Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Саратовский государственный технический университет
Балаковский институт техники, технологии и управления
Создание отчетов
в microsoft access
Методические указания к выполнению лабораторной работы
по курсу «Управление данными»
для студентов специальности 230201
дневной формы обучения
Одобрено
редакционно-издательским советом
Балаковского института техники,
технологии и управления
Балаково 2010
Цель работы:
-
Научиться создавать и редактировать отчеты в Microsoft Access;
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую «презентационную» миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наиболее удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таблицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные сведения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего использования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.
Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог товаров или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, отображаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.
Технология работы
Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.
Рис. 7.
Заголовок отчета. Содержит информацию общего характера (как правило, надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме того, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдельных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.
Верхний колонтитул. Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, которая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.
Заголовок группы. Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примечание группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.
Область данных. Область, в которой располагаются фактические данные из полей таблиц.
Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах — выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.
Нижний колонтитул. В этом разделе выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или некоторые итоговые значения.
Примечание отчета. Этот раздел содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета, сразу за нижним колонтитулом последней страницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.
В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул, Область данных и Нижний колонтитул. Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить). (Чтобы добавить или удалить колонтитулы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разделов можно произвольно изменять