Konspеkt_Vrеmеnnые ramki proеkta i rеsursы

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

5. Управление запасами ресурсов

Для любого проекта, целью которого является производство какой-либо продукции, а также для большинства проектов в сфере обслуживания формируются определенные запасы ресурсов.

Реализация любой проектной операции связана с использованием или расходованием тех или иных ресурсов. Соответственно, цель формирования ресурсных запасов заключается в обеспечении стабильности и бесперебойности процесса реализации проекта.

Но каким образом обеспечить оптимальное количество ресурсных запасов? Более конкретно этот вопрос можно сформулировать так: когда в ходе реализации проекта следует формировать заявки поставщикам ресурсов и на какое количество? Для ответа на этот вопрос используют четыре основных метода:

―метод фиксированной точки заказа;

―метод периодической проверки уровня запасов;

―метод планирования ресурсов;

―метод поставок «точно в срок».

Метод фиксированной точки заказа

В этом случае ресурсный запас контролируется постоянно. Если запас снижается до определенного минимального порога (точки заказа), формируется заказ поставщику на заранее установленный объем ресурса – восстановительный объем. Это количество определяют на основе среднего темпа расходования этого ресурса, а также на основе сроков исполнения заказа поставщиком. Восстановительный объем ресурса должен поступить как раз перед полным расходованием запаса. При неопределенности в скорости расходования ресурсов или в продолжительности ожидания их поставки необходимо формировать страховой запас. Его объем определяется так:

Страховой запас = Средняя скорость расходования х Среднее время поставки

Например, при выпечке хлеба пекарня в день расходует в среднем 20 кг муки. Среднее время поставки муки составляет 3 дня. Соответственно страховой запас муки для пекарни должен составлять 60 кг.

Метод периодической проверки уровня запасов

При этом методе объем запасов проверяется лишь периодически (например, раз в месяц или раз в неделю). Затем формируется заказ поставщику на количество ресурса, равное разнице между определенным заранее максимумом и текущим количеством запаса. Таким образом, заказываемое количество ресурса изменяется от заказа к заказу. Максимальный запас определяется из расчета, что расход ресурса должен возмещаться еще до поставки после очередной проверки запасов. При использовании этого метода страховой запас ресурсов определяется так:

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Страховой запас = Средняя скорость расходования х (Период между проверками + Среднее время поставки)

Если сравнить эти два метода, то следует выделить следующие преимущества метода фиксированной точки заказа:

―необходимый страховой запас меньше при том же темпе работы;

―постоянные (или почти постоянные) объемы заказов;

―вероятнее получение оптовой скидки от поставщика.

При использовании метода периодической проверки уровня запасов появляются следующие плюсы:

―планирование рабочей нагрузки участников проектной команды значительно упрощается;

―можно объединять заказы на разные ресурсы, тем самым упрощая процесс закупки, а также получение скидки от объема заказа.

Для определения оптимального объема заказа используют формулу Economic order quantity (EOQ - «экономичный размер заказа»), обычно применяемую в сочетании с методом фиксированной точки заказа:

2= √

где А – расходы на размещение заказа;

S – годовой расход конкретного ресурса (в соответствующих единицах); R – расходы на хранение запасов ресурса (в процентах от расходов на

размещение заказа);

V – закупочная цена единицы ресурса.

Данная формула строится на следующих допущениях:

―скорость расходования ресурса известна, постоянна и не меняется в зависимости от объема предыдущей закупки;

―срок поставки заказа поставщиком известен и постоянен;

―закупочная цена неизменна;

―исчерпание запаса недопустимо;

―ресурс заказывается и поставляется одной партией (т. е. его дробление на несколько поставок не предполагается);

―ресурс не связан с какими–либо иными ресурсами.

Следует отметить, что при практическом применении этой формулы обнаруживаются многочисленные ее недостатки и сложности. Так, например, на практике очень сложно (а зачастую и невозможно) рассчитать точный объем расходов на размещение и обработку каждого заказа. В лучшем случае удается принять некоторый средний объем по всем операциям закупки ресурсов.

Годовой расход ресурса можно определить по данным предыдущих лет, но при этом нет гарантий, что эта информация будет актуальной на текущий момент. Кроме этого,

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

неизвестно – будет ли этот показатель неизменным в течение года? При больших колебаниях показателя годового расхода ресурса может возникнуть либо необоснованное увеличение количества запасов, либо их нехватка.

