Розділ II Доба «електронного» документа……………………….10

2.1. Розвиток та історія…………………………………………………10

2.2. Сучасний стан «електронного» документа……………………….13

Розділ III Характеристика «електронних» документів…………..17

3.1. «Електронний» підпис……………………………………………..17

3.2. Оригінал та копія «електронного» документа……………………20

Висновоки……………………………………………………………….24

Список використаних джерел……………………………………….26

Додатки…………………………………………………………………27

Додаток 1…………………………………………………………………….27

Додаток 2…………………………………………………………………….30

Додаток 3…………………………………………………………………….31

Додаток 4…………………………………………………………………….32

Вступ

Ось вже більше 500 років паперові документи зберігають знання людства. Один з таких документів Ви зараз тримаєте в руках, якщо лише не читаєте цю книгу з компакт-диска або по мережі (як майбутнє оперативне видання). І хоча з папером ми навряд чи коли-небудь розлучимося, значущість її як засоби пошуку, зберігання і поширення інформації слабшає вже в наші дні.

Слово "документ", мабуть, відразу ж викликає у Вас уявлення про текст, надрукований на листах паперу, але це визначення дуже вузьке. Документом може бути будь-яка сума інформації. В ширшому тлумаченні "документ" - це і телешоу, і пісня, і інтерактивна відеогра. Оскільки всі дані можна відобразити в цифровому вигляді, інформаційна магістраль дозволить легко знаходити, зберігати і пересилати будь-які документи. Друкарські документи пересилати набагато важче, та і можливості їх вельми ограніченни, коли йдеться не лише про текст, але і про схеми, малюнки і іншу графіку. У майбутні документи, представлені в цифровій формі, ми зможемо включати, окрім окремих картинок, ще і звукозаписи, мультиплікацію, програмні інструкції, що забезпечують інтерактивність, або комбінацію цих і інших елементів.

Розробленість теми: Курсова робота підготовлена на основі вивчення виявленої літератури, в якій відображено досліджувану тему. Найвизначнішими авторами, які розглядали проблеми функціонування електронних документів можна назвати Шеннона К, Колмогорова А.Н, Кузнецова Н.А., Романець Ю. В., Тимофеева П. А., Шаньгина В.Ф. Завдяки вкладу цих вчених поняття електронний документ ввійшло в наше життя. Шевцова-Водка розглядала питання компьютеризації документів, їх зберігання в бібліотечних фондах, Антопольский А. Б., Вигурский К. В розглядали проблеми створення бібліотек електронних документів. Матвієнко О.В., Бородкіна І.Л. будо розглянуто поняття електронного документу в мережі Интеренет, їх класифікація і використання.

Дослідження щодо основних переваг електронних документів проводив автор Г.Перехрест. Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці. Мета курсової роботи полягає у вивченні особливостей електронних документів. Завдання курсової роботи обумовлені її метою: -  виявити та опрацювати фахову літературу з теми курсової роботи; -  розкрити сутність основних понять; -  визначити роль і місце електронних документів. Об’єктом дослідження для даної курсової роботи є сам «електронний» документ. Предметом є дослідження особливостей системи електронного документа в даний час. Методи дослідження: обумовлені об’єктом і предметом курсової роботи. При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення. Теоретична та практична цінність курсової роботи полягає в тому, що в дослідженні комплексно проаналізований та узагальнений матеріал про сутність електронних документів, електронного цифрового підпису. Практична цінність полягає у систематизації та узагальненні опрацьованого матеріалу, набуті автором курсової роботи практичних навичок і вмінь з інформаційного пошуку, аналітико-синтетичного опрацювання літератури та узагальнення інформації. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми.

Розділ I Основні положення

1. Поняття «електронного» документа.

Електро́нний докуме́нт — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний документ або сукупність електронних документів, створюваних фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інформацію про зміст дій та взаємодії. Електронний документ характеризується змістом, контекстом та структурою.

Зміст електронного документа - це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст електронного документа - інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та іншими документами.

Структура електронного документа: внутрішня структура - це структура змістовної частини документа; зовнішня структура - це структура середовища, в якому існує електронний документ (носій інформації, формат файла тощо). Електронний документ визначається своїми метаданими. Метадані - це дані, що пов'язані та стосуються електронного документа, містять інформацію про його соціальну визначеність та розуміння змісту, контексту, структури. Метадані електронного документа мають елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності електронного документа та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників. Метадані є обов'язковим елементом процесу зберігання електронного документа. Як об'єкт архівного зберігання, електронний документ характеризується такими ознаками:

• електронний документ є програмно-технічнозалежним продуктом;

• електронний документ має широкий спектр інформаційного відображення: текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні;

• зміст електронного документа може бути фрагментованим (бази даних), тобто, фізично документ може зберігається у декількох різних файлах;

• електронний документ може мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних, які мають короткий діапазон життєвого циклу;

• електронний документ зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, зміна програмно-технічних засобів).

Збереження автентичності/цілісності архівного електронного документа - одне з вузлових питань зберігання архівного електронного документа. Автентичність архівного електронного документа визначається як доказ того, що:

• електронний документ відповідає зазначеному;

• електронний документ, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, що створили його;

• зазначений час відповідає часу створення або надсилання електронного документа

Цілісність електронного документа визначається як доказ того, що документ повний за складом та не підлягав неавторизованим змінам.

Загроза втрати автентичності/цілісності електронного документа зумовлена здатністю редагування програмними засобами, а також необхідністю у конвертуванні та міграції документів - переміщення електронного документа в інше середовище, наприклад, в наступне покоління програмно-технічних засобів.

Для забезпечення автентичності/цілісності електронного документа згідно із Законом України "Про електронний цифровий підпис" використовується електронний цифровий підпис (ЕЦП), який є обов'язковим реквізитом електронного документа, створюється і перевіряється за допомогою системи закритого та відкритого ключів з відповідними повноваженнями з їх створення та розповсюдження.

Накладанням електронного цифрового підпису завершується утворення електронного документа [1].