39

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Тернопільський національний економічний університет

Факультет економіки та управління

Кафедра документознавства,

інформаційної діяльності

та українознавства

Інформація як об'єкт документування

Курсова робота

студентки групи ДІД-21

Ковтун Тетяни Богданівни

Перевірив:

д. іст. н., професор

Дацків І.Б.

Тернопіль – 2011

Зміст

ВСТУП……………………………………………………………………...……..3

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ «ІНФОРМАЦІЯ» ТА ЙОГО ІСТОРИЧНИЙ РОЗВИТОК……………………………………………………………………..…5

1.1. Поняття, види і ознаки інформації та інформаційної діяльності………………………………………………………………….5

1.2. Становлення інформації в історичному огляді…………………….8

1.3. Форми матеріальних носіїв інформації………………………...…11

РОЗДІЛ 2. ВИДИ ДОКУМЕНТНОЇ ІНФОРМАЦІЇ ТА ЇХ КЛАСИФІКАЦІЯ…………………………………………………..………...….17

2.1. Інформаційна складова документа та поняття документної інформації……………………………………………………………..…17

2.2. Класифікація документів за інформаційною складовою………...21

РОЗДІЛ 3. МЕТОДИ І ЗАСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ……………………..23

3.1. Загальна характеристика основних методів та засобів докуметування…………………………………………………………..23

3.2. Способи та засоби запису інформації………..………………........26

3.3. Кодування інформації ………..……………………………………30

ВИСНОВКИ………………………………………………………………...……34

СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ…………………………………………36

ВСТУП

Сучасна діяльність людства характеризується масовим поширенням, кругообігом, використанням, переробкою та зберіганням інформації, інформаційних потоків, різного роду відомостей, даних, фактів, які свідчать про певні події та явища в житті суспільства і держави.

Інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події і явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі.

Кожен має право на інформацію, що передбачає можливість вільного одержання, використання, поширення, зберігання та захисту інформації, необхідної для реалізації своїх прав, свобод і законних інтересів.

Реалізація права на інформацію не повинна порушувати громадські, політичні, економічні, соціальні, духовні, екологічні та інші права, свободи і законні інтереси інших громадян, права та інтереси юридичних осіб.

Будь-який документ, який може існувати та поширюватись у інформаційно-комунікаційних системах, містить у собі інформацію (закодовану, перероблену, систематизовану), тому варто детальніше розглянути документування як процес переробки інформації, його загальне визначення, основні аспекти, перспективи подальшого функціонування.

Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинництвом).

Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.

Варто зазначити, що документування – досить складний процес, який вимагає достатньої кількості професійних здібностей, вмінь і навичок. Така діяльність може проводитися за наявністю як одного працівника, так і багатьох, які займаються перетворенням та поширенням інформаційних даних, підвищенням їх ефективності, збереженням.

Можна сміливо стверджувати, що інформація виступає об'єктом документування, невід'ємною його складовою.

Дана тема є актуальною, тому що документування – поширений процес, що відбувається безперервно у сучасному суспільстві і по'вязаний насамперед з обробкою інформації. А оскільки інформація – поняття безмежне, то вивчення її у багатьох аспектах є важливим для дисциплін та напрямків документаційного циклу.

Мета дослідження: загальна характеристика процесу документування, визначення основних його складових та встановлення ролі інформації в такій діяльності.

Згідно з метою виникають наступні завдання:

− охарактеризувати інформацію як об'єкт документування;

− простежити історичний розвиток інформації;

− навести приклади форм матеріальних носіїв певного виду відомостей;

− дати визначення поняття документної інформації та класифікувати її згідно відповідних критеріїв;

− проаналізувати методи і засоби документування та фіксування інформації.

Об'єктом даного дослідження виступає інформація в документно-комунікаційних системах.

Предмет дослідження: процес документування як засіб переробки інформації.

Розділ 1. Поняття «інформація» та його історичний розвиток

1.1. Поняття, види і ознаки інформації та інформаційної діяльності

Поняття «інформація» (з лат. informatio – роз'яснення, викладення) має велику кількість значень, з яких найбільш широким є «відображення різноманіття». Інформація – це зміст деякого повідомлення.

Інформація – будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді.

Загальне поняття інформації подано у філософії, де під нею розуміють відображення реального світу .

Як філософську категорію її розглядають як один з атрибутів матерії, що відбиває її структуру. Погляд на інформацію з точки зору її споживачів окреслює таке поняття: інформація – нові відомості, які прийняті, зрозумілі і оцінені її користувачем як корисні [ 11, с. 23 ].

Іншими словами, інформація – це нові знання, які отримує споживач (суб'єкт) у результаті сприйняття і переробки певних відомостей.

