4761

21

Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа: порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материальнотехническое обеспечение заседаний.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

Регламент оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу), вид документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.

4.2 Система плановой документации

Планирование деятельности учреждения – важнейшая функция управления, позволяющая сделать работу учреждения максимально эффективной. Планируя деятельность, учреждение достигает поставленной цели наименьшими затратами времени, материальных и трудовых ресурсов.

Результаты планирования фиксируются в плановых документах, различных по содержанию и форме. Плановые документы обычно имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.

Программы и генеральные схемы носят комплексный характер, их содержание может затрагивать несколько органов исполнительной власти. Эти документы позволяют решать сложные проблемы, требующие согласованных действий ряда министерств, ведомств и организаций.

Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, месяц, квартал или на период выполнения конкретного вида работ.

Плановые документы разрабатываются на федеральном, отраслевом, территориальном уровнях, в отдельной организации.

Федеральные планы, программы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами и ведомствами.

Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральными органами

22

исполнительной власти, они рассчитаны на выполнение подведомственными организациями и учреждениями.

Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории.

Планирование деятельности отдельной организации осуществляется в форме плана, программы или графика. Текущая деятельность организации планируется в форме годовых и квартальных планов работы управлений, отделов, групп, служб в форме планов и программ командировок отпусков, а также планов выполнения отдельных специализированных видов работ, наиболее важных и существенных для деятельности организации.

Источниками для составления планов являются федеральные и отраслевые планы, программы, генеральные схемы, организационно-правовые документы учреждения, распорядительная документация, решения коллегиальных органов, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от других подразделений и служб.

Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов. Планы работы подразделений утверждаются вышестоящим руководителем, планы работы организации в целом – её руководителем. Планы работы коллегиальных и совещательных органов утверждаются председателем коллегиального или совещательного органа.

Программа – плановый документ, содержащий обоснование и основные направления той или иной отрасли управления или деятельности.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем ( в той или иной форме), сроки, ответственных исполнителей.

Планы организаций оформляются на общем бланке с обязательными реквизитами. Планы работ и мероприятий подписываются руководителями подразде- лений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.

4.3 Система распорядительной документации

Структура и основные правила оформления распорядительных документов изложены в Типовой инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68 и Постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К распорядительным документам принято относить постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор нужного вида документа определяется конкретной управленческой ситуацией, компетенцией руководителя, издающего документ, системой принятия управленческого решения. Виды распорядительных документов, процедуру их подготовки следует закрепить в локальных организационных документах (уставе, положениях о структурных подразделениях, инструкции по делопроизводству).

Подготовка распорядительного документа включает следующие этапы: изу-

23

чение вопроса, подготовку проекта, согласование проекта, подписание документа. Составление документа по вопросу, которому он будет посвящен, начинает-

ся с изучения действующих законодательных и нормативных документов, так как издаваемый документ не должен противоречить существующим нормам.

Враспорядительных документах, издаваемых на основе единоличных решений (приказах, распоряжениях, указаниях), текст излагается от первого лица единственного числа : ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ.

Враспорядительных документах коллегиальных органов (постановлениях, решениях) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа: ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ.

Текст распорядительных документов обычно состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

Вконстатирующей части указываются причины издания документа. Распорядительная часть приказа должна содержать конкретные, четкие и ясные указания. Распорядительные документы оформляются на общем бланке. В состав рек-

визитов входят: герб или эмблема, наименование организации-автора, название вида документа, дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись (для распорядительных документов коллегиальных органов две подписи – председателя и секретаря), визы согласования.

Оформленный документ подлежит согласованию с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами.

Приказ – это распорядительный документ, изданный на принципах единоначалия для решения задач оперативного управления.

Существуют два вида приказов: по основной деятельности, по личному составу. Приказами по основной деятельности оформляются обязательные к выполне-

нию задачи по управлению, отчетности, снабжению и другим вопросам организации работы предприятия (организации). Готовят приказы специалисты, а издает (подписывает) – руководитель.

Текст приказа первого вида включает констатирующую и распорядительную части, соединенные словом ПРИКАЗЫВАЮ.

