книги / Практические аспекты организации и проведения аттестации рабочих мест по условиям труда

от степени секретности и доступности, особенно при использовании элек тронных носителей, а также управление вносимыми в документацию изме нениями.

Следует иметь: обзорный документ или руководство по ведению до кументации системы управления охраной труда; реестры документов, пе речни или указатели.

Вся эта махина документов требует определенного порядка в их ве дении, хранении, а также четкой организации документооборота.

В организации должны быть письменно определены меры по управ лению идентификацией, утверждением, выпуском и изъятием документа ции по охране труда. В этих процедурах должны быть ясно определены категории документов и данных, к которым они применяются.

Документация и записи данных должны быть в наличии и выдавать ся по требованию, как в штатных, так и в нештатных ситуациях, включая аварийные ситуации.

Типичное упорядочение всей документации включает в себя сле дующее:

♦процедуры управления документированием;

♦реестры документации, перечни и указатели и места их хранения;

♦архивную документацию (некоторые документы должны хра ниться в течение определенного срока, установленного законода тельными или другими требованиями).

Записи данных необходимо вести для показа того, что система управления охраной труда эффективно функционирует, что производст венные процессы ведутся в соответствии с правилами безопасности, а тру довые обязанности работников выполняются на рабочих местах в безопас ных и безвредных условиях.

Кроме того, необходимо уделить особое внимание таким вопросам как, кто и каким образом уполномочен уничтожать записи данных по охра не труда; как обеспечивается конфиденциальность записей данных по ох ране труда; какие законодательные требования к хранению записей данных по охране труда имеются; как правильно использовать записи данных на электронных носителях.

Документы и записи данных по охране труда должны быть полно стью заполненными, разборчивыми и соответствующим образом иденти фицированными. Необходимо установить сроки их хранения. Записи дан

81

ных и другую документацию следует хранить в безопасном месте, защи щать от порчи для обеспечения возможности их восстановления. Важней шие записи данных и документы должны быть защищены от возможного пожара и других повреждений, как того требует законодательство.

Документация по охране труда так же обширна, всеобща и разнооб разна, как и сама охрана труда. Из всего разнообразия документов, мы выделим несколько основных типов документации по охране труда.

Во первых, это акты работодателя, связанные с вопросами охраны труда и безопасности производства. Эти акты устанавливают организаци онно управленческие правила соблюдения работниками требований безо пасности и охраны труда и, тем самым, работодателем.

Требования безопасности и охраны труда, содержащиеся в актах работодателя, обязательны для выполнения всеми работниками данного работодателя и другими лицами, находящимися на рабочих местах, на промплощадке или на территории, состоящей под контролем работодателя.

Во вторых, это различные документы, фиксирующие деятельность работников (и тем самым – деятельность работодателя) по соблюдению требований актов работодателя, требований по безопасности и охране тру да и т.п. К такой документации относятся различного рода журналы, на пример, вводного инструктажа.

Если у работодателя нет ни одного документа такого вида, считать, что он что то делает в сфере охраны труда, было бы наивно. К такой доку ментации следует отнести и результаты анализа рисков. Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он фиксирует (документи рует) всю конкретную деятельность, но главное, мероприятия по профилак тике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.

В третьих, важнейшие документы охраны труда – материалы рас следования несчастных случаев на производстве и профессиональных за болеваний. В принципе они тоже относятся к «записям», но их особый ста тус, их крайняя важность и для пострадавшего и для работодателя застав ляют выделить их из массива всех других записей.

В четвертых, это письма и предписания органов власти, контроля и надзора и т.п. Все они, как правило, требуют каких то оперативных дейст вий, а потому и выделены особо.

В пятых, документы, содержащие требования по безопасности и ох ране труда. Все они нужны не только для их выполнения и для информиро

82

вания работников об условиях их труда, их правах и обязанностях, но и для разработки актов работодателя по безопасности и охране труда. Полезно иметь базу действующей нормативной правовой и нормативно технической документации по охране труда и безопасности производственной деятельно сти и договор со сторонней организацией, осуществляющей информацион ное обслуживание по актуализации этой базы.

В шестых, документы, содержащие требования к правильной экс плуатации того или иного оборудования, безопасному использованию ин струмента, сведения об опасности материалов, сертификаты соответствия и т.п. «внешние» документы.

