4.3. Работа с папками

Инструмент Папки является частью Избранного. Здесь сохраняются группы документов, к которым впоследствии можно оперативно обратиться. Переход во вкладку Папки

осуществляется с помощью кнопки Избранное Панели быстрого доступа.

С помощью вкладки Папки можно быстро переходить к спискам документов, сохраненным ранее. Для перехода к списку документов достаточно дважды щелкнуть мышью по названию папки.

Структура хранения папок. Папки хранятся по принципу файловой системы. Для хранения папок используются Группы папок – это аналог директории, а также собственно Папки документов – аналоги файла. Таким образом, можно создать группу папок и помещать туда (как в директорию файлы) папки документов или создавать там другие группы папок (рисунок 4.50).

Рисунок 4.50 – Структура хранения папок

Группой папок верхнего уровня является группа Мои папки. Максимальное количество уровней вложенности папок – 10.

В системе предусмотрена возможность переноса созданных папок с одного компьютера на другой, то есть возможность создания подборки документов и передачи их коллегам. Эта процедура предусматривает передачу не текстов всех документов, содержащихся в папке, а только передачу служебного файла небольшого размера (этот файл можно, например, передать на флеш-носителе или по электронной почте). Процедура такая же, как при импорте и экспорте закладок.

Установка закладки в тексте документа. Откроем Трудовой кодекс РФ на лю-

бой статье, например 114. Установим в этом месте закладку. Для этого необходимо нажать кнопку Добавить в Избранное (рисунок 4.51), и в появившемся диалоговом окне (рисунок 4.52) указать название закладки и нажать кнопку Добавить.

75

Рисунок 4.51 – Кнопка Добавить в избранное

Рисунок 4.52 – Диалоговое окно Добавление в избранное

После добавление статьи в Избранное слева от нее появится зеленый флажок

(в версии «КонсультантПлюс» 2014 г.) или жёлтая звёздочка (начиная с 2015 г.).

76

Рисунок 4.53 – Флажок, указывающий на то, что данная статья добавлена в Избранное

Вернёмся в Трудовой кодекс РФ и поставим его на контроль с помощью кнопки Добавить в Избранное и выбрав вкладку Документы на контроле в од-

ноименном диалоговом окне (рисунок 4.54).

Рисунок 4.54 – Вкладка Документы на контроле диалогового окна

Добавить в Избранное

77

После добавления документа в этот раздел при входе в систему пользователь будет получать уведомления (рисунок 4.55) о таких произошедших событиях:

–изменение статуса документа;

–внесение изменений в документ;

–появление в системе новой редакции документа и др.

Рисунок 4.55 – Уведомление об изменении документов на контроле

Теперь откроем папку Избранное. В ней сохранена выбранная нами статья (в данном примере ст. 114 ТК РФ) и указана дата ее добавления в эту папку (рисунок 4.56).

Рисунок 4.56 – Папка Избранное

В папке Избранное можно создавать папки для удобства сортировки документов по тематике. Создадим папку с названием, соответствующим вложенному в нее документу, например Трудовая деятельность (рисунок 4.57).

Рисунок 4.57 – Создание папки в Избранном

78

Для того чтобы изменить название папки после ее создания, нужно нажать кнопку Редактировать (рисунок 4.58), после чего можно написать новое название (рисунок 4.59).

Рисунок 4.58 – Кнопка Редактировать

Рисунок 4.59 – Редактирование названия папки

Во вкладке Папка в Избранном можно создать группу папок (рисунок 4.60 – 4.61).

Рисунок 4.60 – Кнопка для создания группы папок в Избранном

79

Рисунок 4.61 – Создание новой группы папок

Созданную группу папок можно переименовать или удалить, нажав соответствующие кнопки (рисунок 4.62).

Рисунок 4.62 – Кнопки Переименовать и Удалить

Открываем вкладку Документы на контроле и видим, что там находится Трудовой кодекс РФ. Чтобы его удалить, нужно нажать кнопку Снять с контроля (рисунок 4.63).

Рисунок 4.63 – Кнопка Снять с контроля во вкладке Документы на контроле

Для нахождения документа в избранном, нужно нажать кнопку Найти и в открывшемся диалоговом окне указать название документа и направление поиска – вверх, вниз (рисунок 4.64).

80

Рисунок 4.64 – Поиск документа в Избранном

Находясь во вкладке Папки, можно также выбрать две или более папки (или группы папок) и провести поиск документов из этих папок, используя одну из трех операций:

•объединить – показать все документы из выбранных папок;

•пересечь – показать документы, повторяющиеся в выбранных папках;

•вычесть (эта операция возможна при выборе только двух папок) – можно вычесть документы как первой папки из второй, так и наоборот.

Выбрать несколько папок (групп) можно с помощью клавиши Insert или мы-

ши при нажатой клавише Ctrl, поочередно переставляя курсор на названия папок

(групп), с которыми требуется провести операции.

После того как выбраны две или более папки (группы), в контекстном меню

(вызывается по правой клавише мыши) появляется пункт Операции с папками со списком опций, с помощью которых можно провести одну из операций.

Выбрав (мышью при нажатой клавише Ctrl) две или более папки, вы можете провести с ними Операции объединения, пересечения и вычитания.

Создадим в Избранном три папки и заполним их документами (рисунок 4.65).

81

Рисунок 4.65 – Папки с документами в Избранном

Объединим две любые папки. Для этого их сначала нужно выделить с помощью клавиши Ctrl. Потом вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню и выбираем Операции с папками и далее Объединить (рисунок 4.66).

Рисунок 4.66 – Объединение двух папок

82

После этого открывается список документов, включающий все документы из обеих папок (рисунок 4.67).

Рисунок 4.67 – Список документов после объединения двух папок

Вернёмся в Избранное. Выделим все три папки, в контекстном меню выбираем Операции с папками, и далее Пересечь (рисунок 4.68). Если повторяющихся документов нет, то система выдаст сообщение Список пуст.

Рисунок 4.68 – Пересечение документов из папок

83

Вернёмся в Избранное. Вычтем документы одной папки из другой. Для этого выделим две папки, выберем в контекстном меню Операции с папками и далее Вычесть (рисунок 4.69). В результате появляется список документов, оставшихся после вычитания (рисунок 4.70).

Рисунок 4.69 – Вычитание одной папки из другой

Рисунок 4.70 – Список документов после вычитания

Контрольные вопросы

1.Какая информация указывается в справке о документе?

2.Как отмечается часть документа, добавленная в Избранное?

3.Что означает выражение «документ на контроле»?

4.Как отмечается разница в редакциях документа?

5.Какие документы указываются в связях документа?

84