Информационные технологии в менеджменте

Режим чтения предназначен для просмотра документа. Параметры просмотра позволяют выбрать разные возможности, в том числе возможность ввода текста, исправлений и т.д.

Режим веб-документа отображает наш текст так, как он отображается, например, припубликациивблогеилинастраницесайта.

Режим структуры показывает структуру нашего документа. Целесообразно использовать этот режим для просмотра большого документа.

Последняя часть информационной области – масштаб просмотра документа. С помощью масштабирования возможно увеличить или уменьшить до подходящих размеров изображение документа на экране. Обратите внимание на то, что масштабирование не оказывает влияния на размеры шрифта на распечатках документа; оно обеспечивает наиболее подходящее представление информации лишь на экране монитора. Эта функция аналогична кажущемуся изменению размеров предмета при использовании увеличительного стекла или бинокля.

1.2.ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ КОМАНД СТРОКИ МЕНЮ

1.2.1.Вкладка «Главная»

1.2.1.1. Команды вкладки «Главная»

Команды этой вкладки в основном предназначены для форматирования текста и состоят из пяти групп: буфер обмена; шрифт; абзац; стили; редактирование. Рассмотрим эти группы.

Буфер обмена

Эта группа команд дает возможность копировать или вырезать отдельные фрагменты текста для последующей вставки. Скопированный фрагмент помещается в буфер обмена, в котором может храниться до 24 информационных фрагментов (рис. 3).

Прежде чем скопировать или вырезать фрагмент, его надо выделить.

11

Рис. 3. Буфер обмена

Совет! Назначение команд можно узнать через так называемые всплывающие подсказки. Подведите указатель мыши к любой кнопке и задержите его на пару секунд, чтобы увидеть подсказку

Команда «формат по образцу» дает возможность скопировать формат и применить его для другого текста или фрагмента. Мы рассмотрим эту возможность позже.

Шрифт

На рис. 4 представлена эта группа команд. Воспользуйтесь всплывающими подсказками, чтобы узнать их назначение. Заметим, что сначала лучше набрать небольшой текст или пару слов для проверки всех возможностей. Для отмены можно повторно щелкнуть на этой же кнопке или воспользоваться кнопкой «очистить формат» либо отменить последнюю команду соответствующей

Щелчок вызывает диалоговое окно «Шрифт»

Рис. 4. Группа команд «Шрифт»

12

кнопкой на панели быстрого доступа , которая находится над строкой меню.

Откройте диалоговое окно «Шрифт» и просмотрите те же возможности форматирования, которые представлены кнопками панели инструментов. Какими возможностями для форматирования пользоваться – ваш выбор.

Абзац

На рис. 5 представлена эта группа команд. Воспользуйтесь всплывающими подсказками, чтобы узнать назначение этих команд.

Команды, кнопки которых расположены в верхнем поле, предназначены для работы со списками; в нижнем поле – для выравнивания текста, установки обрамления текста (границ) и изменения цвета фона выделенного текста.

Щелчок

вызывает

диалоговое окно «Абзац»

Рис. 5. Группа команд «Абзац»

Диалоговое окно «Абзац» дает возможность установить отступы и междустрочный интервал.

Стили

На рис. 6 представлена группа команд «Стили». Основное назначение команд этой группы – выбор или изменение стиля фрагментов текста и заголовков.

Рис. 6. Группа команд «Стили»

Набор текста по умолчанию осуществляется в соответствии со стилем «Обычный». По умолчанию формат обычного стиля выглядит так: шрифт Calibri, размер – 11, междустрочный интервал –

13

множитель 1,15. Возможно, на вашем компьютере установлен другой формат обычного стиля.

Для того чтобы его посмотреть и изменить, следует указать на этот стиль и вызвать команду «изменить» контекстного меню (рис. 7). В появившемся окне есть возможность внести изменения: выбрать другой шрифт, размер, междустрочный интервал и т.д. Не делайте это сейчас.

Рис. 7. Окно изменения стиля

На этой же панели размещены стили заголовков. Просмотр и изменение формата этих стилей производится аналогично. Установка стилей заголовков необходима для автоматического создания оглавления.

Редактирование

Последняя группа команд функции «Главная» предназначена для поиска какого-либо слова или фрагмента текста и замены его на другой текст. Если необходимо выделить весь текст документа для его копирования или удаления, можно воспользоваться командой «выделить все».

1.2.1.2. Тренинги

Тренинг1. Изменениестиля«Обычный» длянаборатекста

1. Загрузите Word и наберите текст, расположенный ниже. При наборе не изменяйте форматирование вручную, мы будем делать это постепенно, осваивая соответствующие команды функции меню «Главная».

14

2. Надеюсь, что вы не поленились и полностью набрали текст, работу с которым мы будем использовать во всех последующих тренингах.

Текст, который вы набираете, соответствует стилю «обычный», устанавливаемому по умолчанию. Вид набранного текста по этому стилю представлен на рис. 8. Не очень красиво, не правда ли? Посмотрите характеристики этого стиля и измените их2 следующим образом: шрифт «Times New Roman»; размер 15; выравнивание по ширине; междустрочный интервал – одинарный.

Web 2.0

Современную концепцию развития Интернета принято называть Web 2.0.

Концепция Web 2.0. существенно изменила системы управления знаниями. В первые годы XXI века появилось и продолжает появляться огромное разнообразие веб-сер- висов, которые поддерживают различные потребности пользователей. Эти сервисы получили название сервисы Web 2.0.