В седьмых, документы официальной статистической отчетности ра ботодателя перед органами государственной статистики. Наличие этих до кументов подразумевает и восьмой тип — документы внутренней отчетно сти подразделений перед управлением, управления перед собственником (учредителем). Эти документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну работодателя.

В чем то условно, но к особому, девятому, в классификации типу документов могут быть отнесены учебно методические, чисто информаци онные и другие (не строго обязательные) документы, связанные с работа ми по охране труда и обеспечением безопасности производства.

Десятый тип образуют все прочие (не относящиеся к первым девяти типам) документы, которых, как правило, более чем достаточно.

Каждый из вышеназванных типов сам может быть разбит на подти пы, вплоть до конкретных документов.

Кважнейшим актам работодателя следует отнести правила трудово го распорядка и коллективный договор. Оба эти документа выходят за рамки «чистой» охраны труда, но без них она не существует.

Другой вид актов работодателя образуют документы об организации работ по охране труда. Это может быть Положение о системе управления охраной труда (СУОТ) и приказ о введении СУОТ в действие.

Кэтому же виду следует отнести приказы по созданию органов управления охраной труда, а именно: приказы о создании службы безопас ности и охраны труда, о возложении обязанностей специалиста по охране труда дополнительно (по внутреннему совместительству) на других спе циалистов, приказы о создании комитета (комиссии) по безопасности и охране труда в организации, протоколы избрания общественных инспекто

83

ров по охране труда. Если работодатель заключил договор на обслужива ние в сфере охраны труда, то нужно иметь копию этого договора и кален дарный план (техническое задание) с перечнем выполняемых работ.

К этому же виду относятся:

♦Положения обо всех службах и отделах, включая службу и/или отдел безопасности и охраны труда.

♦Должностные инструкции для должностных лиц работодателя (руководящих работников и специалистов), где должны быть прописаны трудовые обязанности работников по охране труда.

♦Инструкции по безопасности и охране труда для всех рабочих мест и всех выполняемых работ, где должны быть прописаны все требования охраны труда, обязательные к неукоснительному исполнению всеми работниками.

♦Приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности, которыми определяют поименно лиц, имеющих право выдачи нарядов допусков, ответственных руко водителей работ и ответственных исполнителей работ.

♦Документы по обучению персонала. К ним относят программы обу чения, вопросники, экзаменационные билеты, список лиц, подле жащих обучению и проверке знаний по вопросам безопасности и охране труда.

♦Приказ о назначении постоянно действующих комиссий по про верке знаний по вопросам безопасности и охраны труда. Как пра вило, на предприятиях организуют комиссии двух уровней: одна комиссия — для проверки знаний руководителей и специалистов и вторая – рабочих. Приказ следует регулярно обновлять (не ре же одного раза в год). Число членов комиссии должно быть не менее трех (председатель, секретарь и член комиссии).

♦Программа вводного инструктажа должна учитывать особенности производственной деятельности работодателя. Программа долж на быть утверждена руководителем предприятия /организации (его заместителем, ответственным за охрану труда).

♦Программа первичного инструктажа на рабочем месте составля ется с учетом особенностей выполняемых работ на данном рабо чем месте.

84

♦Список профессий работников, освобожденных от инструктажей на рабочем месте, утверждается руководством предприятия и согла совывается с представителями работников.

♦График проверки знаний по вопросам по безопасности и охране тру да должен быть удобным и реальным. Следует вести регулярный контроль за его исполнением, а также вносить необходимые допол нения при штатных изменениях.

♦Программы обучения рабочих безопасным методам труда и приемам оказания первой помощи пострадавшим должны быть составлены по всем профессиям и видам работ.

♦Экзаменационные билеты или вопросники по вопросам безопас ности и охране труда. Все работники должны быть ознакомлены до начала проверки знаний (как минимум, за месяц) с экзамена ционными билетами или со специальными вопросниками.

♦Перечень работ повышенной опасности. Составляется на основа нии типового перечня с учетом условий данного предприятия и утверждается руководством предприятия. Следует внимательно отнестись к составлению перечня.

♦Перечень должностей руководителей и электротехнического пер сонала, которые должны иметь квалификационную группу по электробезопасности.

♦Перечень профессий и рабочих мест, требующих присвоения первой квалификационной группы по электробезопасности. В пе речень включается и неэлектротехнический персонал, выпол няющий работы, при которых может возникнуть опасность пора жения электрическим током. Перечень должен быть утвержден руководителем предприятия.

