ДУД. 15.09.10

2. Функции документов.

Функции документов – это целевое назначение присущее данному документу для того что бы было удобно их классифицировать и анализировать документы.

Функции:

- правовая функция - функция фиксации , закрепления и изменения правовых норм и отношений. Выполняя эту функцию документы устанавливают ,закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действия. Это прежде всего акты органов государственной власти и государственного управления: это указы, законы, постановления, акты управления создаваемые учреждениями и влекущие за собой юридические последствия(приказы, распоряжения, инструкции, договорные документы), документы имеющие юридическое значение (паспорта, свидетельства), финансовые документы.

-функция учета – регистрация и группировка в цифровом выражении информации связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля(статистические, финансовые документы).

- социальная функция – состоит в запечатлении , сохранении и передачи социальной информации.

- информационная функция – в нее входит запечатление, сохранение, передача информации.

- культурная функция – закрепление и передача культурной традиции.

3. Унификация и стандартизация документов.

Унификация документов – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов , типизации их форм, повышения качества, снижение трудоемкости их обработки, достижение информационной совместимости различных систем документаций по одноименным и смежным функциям управления более эффективного использования вычислительной техники.

УД включает следующие Унифицированные системы документаций:

1. Унифицированная система организационно распорядительной документации (УСОРД).

2. УС финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и документации.

3. УС отчетно - статистической документации.

4. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

5. УС документаций по труду.

6. УС документаций пенсионного фонда РФ.

7. УС внешней торговой документации.

Унификация документов позволяет решить следующие задачи:

1. Упорядочить состав документов организации ,в которых фиксируется осуществление однотипных функций.

2. Сократить затраты на создание документов.

3. Использовать унифицированные шаблоны текстов для компьютерных систем делопроизводства.

4. Ускорить процессы принятия управленческих решений.

Текст унифицированных документов может быть оформлен в виде связного текста, трафарета, анкет, таблиц, соединение форм.

Связный текст суть которого неизменно повторяется в ряде документов. Он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.

Трафарет - содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации зависящей от конкретной ситуации.

Анкета - это форма унифицированного текста который дается в изложении словестной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков.

Таблица – это форма представления унифицированного текста содержащего информацию являющаяся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Стандартизация документов. Стандарт – это типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что - нибудь по своим признакам, свойствам , качествам.

Стандартизация – это деятельность по установлению норм , правил, характеристик. Т.о стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности, области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления в соответствии с «законом о стандартизации». Государственные стандарты принимает гос. стандарт.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в государственном стандарте – ГОСТ.

Классификаторы – это нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов. Все классификаторы , а так же нормативные и методические документы составляют единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации( ЕСКК ТЭИ).

Классификацию и кодированию подвергаются объекты в таких областях как : экономика, статистика, банковское, таможенное дело и др. Наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощают их регистрацию и контроль, обеспечивают учет и систематизацию.

В настоящее время действует более 30 общероссийских классификаторов.

По области действия они делятся на :

- общероссийские

- отраслевые

- классификаторы предприятия.