книги / Организация работы с управленческими документами

4.3. Регистрационные формы. Их достоинства и недостатки

В настоящее время существует три вида регистрационных форм:

-журналы,

-регистрационные карточки,

-автоматизированные системы.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

-количество входящих, исходящих и внутренних документов;

-наличие документов, требующих строгого учета; -принятая в организации система делопроизводства (централизован­

ная, децентрализованная);

-возможность использования компьютерных технологий обработки

документов.
При использовании журнальной	формы	регистрации	сведения
о документах заносят в регистрационный	журнал.	Входящие,	исходящие

и внутренние документы регистрируют в разных журналах (рис. 15,16,17).

Журнальная форма регистрации,	введенная	еще при	Петре I
и закрепленная Генеральным регламентом	1720 года,	наиболее	надежна

ирекомендуется:

-при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов;

-в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченно­ го доступа: секретными, конфиденциальными);

-тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвра­ щает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков;

-когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела

иимеет ряд существенных недостатков:

1)журнальная форма предполагает запись данных о документах по по­ рядку, то есть в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрацион­ ный номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более за­ труднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информа­ цию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся реше­ ния одного вопроса;

2)нарушается принцип однократности регистрации. При передаче до­

кумента из одного структурного подразделения, например канцелярии, в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит доку­ мент;

3) при большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной фор­

ме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат;

4. значительно затрудняется ведение срокового контроля исполнени документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками ис­ полнения, нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

Состав реквизитов, перечисленных в журнале регистрации, может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкрет­ ной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или за­ дания (фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса). Кроме того, мо­ жет вноситься количество листов, номер дела (папки), имя файла.

	Регистра­	Д ата		Краткое содер­	Исполни­	Номер	При­
	ционный		Адресат (кому)				меча­
		отправления		жание	тель	дела
	номер						ние
	1	2	3	4	5	6	9
	826	14.04.2008	МО «Горноза-	Список изме­	Федосеева	01-08
			водский район»,	нения по изби­
			общий отдел	рателям

Рис. 15. Журнал ре^страции исходящих документов

Более удобной является карточная форма регистрации документов, при которой сведения о регистрируемом документе заносятся в регистраци­ онно-контрольную карточку.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, соз­ дание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы - возможность потери карточек. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки)

и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учрежде­ нии и записаны в инструкцию по делопроизводству (рис. 18, 19).

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек оп­ ределяется организацией. Оно зависит от того, централизовано ли ведение делопроизводства, от количества исполнителей документов, количества справочных картотек. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек: два по­ мещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполните­ лю вместе с документом.

			Номер и дата	Автор документа
			поступившего
	Входящий			(от кого поступил			Исполнитель,
		Дата	документа,			Срок		Отметка об
	номер по			документ) и	Резолюция		подпись		Примечание
		поступление	проставленные			исполнения		исполнении
	порядку		организацией-	краткое его			исполнителя
				содержание
			автором
	1	2	3	4	5	6	7	8	9
	1283	13.09.2007	1553/02-08	Пермэнерго об	Разработать план	16.09.2007	Главный	План
			09.09.2007	изменении	работ по сокращению		инженер	утверж ден
				оплаты услуг	потребления		Марин	17.09.2007
					эл.энергии
	1284	14.09.2007	696	Пермский ЦБК	Внести корректировки	20.09.2007	Коммерческий	Ответ
			06.09.2007	о прогнозе	в план поставок		директор	отправлен
				прибылей			Семенов	20.09.2007

Рис. 16. Журнал регистрации входящих документов

									Левая сторона
	Учетный	Дата	Вид и краткое	Подразделение и фамилия	Номера листов	Количество		Подпись за	Подпись за
								получение
	номер						листов в		возврат,
		документа	содержание	исполнителя	черновика	экземпляров		проекта,
	документа						экземпляре		дата
	1	2	3					черновика
				4	5	6	7	8	9

							Правая сторона
	Отметка об	Отметка об			Наименование, номер	Индекс дела, номер	Номера листов дела, количество
		уничтожении	Куда	Номера	и дата	по учету документов	экземпляров,
	уничтожении	проекта или лишних					зарегистрированных по учету
			отправлен	экземпляров	оправдательного	выделенного
	черновика	экземпляров					документов выделенного
					документа	хранения
		документа					хранения
	10
		11	12	13	14	15	16

Рис. 17. Журнал регистрации (учета) конфиденциальных документов

Срок исполнения обводится кружком

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 12 13 14 15 16 17 1 8 ^ 2 Л о 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент (автор)
Дата получения Входящий номер Дата документа	Номер	Количество лис­
	документа	тов, экземпляров

Заголовок (краткое содержание)

Резолюция

Исполнитель

Рис. 18. Форма регистрационно-контрольной карточки. Лицевая сторона

Лицевая сторона карточки предназначена для регистрации входящих документов, оборотная - исходящих и внутренних. При регистрации писемответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма.

