Лабораторная работа №3. MS Project. Ресурсы

3.1. Ввод таблицы ресурсов

Любой проект своей реализации требует ресурсов. Управление проектом будет более эффективным, если каждой задаче назначить необходимые ей ресурсы, использование которых позволит планировать стоимость работ более точно.

Но прежде чем назначить ресурсы отдельным задачам, следует создать таблицу ресурсов, в которой будет содержаться вся необходимая информация об их количествах и стоимости. Это значительно облегчит следующую задачу назначения ресурсов.

Режим таблицы ресурсов можно вызвать через меню Вид / Таблица ресурсов (Resource Sheet) или через панель представлений (слева на экране).

В открывшейся таблице ресурсов вводятся названия ресурсов и их параметры:

Имя ресурса – название конкретного ресурса (например, рабочий).

Тип – трудовой или материальный (выбирается из списка).

В поле Инициалы отображается сокращенное название ресурса.

В поле Группа можно указать, к какой группе относится ресурс по специальности (например, сварщик), по производственному статусу (например, временные рабочие) или по общему названию ресурса (например, люди).

В поле Макс. Ед. указывается максимальное количество единиц данного ресурса в процентах (например, если на сварочных работах занят 1 сварщик, то максимальное количество единиц данного ресурса составит 100%, а если 3 сварщика – 300%).

В следующих двух полях Стд. Частота (тарифная ставка) и Ср. Частота (сверхурочная ставка) следует указать соответственно повременную и сверхурочную повременную тарифные ставки. Ввод сверхурочной тарифной ставки позволит предусмотреть возможность использования сверхурочных работ при возникновении необходимости.

В поле Цена/Расход указывается общая сумма за материал, оборудование или выполненную работу.

В поле Прибывает к указывается метод распределения стоимости. По умолчанию Microsoft Project распределяет стоимость ресурсов каждого вида работ пропорционально (Prorated) проценту их выполнения. Для людских ресурсов это означает повременную или сдельную форму оплаты труда. Однако можно выбрать и другие методы распределения стоимости: Start (Начало) и End (Конец), при которых выполненная работа оплачивается соответственно перед началом или после окончания ее выполнения. Например, если для выполнения работ необходимо приобрести компьютер, то, очевидно, его стоимость должна быть распределена в начало (Start) этих работ.

В поле Календарь выбирается календарь, на котором основан проект.

Задание 1. Заполните таблицу ресурсов (см. табл. 2 в лабораторной работе №1) без учета оборудования, предполагая, что необходимое для данного проекта оборудование имеется:

1) Так как заполнены будут только людские ресурсы, все они относятся к группе Люди.

2) Для всех ресурсов укажите созданный вами календарь проекта (Календарь 1).

3) Работу по написанию текста должен выполнять один писатель. Работа писателя оплачивается после ее выполнения, общая сумма, которая причитается ему за выполненную работу - 3000 р.

4) Для остальных людских ресурсов работа оплачивается повременно по стандартным тарифным ставкам (см. табл. 2 в лабораторной работе №1). Но необходимо предусмотреть для них сверхурочные работы по удвоенной ставке.

Сохраните изменения в проекте.

3.2. Назначение ресурсов

Когда таблица ресурсов составлена, назначение ресурсов отдельным видам работ не представляет особой сложности:

• Перейти в режим диаграммы Гантта.

• Установить курсор на задаче, для которой будет устанавливаться ресурс.

• Вызвать окно Назначение ресурсов через меню Инструменты / Назначить ресурсы или кнопкой на панели инструментов Стандартная.

• В этом окне нужно выбрать ресурс и назначить его выделенной задаче (кнопкой Назначить). В поле Единицы в таблице появится количество единиц ресурса - 100%, назначенных данной задаче, а слева от названия ресурса появится отметка в виде галочки, которая указывает на то, что данный ресурс назначен задаче. На диаграмме Гантта справа от горизонтальной полоски-задачи появятся названия ресурсов, назначенных этой задаче. Если назначаемый ресурс будет использоваться частично (неполный рабочий день), то в поле Единицы следует указать число, меньшее 100%. Если же какой-либо вид работ будет выполняться несколькими работниками, например, тремя сварщиками, то количество единиц одноименных ресурсов для него будет больше 100%, например, 300%.

• Выбрать следующую задачу для назначения ресурсов можно, не закрывая окна Назначение ресурсов – щелкнув по названию задачи в таблице диаграммы Гантта.

