- •«Технология разработки стандарта организации по управлению документацией»
- •Содержание
- •Введение
- •1 Состав системы документации организации
- •1.1 Документы системы менеджмента качества организации
- •1.2 Внешние нормативные документы организации
- •1.2.1 Состав внешних нормативных документов
- •1.2.2 Управление внешней документацией организации
- •1.3 Внутренняя документация организации
- •1.3.1 Состав внутренней документации
- •1.3.2 Управление внутренней документацией.
- •Заключение
Министерство Образования и Науки Российской Федерации
ФГБОУ ВПО «Казанский национальный исследовательский технологический университет»
Кафедра Аналитической химии, сертификации, менеджмента качества
Курсовая работа по дисциплине
«Технология разработки стандартов и нормативных документов»
по теме
«Технология разработки стандарта организации по управлению документацией»
Выполнил: группа 419171
Галимова А. С.
Проверил: Мовчан Н.И.
Казань, 2012
Содержание
|
Стр. |
Введение…………………………………………………………………………. |
3 |
1 Состав системы документации организации……………….………………... |
4 |
1.1 Документация СМК………………………………………………………... |
5-7 |
1.2 Внешняя документация организации……………………………………... |
8-11 |
1.2.1 Состав внешней документации……………………………………… |
12 |
1.2.2 Управление внешней документацией………………………………. |
|
1.3 Внутренняя документация организации………………………………….. |
|
1.3.1 Состав внутренней документации…………………………………... |
|
1.3.2 Управление внутренней документацией……………………………. |
|
Заключение |
|
Список использованной литературы |
|
Приложение А |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Введение
Не вызывает сомнения тот факт, что вопросы управления документацией в организациях актуальны на сегодняшний день. Стандартизация в области управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в сфере управленческой деятельности. Самостоятельным направлением совершенствования управления документацией является международная стандартизация.
В ряде стран основным нормативным документом, регламентирующим работу с документами, является национальный стандарт по управлению деловой документацией, эквивалентный международному стандарту ИСО 154891:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами».
Тема моей курсовой работы – технология разработки стандарта организации по управлению документацией.
Цель работы – изучить сущность стандартизации в области управления документацией, понять процедуру управления документами.
1 Состав системы документации организации
Управление документацией - один из аспектов управления качеством, который вызывает ненависть и раздражение у сотрудников и руководителей подразделений. Причины такой неприязни вполне понятны – бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и бумаги являются целью в любой проверке работы подразделения или сотрудника.
Документация нужна самим работникам для правильной координации своей работы. Документация – это управленческий инструмент, она нужна руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными. Документация нужна, когда мы хотим координировать нашу работу. Правило большого пальца – опрос нескольких сотрудников, как они делают определенную работу. Если объяснения отличаются – нужно писать инструкцию или регламент, точно описывающий выполнение этой работы.
В соответствии с СМК-СТО-01.05-2007 «Стандарт организации система менеджмента качества. Управление документами» [1] стандарт организации устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов системы менеджмента качества, правил описания процессов, порядка управления документами системы менеджмента качества, принятыми в организации. Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников организации.
Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо
выполнять следующие действия:
- создание и оформление документов,
- организация их движения и обработки,
- систематизация и хранение документов.
Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управленческой деятельности
Управление документами в организации включает [2]:
а) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
б) распределение ответственности и полномочий по управлению документам;
в) установление и распространение процедур и руководящих указаний
г) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и
использованию документов
д) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами
е) интегрирование управления документами в системы и процессы деловой
деятельности.
Документы позволяют организациям:
−осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и подотчетно;
−предоставлять услуги последовательно и беспристрастно;
−обеспечивать и документировать формирование политики и принятие управленческих решений;
−обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
−повышать эффективность деятельности всей организации;
−обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
−соблюдать требования законодательства и регулирующей среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
−обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая управление рисками, связанными с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
−защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
−обеспечивать и документировать текущие и будущие научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, деятельность по развитию, разработки и достижения, а также исторические исследования;
− предоставлять документированные доказательства деловой, личной и общественной деятельности;
−обеспечивать деловое, персональное и социальное своеобразие;
−сохранять корпоративную, индивидуальную память, память общества
Управление документацией похоже на уход за вещами. У некоторых одежда валяется кучками на полу, у некоторых аккуратно сложена в шкафу на определенных полках. Неряха теряет в личной жизни свое время, а в бизнесе - деньги и время фирмы. Отсутствие необходимой документации или неправильное её использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации. Существуют различные типы и виды документации, я попробую в простой форме рассказать о них.