Что касается расходов на хранение запасов, то в реальности их определить довольно трудно. Как правило, они состоят из следующего:

―стоимости капитала, зафиксированного в запасах, – величины, которая, возможно, со временем будет меняться в соответствии с изменениями банковских процентных ставок;

―расходов на страховку – в зависимости от вида запасаемого ресурса;

―расходов на хранение – величины, зависящей от расходов на аренду площадей и оборудования, в том числе специального, если это будет необходимо для конкретных ресурсов (например, для обеспечения пониженной или повышенной влажности, температуры и т. п.);

―расходов на повреждения и физическое старение – эти показатели индивидуальны для каждого ресурса;

―расходы на кражи или иные потери.

Цена закупки ресурса также может со временем изменяться по причине инфляции или воздействия каких-либо иных макроэкономических факторов.

Кроме этого, сроки поставки могут варьироваться по многим причинам, как зависящим, так и не зависящим от поставщиков. В отдельных случаях поставка материалов небольшими партиями является неизбежной или даже нежелательной. Многие ресурсы закупаются совместно с другими, поэтому допущение о независимости заказов нередко не выполняется.

Однако при всех этих ограничениях данная формула все же применяется достаточно широко и зачастую входит в системы компьютерного анализа и управления запасами. Зная основы, на которых строится эта формула, можно при помощи нее значительно снизить расходы на оформление заказов и на содержание ресурсных запасов проекта.

Метод ресурсного планирования

Согласно этому методу, информация о необходимых ресурсах берется из плана проекта. Для определения того, какие ресурсы потребуются, необходима подробная информация о продукте или услуге, производимой в рамках проекта. С этой целью составляется перечень, содержащий доскональные сведения по всем требуемым ресурсам. Также при планировании запасов используется подробная информация о текущем их состоянии. Причем анализируются сведения и о наличных запасах, и о ресурсах, на которые сделаны заказы и известны сроки поставки. В итоге определяются объемы, и составляется график заказов поставщикам.

В большинстве случаев метод ресурсного планирования требует выполнения довольно больших расчетов, обрабатывания больших массивов данных. На рис. 12. показан основной порядок расчетов.

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Имеющиеся	План	Прогноз
заказы	производства	потребностей

	Наличные	Планирование	Перечень
	запасы, заказы,		необходимых
		запасов
	время поставки		материалов

Заказ на поставку

Рис. 12. Метод ресурсного планирования

Несмотря на кажущуюся простоту метода ресурсного планирования, следует помнить, что планирование чаще всего осуществляется в динамически меняющихся условиях. Необходимо учитывать все изменения для каждого из входных факторов. Отсюда следует, что сделанные расчеты необходимо регулярно подкреплять свежими данными.

Рассмотренные нами методы управления запасами – с фиксированной точкой заказа и с периодической проверкой уровня запасов – хорошо показывают себя в условиях стабильного расходования ресурсов. Но использование запасов не всегда может быть стабильным: в определенный момент времени может потребоваться большая партия ресурсов, а в другое время потребность в ресурсах может стать нулевой. Применение метода периодической проверки уровня запасов в этом случае приведет либо к необходимости формирования очень больших запасов и хранению их в течение долгого времени, либо к остановке проекта из-за исчерпания запасов. В методе ресурсного планирования объем заказов рассчитывается по известной скорости расходования ресурсов, а значит, управление запасами дает лучшие результаты.

Наряду с этим метод ресурсного планирования часто приводит к неверным величинам минимальных запасов. Проблемы здесь, видимо, коренятся в том, что своевременно не учитываются многочисленные изменения в конструкции конечного продукта, структуре услуг, сроках, объемах выполнения заказов и т. п.

Метод поставок «точно в срок»

Данный метод исходит из того, что любые запасы ресурсов нежелательны, и любая компания должна от них избавляться. Цель принципа «точно в срок» – полное

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

отсутствие запасов, что, безусловно, невозможно, поэтому такой метод следует воспринимать как часть более общей стратегии непрерывного улучшения системы управления запасами.

Метод «точно в срок» означает, что необходимо осуществлять поставку ресурса «точно к моменту» его использования. При реализации проекта в рамках данной методологии сведения о потребности какого-либо подразделения компании в ресурсах передаются предшествующему (по порядку производства) подразделению. Таким образом, метод поставки «точно в срок» заключается в том, что все производство делится на последовательные изолированные операции.

