Лекция . Контроль за исполнением документов и принятых решений.

1. Цель и содержание контроля исполнения документов.

2. Уровни контроля за документацией.

3. Виды контроля.

4. Сроки исполнения документов.

5. Постановка документов на контроль.

6. Проверка хода исполнения и снятие документов с контроля.

7. Анализ исполнительной дисциплины.

1. Цель и содержание исполнения документов.

Одной из важнейших функций управления является контроль за исполнением документов и принятых решений. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Контроль исполнения задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит:

1. в своевременном и качественном исполнении документов;

2. в получении аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Работа по контролю исполнения должна организовываться, исходя из следующих основных требований:

1. оперативность и своевременность исполнения документов;

2. полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

3. систематичность контроля;

4. необходимость обобщения и анализа итогов контрольной работы.

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляют руководители учреждений, руководители структурных частей или уполномоченные ими лица. А непосредственный контроль за технической стороной исполнения (сроки подготовки, сроки исполнения задания и правильность оформления необходимых документов) осуществляет служба ДОУ, а в небольшой фирме – секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнения, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов:

1. постановку документов на контроль;

2. проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

3. предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

1. отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

2. обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;

3. выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.