Следующим «кругом» документов являются документы о медицин ских осмотрах работников. Такими документами служат:

♦Приказ об утверждении временных перечней вредных, опасных веществ и производственных факторов, а также работ, при вы0 полнении которых проводятся предварительные и периодиче0 ские осмотры работников, а также предсменные медицинские освидетельствования.

85

♦График проведения периодических медицинских осмотров. Гра фик обычно составляют специалисты службы безопасности и охраны труда и отдела кадров совместно с руководителями под разделений.

Следующим «кругом» документов являются документы о выдаче СИЗ. К ним, частности, относится:

Перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам.

Кроме выше изложенных документов полезно иметь на предпри ятии (и в подразделениях) следующие документы:

♦Список работников, имеющих право на дополнительный оплачи ваемый ежегодный отпуск.

♦Список работников, имеющих право на получение молока или другого равноценного ему продукта.

♦Список работников, имеющих право на лечебно профи лактическое питание.

К важнейшим документам, фиксирующим деятельность работодателя по выполнению требований по безопасности и охране труда, относятся доку менты, фиксирующие инструктирование и обучение персонала, т.е. его готов ность и умение работать безопасно. К этим документам относятся:

♦Журнал регистрации вводного инструктажа. Проведение вводно го инструктажа должно быть скреплено подписями инструкти руемого и инструктирующего.

♦Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Инструктаж проводит руководитель, в чье непосредственное подчинение по ступает работник. Инструктаж осуществляется индивидуально с учетом особенностей трудовых обязанностей работника.

♦Журнал регистрации нарядов0допусков на работы повышенной опасности. Хранится на участке, осуществляющем эти работы.

♦Фиксация выдачи СИЗ осуществляется в Личных карточках учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспо0 соблений. На каждого работника заводится такая карточка, в ко торой он расписывается за получение/сдачу спецодежды, спец обуви и предохранительных приспособлений. При несчастном случае с работником эта карточка потребуется обязательно!

86

Следующим «кругом» «фиксирующих» документов являются доку менты по оценке условий труда. К таким документам относятся материалы аттестации производственных объектов по условиям труда. Хранить мате риалы аттестации производственных объектов по условиям труда целесо образно в службе безопасности и охраны труда либо в отделе труда и за работной платы.

Следующим «кругом» документов являются документы, связанные с обязательным страхованием от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. К ним относятся:

♦Журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Жур нал хранится в службе безопасности и охраны труда.

♦Акты о несчастных случаях на производстве (Н01). Хранятся 45 лет, поэтому следует внимательно относиться к организации их хранения.

♦Документы о профессиональных заболеваниях, материалы рассле0 дования острых и профессиональных заболеваний.

Выше мы перечислили самые самые основные, самые самые обяза тельные и необходимые документы по охране труда. Полностью перечислить все документы не позволяет ограниченный объем настоящего пособия.

4.6. Передача и обмен информацией

Содержащаяся в документах информация не должна «лежать мерт вым грузом», а должна «вращаться» среди работников. Только тогда они смогут осознанно и грамотно действовать, защищая себя своих товарищей и подчиненных от профессиональных рисков.

Всяческое общение и передача информации преследует две основ ные цели.

Первая основная цель не является чисто информационной, не сво дится только к обмену информацией, а, прежде всего заключается в по пытках достижения единства взглядов всех работников на охрану труда.

Тем самым общение и передача информации, в том числе в рамках «консультаций с работниками» включают в себя непрерывный процесс создания и поддержания коллективистского духа взаимоотношений между работниками, совместным трудом которых решаются не только производ ственные задачи, но и задачи по эффективному функционированию сис темы управления охраной труда.

87

Очень важную символическую роль в информационном взаимодей ствии играет явная приверженность к делу охраны труда высших руководи телей организации.

Следует учитывать, что, помимо той информации, которая переда ется в явной форме, в любом сообщении, особенно устном, присутствуют некоторые «скрытые» сигналы. Действительно восприятие информации меняется из таких факторов, как: насколько авторитетен и искренен гово рящий; располагает ли он поддержкой со стороны вышестоящих руководи телей; демонстрирует ли он уверенность в успехе мероприятий охраны труда; говорит ли он надлежащим тоном.

Короче говоря, перед тем как обратиться к содержанию информа ции как таковой, мы зачастую неосознанно для себя анализируем различ ные аспекты поведения «говорящего» и обстоятельства, в которых что то нам сообщается. Все это влияет на наше решение использовать получен ную информацию. Следует ли: понять ее? Дать ей ту или иную интерпрета цию? понять, что скрывается за ней? прочитать в ней то, что содержится «между строк»? и т.д.

