Добавил:
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Скачиваний:
40
Добавлен:
01.05.2014
Размер:
178.69 Кб
Скачать

22

Технологии современного делопроизводства организация службы документационного обеспечения управления

Эффективность работы с управленческими документами на предприятии находится в прямой зависимости от уровня организации и качества работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

Основное назначение службы ДОУ - организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению фирмы.

Служба ДОУ предприятия должна обеспечивать:

  • единый порядок документирования и организации работы с документами;

  • внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;

  • разработку, внедрение и ведение Табеля унифицированных форм документов предприятия;

  • проектирование бланков организационно-распорядительных документов;

  • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

  • диктофонную запись, стенографирование, машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

  • экспедиционную обработку и доставку документов;

  • своевременное рассмотрение поступивших документов и подготовку их к докладу руководству;

  • регистрацию документов и их учет;

  • создание и ведение информационно-поисковых систем по документам;

  • выпуск распорядительных документов руководства предприятия;

  • контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки, информирование руководства по этим вопросам;

  • подсчет, анализ, сокращение объема документооборота и количества форм документов;

  • разработку номенклатуры дел предприятия;

  • контроль за работой с документами в структурных подразделениях, пра­вильностью формирования и оформления дел, выдачей дел для использования;

  • оперативное и архивное хранение документов;

  • организацию работы архива предприятия;

  • организацию работы по обращениям граждан;

  • секретарское обслуживание руководства предприятия;

  • рациональную организацию рабочих мест делопроизводственного персонала;

  • разработку (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами;

  • проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы;

  • повышение квалификации делопроизводственного персонала.

Службе ДОУ предоставляется право:

  • проводить проверки состояния документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и требовать от руководителей подразделений выполнения установленных на предприятии правил работы с документами;

  • запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы;

  • привлекать в установленном порядке специалистов структурных подраз­делений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

  • возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

  • участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

  • вносить предложения руководству о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

  • разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкций ее работникам и др.

Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

В качестве службы ДОУ на предприятиях распространены канцелярии.

Но сегодня вместо канцелярий создаются отделы документационного обеспечения управления (ОДОУ), более приспособленные для работы с применением вычислительной и организационной техники.

На малых предприятиях с небольшим объемом документооборота целесо­образно вместо создания ОДОУ поручить работу по документационному обеспечению секретарю руководителя или другому специально назначенному лицу.

Построение службы ДОУ зависит от многих факторов, в том числе от назначения и структуры предприятия, численности его работников, объема документооборота по каждой делопроизводственной функции.

В состав службы следует включать участки, осуществляющие экспедиционную обработку и доставку документов, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, машинописные и копировально-множительные работы, секретариат, исполнителя, занятого внедрением технических средств.

В структурных подразделениях ответственность за организацию документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и порядка в этой сфере возлагается на их руководителей. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за делопроизводство подразделения (при отсутствии секретаря).

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, утвержденным руководителем предприятия.

В положение рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Структура службы ДОУ закрепляется в организационной схеме.

Каждое государственное предприятие разрабатывает Инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству) - нормативно-методический документ, которым при работе с управленческой документацией должны руководствоваться служба ДОУ, структурные подразделения.

Инструкцию следует создавать на основе соответствующих межотраслевых и отраслевых (ведомственных) нормативных актов с учетом специфики конкретного предприятия. Утверждает Инструкцию руководитель предприятия.

Положения Инструкции могут дополняться и детализироваться в рекомендациях, памятках, перечнях, классификаторах и других методических документах.

Деятельность работников службы ДОУ и лиц, назначенных ответственными за делопроизводство, за архив, регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда.

Должностные инструкцииработникам службы ДОУ разрабатывает и под­писывает руководитель службы, утверждает - руководитель предприятия. Должностная инструкция состоит из разделов: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности).

Рабочие места службы ДОУ оснащаются средствами оргтехники для:

  • составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, системы обработки текста, диктофоны, авторучки и др.);

  • копирования и оперативного размножения документов;

  • обработки документов (конвертовскрыватели, сшиватели документов, электрифицированные дыроколы, электрифицированные штемпелевальные аппараты, машины для уничтожения бумаг, конвертозаклеивающие машины, ламинаторы, адресовальные машины, маркировальные машины и др.);

  • хранения документов и их транспортирования между служебными поме­щениями (картотечные устройства, специализированные шкафы, стеллажи, лотки и папки для документов, сейфы, тележки и др.);

  • административно-управленческой связи (телефонные аппараты, факсы, переговорные устройства др.).

Работники службы ДОУ должны быть обеспечены необходимыми спра­вочными материалами и пособиями.