Лекция . Система хранения документов. Передача дел в архив

1. Оперативное хранение дел.

2. Понятие экспертизы ценности документов.

3. Определение сроков хранения документов.

4. Документы, передаваемые на архивное хранение.

5. Формы описи и акта.

6. Передача дел в архив.

1. Оперативное хранение документов

Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования — это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Специфика этой работы определяется характером документов, их ценностью, которая влияет на определение срока хранения документов и соответственно формы хранения. Различаются три формы хранения документов: оперативное, длительное и постоянное.

Оперативным (текущим, временным, кратковременным) хранением (до 10 лет) называют хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3-ех лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются, они продолжают храниться в структурных подразделениях.

Срок хранения любого документа всегда начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, для документов делопроизводства 2009 г. срок хранения начинается с 1 января 2010 г. Систему исчисления сроков хранения документов можно представить в виде табл. 2.1

Таблица 12.1 Система исчисления сроков хранения документов

Начало заведения дела	Срок хранения	Начало срока	С какого времени можно уничтожить
1999 г.	5 лет	2000 г.	1 января 2005 г.
2001 г.	3 года	2002 г.	1 января 2005 г.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится для обеспечения сохранности дел; установления пропавших дел (документов); поиска пропавших дел (документов), не найденных во время поиска.

Дела текущего хранения хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны храниться в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре, сама же номенклатура дел прикрепляется к внутренней дверце шкафа. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы могут храниться отдельно в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших учреждениях все дела могут храниться централизованно у секретаря.

В течение делопроизводственного года сотрудники дело­производственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства. Документы могут быть выданы лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель, в котором указывается, какой документ, кому, когда и на какой срок выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения (бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера). На выданное дело заполняют лист-заместитель, где указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется лист-заместитель, в котором указываются индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дело, расписка в его получении.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов, находящихся в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая — передаче в ведомственный архив.

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- соответствующее оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи определенной их части на государственное хранение.