Лабораторная работа №2 Справочники приложения «Делопроизводство» системы DocsVision

(продолжительность работы 2 часа)

Цель работы – приобретение навыков работы с базовыми справочниками приложения «Делопроизводство» системы DocsVision.

Теоретическая часть

Избежать многократного повторного ввода одной и той же информации и возможного возникновения ошибок, в приложении DocsVision «Делопроизводство» позволяют справочники.

Справочники хранятся в особой папке Справочники. В этой же папке хранятся дополнительные справочники, содержащие информацию для обеспечения некоторых важных возможностей системы, данные в которые заносятся (и при необходимости обновляются) администратором.

Справочники содержат относительно постоянную информацию, имеющую отношение к документообороту и делопроизводству организации или каким-либо другим аспектам, так или иначе связанным с этой стороной ее жизнедеятельности. Во избежание ошибок при занесении подобной информации в поля карточек, для упрощения заполнения карточек, а также в целях облегчения их поиска многие поля могут заполняться только теми данными, которые хранятся в справочниках.

В приложении DocsVision «Делопроизводство» определены следующие виды справочников:

справочник сотрудников, описывающий структуру организации и содержащий все основные сведения о ее сотрудниках, включая фамилию, имя, отчество, таблицу склонения полного имени по падежам, должность, подразделение и руководителя и т. д.;

справочник контрагентов, аналогичный справочнику сотрудников, но содержащий сведения о сторонних организациях, являющихся партнерами компании, и их сотрудниках (контактных лицах);

справочник типов, в котором определены основные типы документов, используемых в организации, а также возможных состояний документа после регистрации;

справочник категорий, содержащий дерево возможных категорий документов, позволяющее группировать документы любым удобным образом в соответствии с каким-либо общим признаком (тема, автор, не обработанные документы; документы, на которые ожидается ответ от контрагента и т. д.);

справочник нумераторов, на основе данных которого регистрируемому документу присваивается уникальный номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации;

универсальный справочник, в котором можно создавать записи для описания объектов любого типа, не включенных в другие справочники;

справочник ссылок, содержащий возможные типы ссылок, определяющих возможные виды связи между документами;

справочник номенклатуры дел, описывающий дерево номеров физических архивных папок и дел, в которых хранятся бумажные экземпляры документов;

справочник шаблонов процессов, в котором содержатся шаблоны, описывающие наиболее часто используемые в организации процессы документооборота и позволяющие быстро создавать на их основе и запускать реальные процессы обработки документов в организации;

вспомогательные справочники, в которых указываются некоторые дополнительные настройки, связанные с делопроизводством.