Это означает, что составными частями информационного общения являются все действия и поступки руководителей, а не только та информа ция, которая явно и определенно сообщается работникам. Если работники видят, что слова расходятся с делом, то они склонны доверять не словам, а поступкам, которые становятся для них руководством к действию.

Доверие к тем, кто проводит требования охраны труда в жизнь, слу жит еще одним важным фактором, обусловливающим эффективность информации. Из практики и многочисленных исследований известно, что более половины работников убеждены в том, что их руководители неис кренни в своих призывах навести порядок в охране труда.

Поэтому, ставя перед работниками задачи по соблюдению требований по безопасности и охране труда, руководители должны их формулировать так, чтобы найти общие интересы с простыми работниками или предвари тельно должны провести с ними работу для выработки общего понимания стоящих проблем.

При этом они говорят с работниками на живом языке и четко обос новывают сказанное, управляют своими эмоциями и тоном высказываний в соответствии с реакцией собеседников.

88

Таким образом, распространение информации не имеет ничего об щего с простой ее «передачей», а заключается скорее в обмене мыслями и в поиске взаимопонимания.

Поэтому прямое общение руководителей и простых работников от личает ряд важных аспектов, пропадающих при использовании бумажных или электронных средств передачи информации. В их числе: соприсутст вие, позволяющее каждой стороне улавливать невербальную информацию; восприимчивость, позволяющая собеседникам ощущать интонацию гово рящего; согласованность и последовательность, которые позволяют собе седникам немедленно реагировать на полученную информацию; синхрон ность, означающая, что каждый из собеседников постоянно производит и воспринимает все виды сообщений.

Именно эти особенности прямого живого общения позволяют сто ронам, участвующим в общении, стремиться к единому пониманию про блем, стоящих на повестке дня, и направлять свои усилия к достижению согласия. В этом отношении возможности бумажных и электронных средств передачи данных ограничены. У них не только присутствует пере рыв между получением сообщения и реагированием на него, но, помимо всего прочего, отсутствуют любые возможности сторон подстраиваться под неявно выраженные аспекты отношений между ними.

Важно отметить, что личные контакты (диалоги между руководите лями, работниками и их представителями), частые короткие встречи между заинтересованными сторонами и соответствие поведения руководства его заявлениям (отсутствие противоречий между словом и делом) благоприят но сказываются на адекватном усвоении информации.

Вторая цель – чисто информационная. Для ее достижения в рамках информационного обеспечения системы корпоративного управления охра ной труда решаются три основные задачи:

(1)получение организацией «внешней» информации («извне» и «сверху»), обмен информацией и передача «вовне» отчетной либо имид жевой информации;

(2)получение отчетной информации из подразделений организа ции, обмен информацией с ними и передача «вниз» руководящих либо информационных материалов;

(3)анализ поступающей «входящей» информации и подготовка «исходящей» информации.

89

Информационные потоки и документооборот по охране труда орга низуются в рамках общего порядка по документообороту у данного рабо тодателя и осуществляются в соответствии с этим установленным поряд ком с учетом специфики работы по охране труда.

При организации документооборота следуют выделять:

1)внешнюю документацию;

2)документацию управления организацией;

3)документацию подразделения;

4)документы на рабочих местах.

Организация документооборота должна отвечать следующим требо ваниям:

♦прохождение документов должно быть оперативным, целена правленно регулироваться и оптимально осуществляться;

♦следует исключать инстанции прохождения и действия с доку ментами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

По окончании года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив.

Заметим, что всю документацию по охране труда следует выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразумений, связанных с небреж ным обращением отдельных работников с документацией по охране труда, вплоть до ее потери.

Регулярное рассмотрение состояния условий труда на рабочих мес тах, функционирования системы корпоративного управления охраной тру да на собраниях работников трудовых коллективов (смен, бригад, участков, цехов, других подразделений), на совещаниях руководителей и специали стов подразделений и организации в целом, включая Совет директоров, является одной из форм участия работников в управлении охраной труда и входит в информационное обеспечение функционирования системы кор поративного управления охраной.

Эффективная организация работ по охране труда немыслима без документов внутренней отчетности подразделений перед службой охраны труда, службой охраны труда – перед руководством организации, руково дства организации – перед собственником (учредителем).

90