Информационные системы для руководителей

Гай Фитцджеральд

1. История развития и терминология

2. Варианты использования информационных систем

3. Программное обеспечение и архитектура

4. Особенности и характеристики

5. Родственные вопросы

6. Перспективы будущего

7. Заключение

Обзор

По сути, информационные системы для руководителей — это попытка использовать возможности и преимущества информационных технологий и систем (ИТ/С) для поддержки деятельности руководителей высокого ранга и удовлетворения их потребностей. Уместность использования ИТ/С на операционном уровне сегодня не вызывает сомнении, разве что у работников самых мелких организаций, но необходимость использовать ИТ/С для поддержки высших уровней руководства и их особой деятельности до сих пор оспаривается. Однако информационные системы для руководителей разрабатываются и живут, поскольку технологии постоянно развиваются, деловое окружение становится нее более конкурентным, а организации генерируют все больше компьютеризированной информации.

Те организации и их руководители, кто наилучшим образом использует достижения технологий, безусловно, имеют значительное конкурентное преимущество, а использование информационных систем для руководителей является основным аспектом эффективного использования технологий. Информационные системы для руководителей созданы для того, чтобы руководителям высокого ранга своевременно предоставлялась информация, необходимая для осуществления их деятельности. Для этого системы должны быть простыми в использовании и обеспечивать получение различных видов информации, например сводок, информации о тех или иных тенденциях, отклонениях от нормы, а также обладать функцией моделирования «что если». Предоставляемые данные могут быть количественными и качественными, внутренними и внешними. Структура и вид информационных систем для руководителей являются важными факторами успеха, а пользователям (в данном случае руководителям) необходимо самим участвовать в проектировании систем, чтобы убедиться в том, что они полностью соответствуют их требованиям.

1. История развития и терминология

Понятие информационных систем для руководителей появилось сравнительно недавно: этот термин впервые был введен Рокартом и Трейси (Rockart & Treacy, 1982). Информационной системой для руководителя была названа «компьютеризированная система, которая предоставляет руководителям возможность легкого доступа к внутренней и внешней информации, важной для достижения успеха» (Watson et. al., 1991). Некоторые толкователи также подчеркивали, что информационные системы для руководителей должны способствовать стратегической деятельности, и что они не должны быть абсолютно компьютеризированными. Таким образом, информационная система для руководителя по своей сути является автоматизированной системой поддержки деятельности высших управленческих уровней организации. Поддержка деятельности менеджеров не такого высокого уровня, где решаемые задач и более структурированы, обычно требует более конкретных данных и возможностей моделирования, и такие системы называются системами поддержки принятия решений. Общим термином для систем обеспечения деятельности любого уровня управления является «управленческая информационная система». Эта разновидность систем, называемых управленческими информационными системами, обычно отличается от систем, которые осуществляют поддержку деятельности организации (как правило, это системы обработки транзакций, например системы для резервирования авиабилетов или системы складского учета). Источником большей части данных, необходимых для различных видов управленческих информационных систем, могут быть системы обработки транзакций, а в некоторых случаях элементы управленческих информационных систем строятся непосредственно на основе систем обработки транзакций. Терминология запутанная, что усугубляется тем фактом, что в США термин «управленческие информационные системы» включает в себя системы осуществления операций, а термин «информационные системы для руководителей» зачастую заменяется термином «системы поддержки руководителей».

2. Варианты использования информационных систем

Хотя об информационных системах для руководителей зачастую говорят как о чем-то однородном и целостном, на самом деле стандартной системы не существует. Каждая из них разрабатывается для конкретных нужд конкретных руководителей какой-либо конкретной организации. Они значительно различаются по способу использования, назначению и функциям. В некоторых системах во главу угла поставлена количественная финансовая информация, в то время как в других рассматривается широкий спектр, как точной информации, так и информации, не поддающейся исчислению. Некоторые созданы с целью предоставления информации только по ключевым показателям деятельности предприятия, в то время как другие не имеют таких ограничений и руководитель может просматривать информацию, необходимую ему в данный момент. Исследование информационных систем для руководителей, проведенное в Великобритании, показало, что наиболее часто встречаются финансовые прикладные программы, программы анализа продаж и маркетинговой информации, нефинансовых показателей деятельности, программы поиска информации о деятельности конкурентов, прогнозирования, стратегического планирования и экономического моделирования (Fitzgerald, 1992).

Одним из ранних примеров использования информационной системы для руководителей была система, использовавшаяся в крупной транснациональной нефтяной компании. Изначально инициатором разработки системы и ее пользователем был финансовый директор компании, который стремился к более быстрому и совершенному доступу к финансовой информации. До этого предоставлявшиеся финансовые отчеты были традиционными, т. е. составлялись вручную, содержали большое количество цифр, и подготовка отчета отнимала массу времени; один месячный отчет состоял из тридцати страниц, и его готовили шесть человек на протяжении восемнадцати дней. Отчеты и соответствующие данные были заложены в информационную систему для руководителей и, как следствие, отчет за предыдущий месяц стало возможным получить не к концу следующего месяца, а в начале его. Кроме того, следствием использования информационной системы для руководителей стали: возможность получения дополнительной информации в виде графиков, сводок, особое внимание к отклонениям от нормы, более высокая степень детализации информации и легкое сравнение результатов различным временных периодов. Вскоре к этому добавился более сложный финансовый анализ. Информационная система для руководителей была сочтена очень удачной и предоставляющей массу преимуществ. Она регулярно использовалась даже членами совета директоров, а для многих руководителей это был первый опыт самостоятельного использования компьютеров. Информационную систему быстро освоили другие директора и менеджеры высшего звена, и было разработано прикладное программное обеспечение для всей организации.