2. Программные решения для типографий
Итак, решением многих проблем для типографий могут послужить внедрение единой информационной системы, позволяющей автоматизировать все процессы, происходящие в типографии. Сейчас существует много различных программ автоматизации от отечественных и зарубежных разработчиков. Но как показывает практика, не всегда они приживаются в российских типографиях. Главным недостатком некоторых из них является жесткость структуры и невозможность привязать систему к реалиям работы конкретной типографии с конкретным набором оборудования и типовых заказов. Другие же, наоборот, отличаются излишней гибкостью, и также оторваны от жизни. С их внедрением работа менеджеров только усложняется за счет необходимости ввода множества избыточных параметров, отнимающих лишнее время. Коробочные продукты слишком просты и не дают необходимой функциональности предприятию, а индивидуальные системы дороги и требуют кропотливой настройки и многочасовой работы инструкторов от фирм-разработчиков по обучению сотрудников типографии работе по-новому. Все уверены в необходимости системы автоматизации, но никто не знает, какая из них подойдет лучшим образом для своей типографии.
Однако существует возможность создания собственного уникального программного обеспечения с помощью внешнего партнера, имеющего значительный опыт в разработке программного обеспечения в полиграфической отрасли. Для этого в самой типографии работу по этому направлению должен курировать один из ее руководителей, наделенный достаточными полномочиями, чтобы заставить работать предприятие по-новому. Этот куратор совместно с программистами буквально по крупицам должен отладить систему автоматизации полиграфического предприятия.
Разработанная система может содержать в себе модули по работе и учету клиентов, бухгалтерский модуль, складской раздел, позволяющий автоматически генерировать заказы на бумагу и краску под определенные работы, технологический модуль, сопровождающий каждый заказ через все технологические участки типографии от момента подписания контракта до выдачи готовой продукции. Каждый сотрудник типографии, начиная от менеджера и заканчивая обычными печатниками и операторами финишного и допечатного оборудования, должен иметь доступ в систему, в рамках своих полномочий и выполняемых работ.
Все сотрудники причастные к заказу могут в реальном времени отслеживать ситуацию по прохождению работы через свой участок, видеть свой список предстоящих к выполнению задач, и вносить изменения в систему после выполнения тех или иных операций. Таким образом, руководители типографии и ответственные менеджеры должны видеть объективную картину по выполнению текущих заказов. Они смогут при необходимости вмешаться в процесс, изменив очередность выполнения и приоритеты работ.
По истине полезной такая система станет для руководства типографии. Вся деятельность предприятия станет перед ними, как на ладони. Можно будет получить различные отчеты по выработке всей типографии и отдельных ее участков за определенный период, интенсивность работ отдельных менеджеров, объемы заказов от определенных клиентов, затраты времени и прибыльность разных видов работ, степень загрузки оборудования, качество и интенсивность работы отдельных сотрудников типографии и многое другое.
Главное же, система автоматизации снизит зависимость работы предприятия от субъективных факторов. Даже неожиданное отсутствие по болезни или другой причине ведущего менеджера не нанесет урон предприятию, так как все его контакты, текущие и планируемые работы будут вестись не в личном блокноте или его памяти, а в единой системе предприятия. К тому же болезнь сотрудников перестанет быть проблемой и по другой причине: хорошая информационная система должна дать персоналу возможность удаленной работы через Интернет.
После полного же внедрения информационной системы заказчики типографии получат множество выгод для себя. Все клиенты, несмотря на их количество и авральные сезоны могут быть уверены, что любые их просьбы и пожелания при приемке заказа не будут забыты. Расчет цен всегда будет производиться по оптимальным алгоритмам, полностью исчезнут ошибки и просчеты, невыполнимые обещания менеджеров. Каждый принятый в работу заказ будет выполняться жестко в оговоренный срок, так как вместе с его оформлением система автоматически зарезервирует бумагу и все необходимые расходные материалы, время работы конкретных единиц оборудования и сотрудников, которым предстоит выполнять работу над ним. В будущем планируется, что каждый клиент сможет с помощью этой информационной системы контролировать ход выполнения своих заказов в реальном времени через Интернет, даже не прибегая к услугам ответственного менеджера. Таким образом, кроме высочайшего качества клиенты автоматизированной типографии получат еще минимальное время выполнения своих заказов, и объективный инструмент для контроля их выполнения.