Найбільш узагальненим визначенням інформації є її трактування: «як відбиток розмаїття, яке дозволяє розглядати у рамках загальної концепції і інформацію в неживій природі, пов'язану з поняттям впорядкованості, структури, організації, і інформацію в усіх кібернетичних системах (біологічних, механічних, насамкінець, соціальних), перш за все пов'язану з поняттям управління». Інші вчені вважають, що «інформація – це знання, але не все знання, яке має людство, а тільки та його частина, яка використовується для орієнтації, для активної дії, для управління». Справді, те знання, яке не ввійшло в ужиток, не можна вважати інформацією, бо ним не користуються інші члени суспільства, воно до них не дійшло і не може дійти [ 13, с.45 ].

Можна розглядати інформацію як міру упорядкованості будь-якої системи, маючи на увазі як системність світосприйняття людини, так і системність віртуальної реальності технологічного характеру. Інформація є поняттям, протилежним поняттю ентропія, яке позначає в теорії інформації міру невизначеності, невпорядкованості системи.

Інформація – це енергія як одна з форм її виявлення, по-друге, її кодово-стільникова форма простору і, по-третє, це швидкість матеріалізації і дематеріалізації як форма вияву щільності мікро- та макромірних відносин у просторі і часі.

Властивості інформації поділяють на об'єктивні (осмисленість, уречевленість, знаковість, змістовність, цілеспрямованість, цінність, актуальність, новизна, старіння, дискретність, безперервність, комулятивність, здатність до розсіювання, до зростання, до багаторазового використання, неадитивність, некомутативність) та суб'єктивні (якісні – достовірність, об'єктивність, своєчасність, релевантність, пертинентність, актуальність, оригінальність, новизна; кількісні – повнота, точність, достатність, доступність; ціннісні – цінність, вартість, корисність). Перші не залежать від учасників та каналів комунікації. Другі зумовлюються споживачами інформації [ 16, с.13 ].

Основними видами інформації є:

− статистична;

− масова;

− інформація державних органів та органів місцевого та регіональ-ного самоврядування;

− правова;

− інформація про особу;

− інформація довідково-енциклопедичного характеру;

− соціологічна.

Дослідження інформаційної діяльності передбачає розуміння важливої функції задоволення потреб людини в інформації.

Інформаційна діяльність – це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави. З метою задоволення цих потреб органи державної влади та органи місцевого і регіонального самоврядування створюють інформаційні служби, системи, мережі, бази і банки даних. Порядок їх створення, структура, права та обов'язки визначаються Кабінетом Міністрів України або іншими органами державної влади, а також органами місцевого і регіонального самоврядування [ 12, с.134 ].

Основними напрямами інформаційної діяльності є: політичний, економічний, соціальний, духовний, екологічний, науково-технічний, міжнародний тощо.

Держава зобов'язана постійно дбати про своєчасне створення, належне функціонування і розвиток інформаційних систем, мереж, банків і баз даних у всіх напрямах інформаційної діяльності. Держава гарантує свободу інформаційної діяльності в цих напрямах всім громадянам та юридичним особам в межах їх прав і свобод, функцій і повноважень.

Основними видами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Одержання інформації – це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою.

Використання інформації – це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави.

Поширення інформації – це розповсюдження, обнародування, реалізація у встановленому законом порядку документованої або публічно оголошуваної інформації.

Зберігання інформації – це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв.

Окремими видами інформаційної діяльності законодавство визначає: діяльність засобів масової інформації, діяльність інформаційних агентств, науково-інформаційна діяльність, статистична діяльність, рекламна діяльність, бібліотечна справа, архівна справа, надання телекомунікаційних послуг тощо [ 9, с.49-50 ].

На підставі цього можна виділити такі рівні організації інформаційної діяльності:

• міжнародний (наднаціональний, глобальний);

• загальнодержавний/національний;

• регіональний (у межах певної держави);

• підприємство або некомерційна організація, як правило, юри­дична особа (у межах певної держави);

• у межах структурних ланок підприємств і некомерційних організацій;

• індивідуальний [ 7, с.89 ].

У літературі вказують, що одиницею вимірювання інформації є біт. У наш час в електроніці біти об’єднують у байти – елементи з восьми бітів, що зроблено суто з практичних міркувань, хоча кількість бітів у байтах може бути й зовсім іншою. Інші одиниці: кілобайти, мегабайти, гігабайти, терабайти.

Поняття інформації досить багатоаспектне та багатофункціональне. Те ж саме можна сказати і про інформаційну діяльність. Ці терміни взаємодоповнюють один одного, тому що якщо існує інформація, то повинна бути певна форма її переробки, а відповідно обробка інформації – це вже інформаційна діяльність.