Ход исполнения

Фонд №

Опись №

Дело №

Рис. 19. Форма регистрационно-контрольной карточки. Оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размно­ жают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных реги­ стрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Внастоящее время ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Автома­ тизированный системы регистрации позволяют заполнять регистрационные формы и одновременно создавать базу данных по документам организации.

Воснове компьютерной системы регистрации лежит принцип одно­ кратности ввода повторяющейся информации и возможности использования

одной и той же информации в различных формах и различных базах данных. Данная система регистрации позволяет:

-регистрировать документы на различных рабочих местах;

-объединять сведения о документах в единой базе данных организации;

-организовывать информационно-справочную работу с документами;

-организовывать контроль за исполнением документов.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исхо­ дящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но сведения, вносимые в общую базу данных, позволяют осуществлять обобщенный по­ иск по всем документам организации (рис. 20, 21).

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит:

-поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего до­ кумента, краткое содержание, текст резолюции);

-поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа);

-поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения ре­ гистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

-вид документа (так как количество видов документов ограничено);

-автор резолюции - список руководящих лиц организации;

-структурное подразделение - список структурных подразделений;

-исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей: назва­ ния (и / или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректиро­ ваться при кадровых изменениях;

-номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

-связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистри­

руемого документа с другими (например, документ-ответ связывается

синициативным документом).

Ввиде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Ор­ ганизации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего / отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о кор­ респондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значи­ тельной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Вопросы для самоконтроля

1.Какие цели преследует регистрация документов?

2.Какие документы подлежат регистрации?

3.От чего зависит выбор системы регистрации?

4.Какие регистрационные формы существуют в настоящее время?

5.Какие реквизиты должны быть включены в регистрационные формы?

6.Как формируется состав регистрационного номера входящих, исхо­ дящих и внутренних документов?

7.В каких случаях используют журналы регистрации?

8.Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации?

9.Каковы недостатки журнальной формы регистрации?

10.Чем характеризуется смешанная система регистрации?

11.В чем состоит основной принцип регистрации?

12.Какие достоинства компьютерных систем регистрации вам из­

вестны?

Тест 4

1. Регистрация преследует следующие цели:

а) обеспечивает эффективность управления документами; б) обеспечивает сохранность документов;

в) обеспечивает правильность оформления номенклатуры дел.

2. Обязательной регистрации подлежат

а) все поступающие документы; б) все поступающие, внутренние и исходящие документы;

в) все документы, требующие специального учета, исполнения и ис­ пользования в справочных целях независимо от способа получения.

3. Достоинством журнальной формы регистрации является

а) легкость ведения срокового контроля исполнения документов; б) возможность систематизации сведений о документах; в) организация оперативного поиска документов; г) потеря сведений о документах;

д) надежность при повышенных требованиях к обеспечению сохран­ ности документов.

4. Утверждение о том, что в журнал регистрации и регистрационную карточку входящих документов вносятся одни и те же данные о документе,

а) верно; б) не верно.

5. Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки предназна­ чена для регистрации

а) исходящих документов; б) входящих документов; в) внутренних документов.

Тема 5 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Понятие контроля исполнения документов и его цель

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспе­ чивающих своевременное исполнение документов.

Организация работы с документами в учреждении предусматривает создание системы контроля исполнения документов.

Цель контроля - обеспечение своевременного и качественного ис­ полнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уров­ не исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

Организация системы контроля позволяет решить следующие задачи:

-учет хода исполнения документов;

-выявление нарушений сроков исполнения;

-информирование руководства предприятия о ходе исполнения доку­

ментов;

-выявление и своевременное устранение причин неисполнения доку­

ментов;

-укрепление исполнительской дисциплины;

-повышение персональной ответственности исполнителей за свое­ временное и качественное исполнение документов.

Основным нормативным документом, регламентирующим организа­ цию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, явля­ ется инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля ис­ полнения документов, в том числе:

-кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

-какие документы ставятся на контроль;

-этапы контроля исполнения документов;

-сроки исполнения документов;

-формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

-отражение данных о контроле в РКК;

-ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, проведение срока исполнения доку­ ментов, снятие документа с контроля);

-работа с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминание

оприближении срока исполнения и др.);

-обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения до­ кументов.

Обязательному контролю подлежат все документы, требующие ис­ полнения, то есть принятия дополнительного решения, выполнения какихлибо действий или подготовки ответного документа: