5.2.15. Анализ формируемой информации

Методика построения схемы потоков информации

Прежде всего на основании анализа производственной структуры управления и внешних связей предприятия устанавливают:

- все источники и приемники информации, т. е. возможное распределение потоков информации в пространстве;

- распределение структурных подразделений по уровням управления;

- направления материальных потоков;

- степень взаимосвязи структурных подразделений.

Затем в каждом структурном подразделении определяют:

- виды информации, получаемой и образующейся в подразделениях и передаваемой в другие подразделения;

- характер взаимосвязи между структурными подразделениями по видам информации;

- структурные подразделения, участвующие в осуществлении каждой функции управлению;

- группировку отдельных видов информации по функциям управления или управленческим работам;

- характер использования поступающей и формируемой информации в каждом подразделении;

- взаимосвязь и взаимозависимость отдельных видов информации;

- виды носителей информации;

- маршруты прохождения информации по структурным подразделениям.

После этого, располагая указанными данными, оформляют схему потоков информации по каждой из функций управления (рис. 2.12). По строкам располагается весь выявленный перечень видов информаций, по столбцам — наименования структурных подразделений. Структурные подразделения группируются по уровню управления и располагаются в порядке подчиненности слева направо. Смежные подразделения располагаются в соответствии с направлениями материальных потоков. Например, кладовая заготовок цеха поставщика располагается слева от структурных подразделений данного цеха, а кладовая готовых деталей цеха потребителя — справа. Места прохождения информации соединяют линиями со стрелками, указывающими направление потоков. После разметки на схеме маршрутов прохождения информации по каждому виду информации в местах ее возникновения (в пределах рассматриваемой системы управления) устанавливают используемые виды исходной информации, Если информация формируется на основании натуральных измерений (первичного учета), то исходная информация может отсутствовать.

Взаимосвязанные виды потоков исходной и производной информации соединяются штриховыми линиями в пределах данного столбца (структурного подразделения), где формируется производная информация.

На этом построение схемы заканчивается и начинается проверка правильности ее заполнения и анализ потоков порождаемой в каждом структурном подразделении информации.

Анализ модели. При анализе информационную модель целесообразно дополнить наглядными таблицами, отражающими в основном количественные характеристики — частоту возникновения, информационные емкости, объемы и плотности сообщений.

Анализ использования информации по всей таблице позволяет выявить ее повторяемые и излишние виды. На основании этого можно сократить и упростить потоки информации, в том числе и документооборот, устранив неоправданное дублирование информации и произведя унификацию форм документов. Необходимо учитывать, что основная масса информации передается (и образуется) в устной форме. Но объем информации, содержащейся в устном сообщении, как правило, выше того уровня, который необходим для управления за счет избытка призрачной информации. Поэтому следует учитывать лишь ту информацию, которая требуется принимающему ее подразделению для определения состояния объекта управления и выработки управляющего воздействия. Чаще всего для этой цели достаточна информация о месте, причинах и времени события.

Выполнив анализ всех документов и устных сообщений, нетрудно определить объем потока информации в разрезе функций управления и структурных подразделений, степень их загрузки и провести целый ряд других исследований информационных потоков.

Метод позволяет получить сведения о всей информации, порождаемой в процессе производства, и может быть использован в системе управления предприятием.