В констатирующей части излагаются причины издания приказа, приводятся ссылки на нормативные документы, решения коллегиальных органов (ученого совета института, совета директоров фирмы). Если причина издания приказа настолько очевидна, что не нуждается в пояснении, то констатирующая часть не составляется.

Распорядительная часть – это пронумерованные пункты приказа. Содержание пункта излагается в следующей логической последовательности: кому? Что? В какой срок? Если поручение имеет постоянный характер, то срок исполнения не указывается.

Завершается распорядительная часть стандартным пунктом о контроле, который формулируется следующим образом:

Контроль за исполнением приказа возложить на…(должность, Ф., И., О.).

Исполнение наиболее важных приказов осуществляет руководитель.

Приказ согласовывается с заинтересованными и компетентными должностными лицами (главным бухгалтером, юрисконсультом и др.), и отметка об этом проставляется ниже подписания, отметка о том, кто вносит (готовил) приказ и с

24

кем он согласован. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Приказы по личному составу готовят сотрудники отдела кадров.

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

	Код
Форма по ОКУД	0301001
по ОКПО
наименование организации

Номер документа Дата составления

ПРИКАЗ (распоряжение)

о приеме работника на работу

Дата

Принять на работу	с
	по

Табельный номер

Ф., И., О.

в

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

условия приема на работу, характер работы

с тарифной ставкой (окладом)		руб.		коп.
	цифрами
надбавкой		руб.		коп.
	цифрами

с испытанием на срок

месяца(ев)

Основание:

Трудовой договор от "

"

20

г. №

Руководитель организации

должность

личная подпись

расшифровка подписи

25

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

"

"

20

г.

личная подпись

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена постановлением Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

Код

Форма по ОКУД

0301006

по ОКПО

наименование организации

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ

(распоряжение)

о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Прекратить действие трудового договора от "

"

20

г. №

,

уволить

"

"

20

г.

(ненужное зачеркнуть)

Табельный номер

Ф., И., О.

структурное подразделение

должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)

Основание (документ, номер, дата):

заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.

Руководитель организации

должность личная подпись расшифровка подписи

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		"	"		20	г.
	личная подпись

Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от " "	20	г. №	) рассмотрено

26

Постановление (решение) – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения важных и принципиальных задач, состоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющего властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым расположение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Закрытое акционерное общество «ИНФОРМ»»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

05.05.2006	№ 11
	Хабаровск
О подготовке к семинару
«Актуальные вопросы
управления архивным делом»

В связи с проведением 10 мая 2006 г. семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом»:

1. Ведущему специалисту управления сбыта информационных систем Чепрасовой М. М. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекса «Информационно-справочная система архивной отрасли».

Срок исполнения до 7 мая 2006.

2. Ведущему специалисту управления производства и внедрения информационных систем Сидорову И. И. подготовить текст доклада «Информационносправочная система архивной отрасли – официальная система Росархива (новый этап развития)».

Срок исполнения до 7 мая 2006 г.

3.Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т. П.

Генеральный директор

И. С. Иванов

27

4.4Система информационно-справочной и справочно-аналитической документации

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организа- ционно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Всостав информационно-справочных документов входят: протокол; докладная записка; предложение; объяснительная записка; заявление; представление; переписка (служебное письмо, телеграмма, телекс, электронное сообщение).

Протокол. В управлении под протоколом понимается документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Если на собрании или на заседании не предусматривается принятие решения, то и ведение протокола теряет смысл.

Форма протокола содержит следующие реквизиты: наименование учреждения (структурного подразделения), вид документа (протокол), дата, номер и место заседания, заголовок, текст, подписание. Если протокол подлежит утверждению, проставляется гриф утверждения. Заголовок протокола состоит из указания вида коллегиальной работы (заседание, совещание) и названия коллегиального органа, например: «Заседание комиссии по…», «Собрание трудового коллектива».

Текст протокола строится по следующей схеме.

Вначале указываются фамилии председателя и секретаря, затем проставляется отметка о количестве присутствующих (в алфавитном порядке или численно). Эта отметка необходима, так как имеет юридическую силу, то есть кворум.

Далее приводится повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение.

Затем следует содержательная часть текста, состоящая из трех разделов: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Вразделе СЛУШАЛИ указывается фамилия и инициалы докладчика и кратко излагается суть его выступления. По этой же схеме записывается и текст раздела ВЫСТУПИЛИ. Если докладчику были заданы вопросы, то вопросы и ответы записываются в протоколе в порядке поступления.

