книги / Организация работы с управленческими документами

- другие документы, относящиеся к данному лиду.

Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработ­ ной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятель­ ные дела в пределах года.

Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы ор­ ганизации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (от А до Д, от Е до К и т.д.). Внутри дела каждое обращение гражданина и все доку­ менты по его рассмотрению составляют отдельную группу, которая отделя­ ется от другой группы чистым листом бумаги.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по оп­ ределенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включа­ ются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов.

Если в деятельности предприятия составляются или поступают еди­ ничные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специ­ альную папку для подобных документов с заголовком «Документы по раз­ личным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела.

6.3. Правила оформления дел

Оформление дел - это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заве­ рительной надписи.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизвод­ стве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный ар­ хив после окончания календарного года, в котором они были заведены.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частич­ ное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временно­ го (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях.

Полное оформление дела включает:

-подшивку (переплет) дела;

-нумерацию листов в деле;

-составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

-составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (для учета документов личных дел, дел о присуждении ученых степе­ ней и званий);

-оформление обложки дела.

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка за­ веденного дела (рис. 24).

Код гос. архива

Код о р гани зац и и 2 2 2 2 2 2 2

Ф. N

O n. N

Д . N

(Наименование архивного учреждения)

______ Общество с ограниченной ответственностью «Цветмет»_________________

_______________________ Отдел снабжения_____________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО » 05-06 ТОМ » __

Переписка с научно-производственным объединением «Звезда» за 2007 г.___________

(Заголовок дела)

________________________ 09 января - 30 декабря 2007 г.___________________________

(Крайние даты)

На _________ листах

Хранить 5 лет ЭПК

Ф. N ______

On. N ___

Д. N ______

Рис. 24. Пример оформления обложки дела

Ыа обложке дела указывается:

-наименование организации (полное, в именительном падеже; в скоб­ ках сокращенное название);

-наименование структурного подразделения, где оформлено дело;

-номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

-заголовок дела;

-г о д заведения (если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения);

-срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел. Количество листов проставляется после завершения дела.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, которая помещается в начале дела (рис. 25).

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

			документов дела № _____________
	№	Индекс	Дата	Заголовок документа	Номера	Примеча­
	п/п	документа	документа		листов ед. хр.	ние
	1	2	3	4	5	6

Итого___________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи___________________________ . (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела	Подпись	Расшифровка подписи

Дата

Рис. 25. Форма внутренней описи документов дела

Вопросы для самоконтроля

1.Что называется формированием дела?

2.Чему способствует формирование дел?

3.Кто и когда осуществляет формирование дел?

4.Каковы правила формирования дел?

5.Какое значение имеют сроки хранения документов при формирова­ нии дел?

6.Как располагаются документы внутри дела?

7.Какие сведения указываются на обложке дела?

Тест 6

1. Формирование дел способствует

а) установлению порядка в организации делопроизводства и обеспече­ нию сохранности документов;

б) правильной и своевременной регистрации.

2. Утверждение о том, что формирование дел при всех формах ведения делопроизводства (централизованной, децентрализованной, смешанной) ве­ дется службой ДОУ (секретарем руководителя предприятия),

а) верно; б) не верно.

3. Основной принцип систематизации документов -

а) корреспондентский; б) хронологический; в) алфавитный; г) географический.

4. Протоколы общих собраний акционеров и протоколы заседаний со­ вета директоров формируются

а) раздельно; б) в одно дело.

5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения переплетать (подшивать)

а) требуется; б) не требуется.

6. Формирование дела заканчивается

а) в пределах календарного года (за исключением переходящих дел); б) по достижении максимального объема в листах, т.е. 250 л.; в) формирование дела заканчивается по усмотрению организации.

Тема 7 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В каждой организации документы должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамот­ ной и четкой систематизации, классификации комплексов документов, обра­ зующихся в деятельности организаций.

