Лабораторная работа №5. Ms Project. Завершение подготовки проекта: решение проблемы перегрузки ресурсов, оптимизация графика работ, особенности вывода на печать

5.1. Решение проблемы перегрузки ресурсов

При просмотре проекта в режиме Использование ресурсов (Resource Usage), ресурсы могут быть выделены красным цветом, а в информационном поле слева от поля Имя ресурса они отмечены специальным значком . Если навести на него курсор, появится сообщение о том, что данный ресурс перегружен, и рекомендация исправить эту ситуацию. Ресурс считается перегруженным, если ему назначен объем работы больший, чем он может выполнить в свои рабочие часы. Если же работа запланирована в меньшем объеме, то ресурс будет недогруженным. Например, в нашем проекте перегружен ресурс Менеджер.

В проекте для каждой задачи должно быть назначено достаточное количество ресурсов на планируемое время работ. И каждому ресурсу должен быть определен оптимальный объем работ, исключающий перегрузку и недогрузку. Незначительная перегрузка и недогрузка, например, не более 1 часа в день или 1 дня в неделю, бывает, как правило, неизбежна.

Чтобы решить проблему перегрузки, следует определить сначала, какие ресурсы и в какое время перегружены и какие задачи они при этом должны выполнять. После этого можно выбрать один из двух вариантов:

• изменить количество рабочего времени, необходимого ресурсам для выполнения данной задачи, т.е. назначить сверхурочные часы или работу в выходные дни;

• изменить график работ так, чтобы задачи выполнялись в то время, когда ресурсы не будут перегружены.

Какой из этих вариантов выбрать, зависит от различных факторов проекта: бюджета, доступности ресурсов, характера выполняемых работ и т.д.

Например, в нашем проекте перегрузка менеджера обусловлена тем, что он назначен на два вида одновременно выполняющихся задач со 100% занятостью. Это - Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций. Обратите внимание: в рабочие дни, занятые этими задачами, менеджер должен работать 14-16 часов. Аналогичная ситуация у художника, которому запланированы на один день одновременно две задачи - Создание иллюстраций и Разработка макета обложки.

Решить проблему перегрузки ресурса (в ситуации, аналогичной перегрузке менеджера в нашем проекте) можно, назначив каждой задаче, которую он должен одновременно выполнять, количество единиц ресурсов, равное не 100%, а 50%.

Сделать это можно следующим образом.

• Переключиться в представление диаграммы Гантта.

• Открыть окно Сведения о задаче для задачи, которой назначен ресурс.

• Перейти на вкладку Ресурсы и назначить ресурсу количество единиц - 50%.

• Перейти на вкладку Дополнительно и в открывающемся списке Тип задачи выбрать Фиксированная длительность.

Другой вариант решения проблемы перегрузки ресурса (в ситуации, аналогичной перегрузке художника в нашем проекте) состоит в изменении сроков начала одной задачи по отношению к другой.

Пример такой ситуации в нашем проекте: посмотрите внимательно на диаграмму и обратите внимание на то, что задача Разработка макета обложки, выполняемая художником, начинается по графику за день до окончания им задачи Создание иллюстраций. Очевидно, здесь возможны два решения: начать первую задачу - Создание иллюстраций - на день раньше или же вторую задачу - Разработка макета обложки - на день позже. Если выбрать второй вариант, то придется отодвинуть также срок начала корректуры, так как последняя должна начинаться после окончания Разработки макета обложки. Это неприемлемо. Поэтому, единственно правильным решением этой проблемы будет перенос даты начала задачи Создание иллюстраций на день назад.

А так как задача Создание иллюстраций связана с предшествующей ей задачей Написание текста, то изменить следует эту связь:

• На диаграмме Гантта открыть окно Зависимость задач для связи между задачами (двойным щелчком по стрелке связи).

• В поле со счетчиком Опоздание ввести необходимое количество дней опережения (-6 дней).

Такое опережение - 6 дней - задачи Создание иллюстраций относительно задачи Написание текста позволит начать ее выполнение за 6 дней до окончания предшествующей задачи.

Задание 1.

1) Решите проблему перегрузки ресурса Менеджер, назначив для задач Разработка содержания и Разработка эскизов иллюстраций для него количество единиц 50% и определив тип задач как Фиксированная длительность.

2) Решите проблему перегрузки ресурса Художник, изменив опережение выполнения задачи Создание иллюстраций по отношению к задаче Написание текста на 6 дней (вместо 30%, указанных ранее).

Переключитесь в режим Использование ресурсов (Resource Usage) и убедитесь, что перегрузка ресурсов полностью ликвидирована. Сохраните проект.

На примере были рассмотрены только два возможных варианта решения описанной проблемы. Но есть и другие решения проблемы перегрузки ресурсов:

• переместить перегруженный ресурс для выполнения задачи в другое время или изменить график задачи так, чтобы она выполнялась, когда ресурс будет свободен;

• уменьшить объем задачи, которую должен выполнять перегруженный ресурс;

• изменить рабочий календарь перегруженного ресурса так, чтобы он имел большее количество рабочих часов;

• задержать начало выполнения задачи до тех пор, пока перегруженный ресурс не сможет приступить к ней;

• назначить задаче дополнительные ресурсы, что позволит уменьшить количество рабочих часов перегруженного ресурса;

• разделить задачу, которую должен выполнять перегруженный ресурс, на части так, чтобы он мог выполнять ее в другое время.

В зависимости от конкретных обстоятельств можно применять любой из перечисленных способов решения проблемы перегрузки ресурсов.