Раздел РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) оформляется как распорядительная часть приказа, то есть состоит из пунктов с порядковой нумерацией.

Протоколы бывают краткими и полными.

Вкратких протоколах указывается лишь докладчик и тема его доклада, фамилии выступивших в прениях и принятое решение.

Завершается протокол подписанием, которое проставляется по общему типу:

28

председатель (подпись), секретарь (подпись).

Закрытое акционерное общество « ИНФОРМ »

	ПРОТОКОЛ
24.03.2006	№ 14
	Хабаровск
заседания Совета директоров

Председатель – Иванов И. И. Секретарь – Петрова П. П.

Присутствовали: Сидоров С. С., Воробьев В. В., Сенина С. О.

Повестка дня:

1.Об организации производственной деятельности Управления производства и внедрения информационных систем.

Доклад технического директору Воробьева В. В.

2.О введении системы скидок на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Доклад коммерческого директора Сениной С. О.

1. СЛУШАЛИ:

Воробьева В. В. – в связи с увеличением объема производственной деятельности и штатной численности Управления производства и внедрения информационных систем на 3 единицы представил подготовленное предложение по улучшению технического обеспечения управления.

ВЫСТУПИЛИ:

Сидоров С. С. – поддержал предложение Воробьева В. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1Произвести закупку 3-х компьютеров необходимой конфигурации для Управления производства и внедрения информационных систем.

1.2Обеспечить рациональное распределение новых компьютеров между сотрудниками отдела в соответствии с подготовленным предложением.

2. СЛУШАЛИ:

Сенину С. О. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Воробьев В. В. – поддержал предложение Сениной С. О.

29

ПОСТАНОВИЛИ:

Разработать Управлению сбыта информационных систем систему скидок на информационные системы по документационному обеспечению управления и архивному делу.

Председатель	И. И. Иванов
Секретарь	П. П. Петрова

Особыми видами письменных деловых документов являются заявления и обращения.

Заявление – письменная просьба о чем-либо. Заявления составляются при уходе в очередной отпуск, получении жилья, поступлении в институт, оформлении пенсии и в других случаях. Оно предусматривает вынесение резолюции, то есть решения (распоряжение) начальника, в форме надписи на той же бумаге, где изложена просьба. Текст заявления должен быть лаконичен, и при этом в нем четко и доходчиво должна быть сформулирована основная мысль.

В том же значении, что и заявление, иногда употребляется слово обращение. Но чаще этот термин имеет значение письменной речи, предназначенной для широкой публики, и является синонимом слова послание (Обращение Президента к гражданам Российской Федерации).

Служебная записка. Внутри предприятия (организации) не принято обмениваться письмами, их роль исполняют служебные записки – это документ, адресованный руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами, просьбой или предложениями.

Формуляр-образец служебной записки включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор документа; адресат, название вида документа; дата; заголовок к тексту; текст; отметка о приложении, подписание. Текст служебной записки состоит из трех частей: введение (причина написания документа); основная часть (изложение сути вопроса); заключение (выводы или предложения).

Управление сбыта		Специалисту управления
информационных систем		Иванову И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
11.05.2006	№ 14

О записи тематического комплекса «ИССАО» и программного комплекса «Кодекс»

В связи с продажей тематического комплекса «Информационно-справочная система архивной отрасли» отделу по делам архивов прошу Вас записать диск с данным тематическим комплексом и программным продуктом «Кодекс».

30

Специалист М. М. Мишина Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности предприятия (организации).

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Управление сбыта		Генеральному директору
информационных систем		Иванову И. И.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
11.05.2006	№ 12

О командировании Сорокиной С. С. в компанию «Электронные офисные системы»

В связи с расширением ассортимента информационных систем, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании в 2006 г. прошу Вас командировать специалиста Сорокину Светлану Сергеевну в компанию «Электронные офисные системы» для ознакомления с новыми программными продуктами по автоматизации делопроизводства.

Начальник

П. П. Петров

Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций, и оформляются на общем бланке.

Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (при адресации вышестоящей организации), заголовок к тексту, адрес, подпись.