Характеристика Web 2.0

Главная характеристика Web 2.0 – снижение уровня специальных умений, необходимых для того, чтобы принять участие в наполнении паутины Интернета. Авторам, публикующим свои тексты и медиа-файлы в Интернете, уже не нужно знать язык HTML. Люди, которые ранее были только читателями и зрителями, становятся авторами, редакторами и соучастниками развития сетевого содержания. Разработчики стремятся проектировать системы, которые при помощи учета сетевых взаимодействий становятся тем лучше, чем больше людей ими пользуется. Таким образом, особенностью Web 2.0 становится принцип привлечения пользователей к наполнению и многократному редактированию содержания.

Рис. 8. Вид документа по стилю «обычный»

3. Для изменения отступов и интервалов раскройте кнопку

формат окна изменения стиля (посмотрите – в том ли окне вы щелкнули кнопку «формат»?) и выберите команду «абзац». Установите значения в соответствии с рис. 9.

4. Выделите набранный текст и щелкните на кнопке стиля «обычный». В результате ваш текст в соответствии с новым шаблоном «обычный» должен выглядеть так, как на рис. 11.

2 Как изменить – см. рис. 7.

15

Рис. 9. Окно изменения стиля

5. Попробуйте самостоятельно использовать для отдельных фрагментов другие команды форматирования (начертание, цвет текста и др.).

Тренинг 2. Стили заголовков

Стили заголовков можно просматривать и изменять так же, как мы просматривали и изменяли стиль «обычный». В нашем тексте будет заголовок первого уровня (Web 2.0) и заголовок второго уровня (Характеристика Web 2.0). Назначим соответствующие стили для этих заголовков.

1.Выделите соответствующий заголовок и щелкните на кнопке «Заголовок 1».

2.Для того чтобы заголовки были пронумерованы, щелкните

на кнопке многоуровневого списка и выберите нумерованный список. Лучше выбрать такой, как представлен на рис. 10.

3. Выделите заголовок второго уровня и щелкните на кнопке «Заголовок 2». Обратите внимание, что нумерация заголовка произошла автоматически. В последующей работе при вводе заголовка следует набирать только его текст и уровень. Нумерация будет происходить автоматически.

Итак, после того как выполнили эти тренинги, вид вашего документа должен быть таким, как представлен на рис. 11.

16

Рис. 10. Нумерованный список заголовков

Рис. 11. Вид документа с измененным шаблоном

Тренинг 3. Работа с буфером обмена

Характеристика буфера обмена была дана выше.

1. Выделите первый абзац вашего документа и щелкните на кнопке «копировать» группы команд «Буфер обмена»; аналогично выделите и скопируйте второй абзац документа.

17

2.Раскройте буфер обмена; скопированные абзацы находятся

вбуфере; раскрыв один из них, вы можете либо вставить его в документ, предварительно указав место вставки, либо удалить (рис. 12).

Рис. 12. Буфер обмена

3.Поэкспериментируйте с этими функциями. Надеюсь, вы понимаете разницу между «копировать» и «вырезать». Вырезанный фрагмент исчезнет из документа и появится в буфере.

4.Выделите, например, первое предложение и измените его формат: размер 20; шрифт – Calibri; цвет текста – синий; начертание – курсив.

5.Предположим, мы хотим скопировать созданный формат на второй абзац. Для этого выделите предложение с новым форматом

ищелкните на кнопку «Формат по образцу» ; появится своеобразная метелочка.

6.При нажатой кнопке мыши «пройдитесь метелкой» по фрагменту текста, на который вы хотите скопировать созданный формат. Если нужно скопировать формат в разные фрагменты документа, следует выбрать эту кнопку двойным щелчком мыши.

Совет! Вы всегда можете вернуться к исходному состоянию, щелкнув на кнопке

«отменить»

18

Тренинг 4. Сохранение документа

Очень важной процедурой работы с программой является сохранение (запись) документа на диск.

Для сохранения документа можно воспользоваться либо соответствующей кнопкой панели быстрого доступа, либо кнопкой

Office , находящейся рядом с этой панелью. Если вы первый раз сохраняете документ, то выходит окно сохранения, в котором надо выбрать диск, выбрать папку (или создать ее), в которой вы хотите этот документ сохранить.

Напоминание! Панель быстрого доступа находится над или под строкой меню

Если вы сохраните документ, не задумываясь над тем, где, на каком диске и под каким именем, то это равносильно его потере, так как найти документ в этом случае можно будет только случайно.

Если же вы хотите переписать документ, т.е. сохранить в другом месте (на другом диске, в другой папке), то надо вызвать команду «сохранить как…» через вызов меню кнопкой Office.

1.Если вы работаете в компьютерном классе университета, то на диске D: создайте свою папку (имя, например, ваша фамилия или Ник).

2.Сохраните документ в этой папке под именем «Web 2.0».

3.Перепишите этот документ в эту же папку под именем

«Web 2.0-нов».

4.Проверьте правильность сохранения, открыв папку.

Самый простой способ вызова окна сохранения – нажатие клавиши F12

19

Тренинг 5. Списки в документе

Даже в простейших документах не обойтись без создания списков, основное назначение которых – структурирование информации и облегчение ее восприятия.

Список с точки зрения текстового редактора – это попросту несколько идущих подряд абзацев, которые можно нумеровать или использовать маркеры. При этом каждый из абзацев может состоять как из одного слова, так и из развернутого текста.

1. Наберите в нашем документе следующий текст:

Сервисы Web 2.0

К сервисам Web 2.0. относятся: Блог

Twitter

Вики Социальные закладки

Идр.

2.Назначьте второй уровень заголовка для «Сервисы Web 2.0».

3.Выделите список и выберите маркер из списка. В результате новый фрагмент вашего документа может выглядеть так (рис. 13, слева).

4.Отмените этот список повторным щелчком на кнопке маркеров и выберите нумерованный список (рис. 13, справа).

Рис. 13. Маркированный и нумерованный список

20