Единый подход к классификации документов в организации обеспе­ чивает номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (на­ именований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, по­ зволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оператив­ ного их поиска в случае надобности. Даже при большом опыте работы не­ возможно четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

7.1. Функциональное назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел предназначена:

-д ля классификации документов и группировки исполненных доку­ ментов в дела;

-для систематизации и индексации дел;

-для установления порядка формирования дел;

-для определения сроков хранения дел;

-д ля составления описей дел при сдаче документов постоянного

ивременного (свыше 10 лет) хранения в архив;

-для учета дел в делопроизводстве, а в архиве - для учета дед вре­ менного хранения (до 10 лет включительно);

-для построения различных картотек, справочников и указателей. Номенклатура дел является основой для составления актов на уничто­

жение дел и имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

7.2. Основные требования к составлению номенклатуры

Нормативные требования к систематизации документов в современ­ ном ДОУ закреплены в следующих нормативных документах:

- Основные правила работы архивов организаций. - М : Росархив, 20027;

-Государственная система документационного обеспечения управле­ ния. - 1991;

-Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - 2005;

7 Основные правила устанавливают порядок подготовки номенклатуры, зак^еш1Я. ют ее форму, правила заполнения граф, составления и систематизации заголовков дел содержат требования к оформлению номенклатуры дел.

“Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

№125-ФЗ от 22.10.2004;

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся

вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения. - 2000.

-Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур

дел / Росархив; ВНИИДАД; сост. А. Н. Сокова, T. Р. Белая, М. Л. Гавлин. - М., 2005.

Вэтих документах:

-содержится определение номенклатуры дел;

-устанавливаются виды номенклатур дел;

-порядок составления и оформления номенклатур дел;

-порядок проведения экспертизы ценности документов;

-определение сроков хранения после завершения исполнения до­ кументов.

Кроме того, при разработке номенклатуры дел следует руково­ дствоваться:

-уставом (положением) организации;

-положениями о структурных подразделениях;

-штатным расписанием;

-классификаторами участков деятельности и классификаторами структурных подразделений;

-положениями об отдельных видах деятельности (о коммерческой тайне, об управлении персоналом);

-документами по планированию и отчетности о деятельности пред­ приятия и службы ДОУ;

-регистрационно-учетными формами (журналами, картотеками);

-номенклатурой дел за прошлый год;

-описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, актами о выделении документов и дел на уничтожение;

-ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Основные правила работы архивов организаций определяют виды но­ менклатур дел (рис. 30):

-типовая номенклатура является нормативным документом. Она

составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, единую индексацию этих дел (например, Министерство обра­ зования и науки РФ разрабатывает типовую номенклатуру для учебных за­ ведений);

-примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, за­ водимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру дея­ тельности, но имеющих разную структуру, с указанием индексов, и носит рекомендательный характер;

-индивидуальная номенклатура является систематизированным перечнем конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопро­

изводстве одной организации или структурного подразделения, конкретизи­ рованных с учетом специфики этой организации. В нее переносятся без из­ менений сроки хранения, предусмотренные типовой и примерной номенкла­ турой дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств, утверждаются их руководи­ телями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел со­ гласовываются с Центральной экспертной комиссией (экспертной комисси­ ей) (ЦЭК, ЭК) министерства или организаций, имеющих подведомственную сеть. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы (рис. 27,28).

7.3. Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел включает в себя:

-определение круга документов для включения в номенклатуру;

-составление заголовков;

-разработку порядка формирования дел;

-определение сроков хранения дел;

-создание системы индексации и установление индексов дел;

-оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практиче­ скую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура дел может быть построена либо в соответствии с ут­ вержденной организационной структурой организации, либо в соответствии

спроизводственной (функциональной) схемой.

Впервом случае разделами номенклатуры будут наименования струк­ турных подразделений, например, канцелярия, плановый отдел, производст­ венный отдел, юридический отдел и т.д. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закреп­

ленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Во втором случае наименования управленческих функций, направлений деятельности организации, которые располагаются в порядке их значимости.

Независимо от места в штатном расписании первым разделом номенк­ латуры дел должна быть служба документационного обеспечения (управле­ ние делами, общий отдел, канцелярия). Это связано с тем, что именно в службе ДОУ создаются и хранятся документы, фиксирующие организаци­ онно-распорядительную деятельность.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изу­ чения состава, содержания и количества документов, образующихся в дея­ тельности организации.