Интересно

Метод, применяемый для управления передачей данных о потребности в ресурсах от одного подразделения компании к другому, называют «канбан», что в переводе с японского означает «карточка». Таким был первоначальный способ японской фирмы «Тойота», заключавшийся в передаче сведений от одного производственного участка на другой на специальных карточках.

Предшествующее подразделение производит только ту продукцию, которая требуется, и только в требуемых количествах. Обычно эти инструкции получают каждый день для осуществления поставки на следующий день. При этом главная задача руководителя заключается в синхронизации работы всех подразделений в рамках одного дня. Понятно, что при таком подходе недопустимы ни сбои и поломки оборудования, ни выпуск дефектной продукции. Отсюда следует, что решение использования метода «точно в срок» потребует значительных перемен в организации работы, в наладке оборудования, уровне квалификации сотрудников и т. д. Также переход к этому методу неизбежно повлияет на взаимоотношения с поставщиками, ведь в этом случае они, по сути, становятся неотъемлемым компонентом всего производственного процесса. От них потребуется поставка небольших партий ресурсов точно в срок и обычно по несколько раз в день.

Таким образом, для того чтобы метод поставок «точно в срок» оказался эффективным, необходимо:

―снизить до предела количество поставщиков, вплоть до одного на каждый компонент проектного продукта или сорт используемого сырья;

―чтобы все поставщики находились как можно ближе к месту выполнения проектных работ;

―организовать надежные и долгосрочные взаимоотношения с поставщиками;

―организовать переход к наиболее простой системе оформления заказов с минимальными объемами делопроизводства;

―обеспечить регулярные своевременные выплаты поставщикам.

Подводя итог, отметим, что использование метода «точно в срок» не рассчитано на краткосрочные проекты. Самые преуспевающие компании из числа применяющих его обладают многолетним опытом такой работы, зачастую десятки лет.

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Практикум 3

1) Определите основные ресурсы, необходимые для выполнения каждой операции, определенной вами в Практикуме 1.

1.1) Установите произвольно расход одного из ресурсов для каждой операции.

1.2) Постройте график ресурсной нагрузки для этого ресурса и оптимизируйте его.

1.3) Определите, какой из методов управления запасами ресурсов лучше всего подходит для вашего проекта. Обоснуйте свой выбор.

5) Выполните задание на собственном примере проекта.

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

6. Программные средства управления проектами

Управление проектом является деятельностью, результат которой всецело зависит от умений его руководителя. В то же время для этой деятельности разработано довольно много средств автоматизации, которые призваны минимизировать влияние человеческого фактора.

Использование специализированных программных средств в планировании и реализации проекта сегодня уже не является только лишь способом увеличения эффективности имеющейся системы управления. Непрерывное совершенствование методов управления проектами, реализуемое при помощи современного программного обеспечения, является уже непременным условием успешного функционирования любой компании на рынке.

С чего же следует начать, чтобы осуществить правильный выбор из всего многообразия предлагаемых сейчас программных продуктов?

Прежде всего, необходимо определить, для решения каких конкретных задач потребуется программная система управления. Здесь руководителю компании нужно проанализировать специфику проектной деятельности своей компании. Какая проектная деятельность может быть автоматизирована? Насколько доскональными должны быть планирование и контроль над проектами? Для реализации исполнения различных функций управления применяется различное программное обеспечение

(ПО).

После принятия принципиального решения о внедрении ПО управления проектами, целесообразно ответить на вопросы, касающиеся функций планирования и управления, которые хотелось бы автоматизировать:

―планирование и контроль над ходом проекта или только планирование;

―планирование лишь сроков выполнения работ и контроль над ними;

―планирование и контроль над финансовыми вложениями без подробного планирования ресурсов;

―доскональное планирование расходования ресурсов;

―управление несколькими проектами.

Целесообразно также заблаговременно определить ориентировочные требования к детальности планирования и масштабам проектов, а также структуре отчетности и управления. Управление сколькими проектами одновременно будет осуществляться? Будут ли эти проекты взаимосвязаны? Сколько примерно задач предстоит решить в одном проекте? Сколько типов ресурсов будет использовано в одном проекте? Каким образом ресурсы будут распределяться между проектами?

Кроме этого, выбор ПО может быть обусловлен особенностями конкретной системы управления. Например, особыми требованиями к отчетности или потребностью в расчете и представлении дополнительных показателей, необходимостью сочетания ПО с другими приложениями или базами данных и т. п.

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Существенными являются также вопросы, касающиеся уровня квалификации сотрудников, которые будут использовать ПО в своей работе. ПО, обладающее более широкими возможностями, требует обычно и более высокого уровня квалификации пользователей, а нередко и проведения дополнительного обучения. Оно ориентировано в основном на профессиональных пользователей, т. е. специалистов, основной деятельностью которых является управление проектами. Для тех пользователей, которые используют специализированное ПО лишь иногда, с целью планирования небольшого комплекса работ, главным является простота применения и скорость получения результатов. От подобных пользователей сложно ожидать больших затрат усилий и времени на то, чтобы овладеть какими-либо специфическими функциями планирования или оптимизации проектных работ.

Каждая из описанных нами ниже программ включает в себя весь набор базовых функций. К ним относятся:

1.Средства описания структуры работ проекта, их взаимосвязей и временных характеристик:

―различные способы планирования и средства описания операций;

―средства создания логических связей между операциями;

―отображение календаря проекта и календарей ресурсов.

2.Средства отображения информации о затратах по проекту и ресурсах, а также средства назначения ресурсов и расходов по отдельным операциям проекта:

―ведение списка имеющихся ресурсов, возможность установки максимального и нормального объемов ресурсов;

―сведения о ресурсах с постоянной стоимостью и ресурсах, стоимость которых меняется при длительном их использовании;

―определение требуемого количества ресурсов;

―ресурсное планирование и оптимизация.

3.Средства контроля над ходом реализации проекта:

―средства мониторинга состояния задач проекта;

―средства контроля над фактическим расходованием ресурсов.

4.Графические средства отображения структуры проекта, средства формирования отчетности:

―сетевые диаграммы;

―PERT-диаграммы;

―средства формирования требуемых для планирования отчетов.

Рассмотрим отличительные особенности некоторых программных решений.

Microsoft Enterprise Project Management Solution

Это ПО является на сегодняшний день самым популярным в мире средством управления проектами. Главной особенностью пакета является его простота. Microsoft Enterprise Project Management Solution не содержит сложных алгоритмов ресурсного или календарного планирования. При этом большое внимание уделяется применению

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

современных стандартов обмена данными, дающих возможность эффективно сочетать пакет с другими приложениями. Microsoft Enterprise Project Management Solution может быть рекомендовано для планирования небольших проектов непрофессиональными пользователями и новичками.

Oracle Primavera

Этот программный пакет направлен на работу с проектами в области телекоммуникаций, машиностроения, строительства, архитектуры и информационных технологий. Это ПО разработано для многоплановых и крупномасштабных проектов и может применяться для управления как сложными иерархическими многоуровневыми проектами, так и распределенными комплексами проектов. Oracle Primavera позволяет осуществлять многопроектное планирование и контроль над всеми проектами в компании, включая проектное бюджетирование, ресурсное управление, календарносетевое планирование, целостный анализ пакетов проектов по различным показателям, «что-если» анализ, управление рисками проекта и т. д.

Spider Project

Отечественная разработка Spider Project характеризуется мощными алгоритмами планирования проектных операций и организации использования ресурсов. Spider Project - это ПО для управления проектами, спроектированное и разработанное с учетом специфических приоритетов и особенностей российского рынка.

				City Business School	www.e-mba.ru

Курс: «Временные рамки проекта и ресурсы»

Резюме

Входы
Информация	Сетевой анализ
Материалы
Энергия		Графики
Оборудование
		График последовательности
Люди		операций
Процесс преобразования		График задействования
		человеческих ресурсов
Выходы	Временные рамки	График работы оборудования
	проекта и ресурсы
Товары		График расхода материалов

Услуги

Программное

обеспечение

Диаграмма Ганта

Календарное планирование

Управление ресурсами

	по самым ранним началам операций
Метод фиксированной точки
заказа	по самым поздним завершениям операций
Метод периодической проверки	промежуточный
уровня запасов
Метод ресурсного планирования

Метод поставок «точно в срок»

Мы рассмотрели методы определения временных рамок проекта, виды ресурсов, их анализ, распределение, а также методы оптимизации с применением сетевых графиков. Эти мероприятия могут производиться как ориентировочно, вручную, так и более досконально и точно, с применением современных компьютерных средств.

				City Business School	www.e-mba.ru