Задание 2. Назначьте ресурсы задачам вашего проекта, учитывая следующее:

• Разработка содержания будет выполняться менеджером и писателем;

• Разработка эскизов иллюстраций - менеджером и художником;

• Написание текста выполняет писатель;

• Создание иллюстраций - художник;

• Литературное редактирование - редактор;

• Верстку - верстальщик;

• Разработку макета обложки - художник;

• Корректуру - корректор;

• Цветоделение - верстальщик;

• Сдачу в типографию - менеджер.

Сохраните изменения в проекте.

3.3. Принудительное планирование (планирование, определяемое затратами)

Microsoft Project определяет дату окончания проекта, используя даты окончания каждой задачи, которые зависят от их длительности. Длительность каждой задачи определяется по формуле:

Длительность = Объем работы / Количество единиц ресурсов.

Когда для некоторой задачи добавляют или удаляют людские ресурсы, Microsoft Project увеличивает или сокращает длительность этой задачи в соответствии с увеличением или уменьшением количества единиц ресурсов. Общий же объем задач при этом не изменяется. Такое планирование называется принудительным или определяемым затратами (Effort-driven) и используется Microsoft Project по умолчанию при назначении ресурсов.

Чтобы проверить, установлено ли для некоторой задачи принудительное планирование нужно:

• выделить в таблице задачу;

• вызвать окно Сведения о задаче (кнопкой на панели инструментов Стандартная или двойным щелчком по задаче);

• на вкладке Дополнительно посмотреть, отмечен ли параметр Опред. затратами.

При этом в поле Тип задачи на этой же вкладке указан тип задачи Фикс. объем ресурсов, установленный по умолчанию. В этом случае при назначении задаче дополнительных единиц ресурсов длительность данного вида работ пропорционально сократится.

При указании типа задачи Фикс. длительность при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (работником).

При третьем типе задачи – Фикс. трудозатраты с увеличением количества единиц ресурсов продолжительность работы будет сокращена.

В некоторых случаях бывает необходимо использовать другой метод планирования, при котором добавление или удаление ресурсов будет изменять общий объем данной задачи. Например, при добавлении людских ресурсов какой-либо задаче ее объем будет увеличиваться. В таких случаях принудительное планирование следует отключить, сбросив флажок Опред. затратами в окне Сведения о задаче.

Необходимо обратить внимание на то, что при выключенном принудительном планировании объем задач будет изменяться только при удалении или добавлении новых ресурсов, но не при изменении количества единиц уже назначенных ресурсов.

Для всех задач принудительное планирование можно выключить через окно Условия (меню Инструменты / Опции) на вкладке Расписание сняв флажок параметра Новые задачи являются опред. затратами.

Задание 3. Проверьте, как изменяется длительность работ при назначении дополнительных ресурсов в зависимости от типа задач, - на примере задачи Написание текста при указании трёх различных типов задач (Фикс. объем ресурсов, Фикс. длительность, Фикс. трудозатраты).

1) При фиксированном объеме ресурсов (в этом случае при назначении задаче дополнительных единиц ресурсов длительность этой задачи пропорционально сократится):

• убедитесь, что для этой задачи принудительное планирование включено и указан тип задачи Фикс. объем ресурсов, установленный по умолчанию (в окне Сведения о задаче);

• перейдите на вкладку Ресурсы этого же окна (Сведения о задаче). В таблице Ресурсы в поле Название ресурса таблицы указано название ресурса - Писатель, а в поле Единицы - количество единиц этого ресурса -100%. Увеличьте количество единиц ресурса до 200%;

• зафиксируйте данные и закройте окно Сведения о задаче. Изменилась ли продолжительность задачи Написание текста, если изменилась, то чему стала равна?

2) При фиксированной длительности (при добавлении ресурсов общая продолжительность работы не изменится, а уменьшится объем работ, выполняемый каждой единицей (работником)):

• в окне Сведения о задаче установите тип задачи Фикс. длительность;

• увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 300%;

• зафиксируйте данные и закройте окно Сведения о задаче. Изменилась ли продолжительность задачи Написание текста, если изменилась, то чему стала равна?

3) При фиксированных трудозатратах (с увеличением количества единиц ресурсов продолжительность работы будет сокращена):

• установите тип задачи Фикс. трудозатраты (обратите внимание, что при назначении работе этого типа флажок Опред. затратами становится недоступным);

• увеличьте количество единиц ресурса Писатель до 400%;

• зафиксируйте данные и закройте окно Сведения о задаче. Изменилась ли продолжительность задачи Написание текста, если изменилась, то чему стала равна?

4) Восстановите сделанные в графике работ изменения, назначив задаче Написание текста тип Фикс. длительность и количество единиц ресурсов 100%. После этого в установите длительность этой задачи 14 дней.

Сохраните изменения, сделанные в проекте.

4