Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Лекция 3. (торг)doc.doc
Скачиваний:
68
Добавлен:
19.12.2018
Размер:
109.57 Кб
Скачать

Лекция 3. Состав и оформление организационно-распорядительной документации.

Цель изучения темы – дать студентам необходимый объем знаний, умений и навыков в области составления и использования различных видов организационно-распорядительных документов (ОРД), изучить их значение и роль в документационном обеспечении управления.

В результате изучения темы студент должен:

- знать характеристики и назначение основных видов организационно-распорядительных документов; основные виды документов по трудовым отношениям, требования к их составлению, оформлению и использованию;

- уметь составлять и оформлять реквизиты ОРД в соответствии с требованиями ГОСТ РФ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительных документов. Требования к оформлению документов», ориентироваться и понимать взаимосвязь документов по личному составу; оформлять данную документацию в соответствии с нормативными требованиями.

Вопросы лекции:

  1. Понятие об организационно-распорядительной документации (ОРД), основные группы ОРД.

  2. Организационно-правовые документы.

  3. Распорядительные документы.

  4. Информационно-справочные документы.

  5. Документы по личному составу.

      1. Понятие об организационно-распорядительной документации (орд), основные группы орд

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Организационно – распорядительные документы – это вид письменного документа, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):

  1. организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

  2. распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

  3. информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.);

- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки, справки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает:

  • документы по личному составу (кадрам) (трудовые контракты, личные дела, приказы по личному составу, личные карточки Ф. №Т–2, трудовые книжки, лицевые счета по зарплате и др.);

  • коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры), и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т.д.));

  • документы по обращениям граждан (заявления, предложения, жалобы и документы по их рассмотрению).

В зависимости от объективных (профиль предприятия) или субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

      1. Организационно-правовые документы

Организационные документы представляют собою комплекс взаимосвязанных документов, определяющих структуру, функции и задачи предприятия, организации, его работы, права, обязанности и ответственность руководства и сотрудников предприятия.

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Составляются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов.

К организационным документам относятся: устав организации или положение об организации; положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, договоры, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающихся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила и др.

Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (общим собранием акционеров или советом директоров и др.), а также распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов – рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров, участников и др.) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения i положения о структурных подразделениях — распорядительными документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) реквизитов:

- наименование организации – автора документа;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер документа;

- заголовок к тексту;

- подпись;

- гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

а) устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Предприятия действуют на основании устава либо учредительного договора и устава. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Уставы после их утверждения вышестоящей организацией подлежат обязательной регистрации в органах Министерства финансов России; после регистрации вновь созданная организация может начать свою деятельность.

Устав содержит набор обязательных реквизитов: название ведомства и организации; гриф утверждения; название вида документа (УСТАВ); место издания и дату; индекс; заголовок; отметки о согласовании; визы; текст; подписи учредителей.

Текст устава разбивается структурно на следующие разделы:

- общие положения (определяются задачи и цели создаваемой организации);

- организационное единство (структурные подразделения в их взаимосвязи);

- регламентация деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная база (уставный капитал; определение размеров основных и оборотных средств; источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

- отчетность и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и меры ответственности организации.

б) На основании устава предприятия разрабатывается его структура и штатная численность, что указывается в соответствующем документе. В нем отражаются все структурные подразделения предприятия, вводимые должности и количество штатных единиц для каждой из должностей. Изменения в структуру и штатную численность вносятся только приказом руководителя предприятия.

в) Должность и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.

Документы: «Структура и штатная численность», «Штатное расписание» подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер (распорядитель финансов), утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью.

г) договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Если в договорные отношения вступают предприятие (юридическое лицо) и гражданин (физическое лицо), то договор называют трудовым соглашением.

Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверятся печатями организаций.

Договор имеет следующие реквизиты: название вида документа (ДОГОВОР); дату; индекс; место составления или издания; заголовок к тексту; текст; юридические адреса сторон; подписи и печати сторон.

д) положение - правовой акт, определяющий порядок образования, задачи и обязанности, права и ответственность, организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают двух видов:

- типовые (разрабатываемые государственными или отраслевыми органами для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий, например: Типовое положение об отделе кадров);

- индивидуальные (разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии).

Положение должно иметь следующие реквизиты: наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ); дату; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подписи составителей; печать (при необходимости).

Положение о персонале предприятия, организации (ранее именуемое Правилами внутреннего трудового распорядка) отражает организацию работы предприятия, взаимную обязанность работника и администрации, внутриобъектовый режим, командировочные сотрудников, предоставление отпусков.

е) инструкция - организационно-распорядительный документ длительного действия, в котором определяются правила, регулирующие организационные, финансовые и иные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и должностных лиц.

Инструкции, как правило, составляются на основе типовых инструкций. Инструкция должна иметь: наименование организации; наименование вида документа (ИНСТРУКЦИЯ); дату; регистрационный номер (индекс) документа; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (постановлением) ил непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения.

Должностная инструкция регламентирует положение сотрудников предприятия и устанавливает функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения.

Должностные инструкции подлежат обязательной замене и утверждению:

- при изменении названия предприятия или структурного подразделения;

- при изменении названия должности;

- при изменении фамилии работника, если должностная инструкция была именной и содержала в заголовке к тексту ФИО работника.