Лабораторная работа №2. MS Project. Критический путь и группировка задач

2.1. Оформление графика работ и просмотр критического пути

Вспомните, что понимается под критическими задачами и критическим путем (см. лабораторную работу №1).

Microsoft Project определяет критический путь на основании установленных связей и длительности задач. Просмотрев его, вы можете внести необходимые коррективы в проект: изменить продолжительность отдельных задач, их связи и т. д.

Критический путь на диаграмме может быть наглядно отображен в процессе автоматического форматирования, выполняемого Мастером диаграммы Гантта (GanttChartWizard), который запускается нажатием кнопки на панели инструментов Стандартная.

Рассмотрим, как можно определить критический путь вручную. Это позволит лучше изучить возможности программы. Для этого:

1. Выполнить форматирование таблицы, чтобы наглядно представить критический путь: выделить названия контрольных точек и названия задач, образующих критический путь. Это можно сделать в окне Стили текста (Text Styles), открывающемся через меню Формат / Стили текста. Здесь в списке Элемент для изменения (Item to Change) надо выбрать тип задачи, например, «Задачи-вехи» (для контрольных точек) или «Критические задачи».

2. Отобразить критический путь на диаграмме. Это делается в окне Стили отрезков (Bar Styles), открывающемся через меню Формат / Стили отрезков (Bar Styles) или двойным щелчком по полю диаграммы.

В верхней части окна выводится таблица, в которой содержится информация о том, как будут отображаться на диаграмме различные элементы проекта: полоски-задачи, контрольные точки и др. В нижней части окна находятся две вкладки - Текст (Text) и Панели (Полоски, Bars). С помощью вкладки Текст можно указать, какие текстовые показатели будут выводится на диаграмме, а вкладка Панели позволяет изменять форму (Shape), узор (Pattern), цвет (Color) различных элементов диаграммы. Обратите внимание, что для разных типов изображений можно изменить начало, середину или конец. Например, для контрольных задач (вех) изменяют только начало, а для обычных задач – середину. В верхнюю таблицу можно добавить новые элементы кнопкой Добавить строку, для новых элементов можно из списка выбрать тип задач в столбце Отображать для след. задач.

Задание 1. Откройте свой проект.

1) Оформите график работ следующим образом:

- контрольные точки выделите зеленым цветом, жирным начертанием;

- критические задачи выделите красным цветом, высотой 10.

2) Оформите диаграмму следующим образом:

- изображения и текст контрольных точек обозначьте зеленым цветом;

- введите новую строку в стилях отрезков с названием «Критический путь», определив его для критических задач; для обозначения таких задач примените красный цвет;

- для обычных задач задайте синий цвет.

Сохраните изменения в проекте.

2.2. Группировка задач или создание структуры графика работ

Созданные таблица и диаграмма понятны, но ненаглядны. Для больших проектов простого оформления будет недостаточно. В этом случае применяют объединение задач в группы. Для сложных проектов, состоящих из большого количества задач Microsoft Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой задачи в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче.

Для группировки задач необходимо выполнить следующее:

1) Ввести название этапа в качестве названия новой задачи. Например, для нашего проекта первым этапом может быть Планирование, которое объединит две задачи: Разработку содержания и Разработку эскизов иллюстраций.

2) Выделить название этапа и все задачи, входящие в него.

3) На панели инструментов Форматирование нажать кнопку .

Выделенные в таблице задачи будут сгруппированы. При этом их названия сместятся вправо, а название этапа отобразится полужирным начертанием и черным цветом.

Этот шаг можно сделать по-другому: при выделенных задачах этапа установить указатель мыши на первом символе названия первой задачи. Нажав и удерживая левую кнопку мыши, переместить мышь вправо. При этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа. Названия выделенных задач сместятся вправо - будет образована группа задач этого этапа.

В поле Длительность появится информация об общей продолжительности данного этапа, которую Microsoft Project определяет на основании длительности отдельных задач, включенных в этот этап.

На диаграмме появится новый элемент в виде черной полосы с треугольными зубьями на концах, который обозначает этап проекта.

Слева от названия этапа появится значок (минус), который означает, что в данный момент все задачи этого этапа отображаются на экране. Щелкнув по этому значку, можно скрыть или показать задачи, входящие в этап.

Чтобы показать все скрытые задачи, можно нажать кнопку на панели инструментов Форматирование. Чтобы скрыть задачи всех этапов, нужно выделить всю таблицу, щелкнув мышью в левом верхнем ее углу, на пересечении заголовков столбцов и строк, и нажать кнопку на панели инструментов Форматирование.

Таким образом, сгруппировав задачи, проект можно разделить на несколько этапов, благодаря чему он станет более наглядным и легким в управлении.

Задание 2. Сгруппируйте задачи своего проекта по трём этапам - Планирование, Подготовка материалов и Подготовка к печати:

1) В этап Планирование включите задачи Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций.

2) В этап Подготовка материалов включите задачи Написание текста, Создание иллюстраций и Литературное редактирование.

3) В этап Подготовка к печати включите задачи Верстка, Разработка макета обложки, Корректура, Цветоделение, Сдача в типографию.

Сохраните изменения в проекте.

2