Курсовые работы / ПРИС К_6
.pdfсделать акцент на аналитическую деятельность, то лучшим решением станет
CRM-система «Мегаплан», имеющая мощную аналитическую платформу и гибкую систему построения графиков и диаграмм. Программное решение
«AmoCRM» стоит выбрать, в случае, если организация планирует основной упор делать именно на удобстве оформления заявок и контактов с клиентами.
Из выборки были исключены CRM-системы «Битрикс24» и «Простой Бизнес» из-за высокой стоимости сопровождения и отсутствия бесплатных обновлений у системы «Простой Бизнес».
Выводы по первому разделу
В данном разделе курсового проекта была раскрыта сущность CRM-
системы и необходимость ее использования, как для крупных организаций, так и для малого бизнеса. CRM (customer relationship management) системы - это класс систем автоматизации, предназначенных для формализации и автоматизации стратегии взаимодействий с потребителями (клиентами), а
именно, повышения продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов с помощью сохранения в базах данных собранной информации о потенциальных клиентах и истории взаимодействий с ними,
улучшения и установления основных бизнес-процессов и их конечного анализа.
Также была описана предметная область, в которой функционирует организации, осуществляющие позаказное производство пластиковых окон и дверей. Согласно общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД) основным видом деятельности организации является производство пластмассовых изделий, используемых в строительстве (25.23),
производство столярных и плотничных (45.42), а также производство стекольных работ (45.44.1)
Помимо вышеперечисленного также был проведен сравнительный анализ четырех известных отечественных CRM-систем: «Битрикс24»,
«AmoCRM», «Простой Бизнес» и «Мегаплан».
12
2 АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА ЗАКАЗОВ КЛИЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ПО ПОЗАКАЗНОМУ ПРОИЗВОДСТВУ ПЛАСТИКОВЫХ ОКОН И ДВЕРЕЙ
2.1 Постановка задачи проектирования информационной системы
Информационная система для автоматизации учета заказов клиентов в организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей должна содержать следующую информацию:
Сведения о пластиковых изделиях ПВХ окна и двери, которые может производить предприятие (название, вид, фотогалерея ПВХ окон и дверей т.д.).
Сведения о дополнительных услугах, оказываемых организацией
(вид услуги, стоимость и т.д.)
Сведения о заказах ПВХ окон и дверей от клиентов (номер заказа,
заказываемое изделие, дата заказа, дата предполагаемого выполнения,
стоимость заказа и т.д.).
Сведения о выполнении и оплате заказов ПВХ окон и дверей
(номер заказа, дата фактического выполнения, факт оплаты и т.д.).
Сведения о заказе дополнительных услуг от клиентов (номер заказа услуги, дата заказа услуги, дата предполагаемого выполнения,
стоимость заказа и т.д.).
ИС должна обеспечивать выполнение следующих функций
(основных и дополнительных):
Ввод, удаление и редактирование той или иной информации, с
возможностью автоматизации (подстановок из других таблиц, фиксированных наборов данных и т.д.) и входного контроля от некорректных действий.
Многопользовательский режим работы.
13
Разграничение прав доступа к ИС с помощью идентификации и аутентификации пользователей (пользователь – соответствующий пароль).
Обеспечить возможность оперативного изменения пароля.
Количество различных пользователей – не менее 2.
Резервное копирование информационных баз по желанию пользователя (только администратора).
Осуществлять поиск по разнообразным признакам (не менее одного в каждой из информационных категорий, например, номеру заказа и т.д.).
Осуществлять сортировку по различным признакам (не менее одного в каждой из информационных категорий, например, по дате выполнения заказов и т.д.).
Вывод видов ПВХ окон и дверей, которые производит предприятие на текущий момент времени.
Вывод списка заказов на ПВХ окна и двери за заданный пользователем период времени. Организовать возможность вывода списка сведений в MSWord (или MSExcel).
Выводить сведения о тех видах ПВХ окон и дверей, которые принесли максимальный доход за заданный промежуток времени (то есть являлись наиболее прибыльными для организации).
Формировать сведения о выполненных, но не оплаченных заказах ПВХ окон и дверей на текущий момент времени.
Формировать сведения о выполненных, но не оплаченных заказах дополнительных услуг на текущий момент времени.
Формировать перечень заказов на дополнительные услуги не выполненных в срок (с возможностью вывода на печать) за заданный период времени.
14
2.2 Анализ предметной области проектирования информационной системы
Предметной областью разработки является деятельность организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей.
Позаказный метод учета широко применяется на предприятиях,
выпускающих продукцию в единичных экземплярах или небольшими партиями. Главной отличительной чертой данного метода является то, что в качестве главного объекта учета выступает отдельный заказ. Другой особенностью является калькуляция себестоимости – рассчитывается лишь итоговая себестоимость полного заказа (единицы изделия).
Основанием для оформления заказа выступает договор на оказание услуги, оформленный между изготовителем продукции, и ее непосредственным заказчиком. Каждому заказу присваивается индивидуальный номер, который используется далее во всех документах,
имеющих отношение к данному заказу. Этот факт обеспечивает взаимосвязь всех финансово-хозяйственных операций, возникающих в процессе выполнения заказа [12-14].
Система предназначена для автоматизации учета клиентских заказов производственной организации, занимающихся разработкой пластиковых окон и дверей.
Основными возможностями разрабатываемой системы будут являться:
–обработка сведений о поступающих заказах от клиентов
(потребителей) при которой будет происходить ввод, удаление и редактирование той или иной информации, с возможностью автоматизации
(подстановок из других таблиц, фиксированных наборов данных и т.д.);
–обеспечение многопользовательского режима работы;
–разграничение прав доступа к ИС с помощью идентификации и аутентификации пользователей;
–резервное копирование информационных баз по желанию
пользователя (только администратора);
15
–обработка данных при поступлении и списание материалов со склада;
–работа со сведениями о неоплаченных заказах, а также не предоставленных вовремя изделиях или услугах.
Основной целью, разрабатываемой ИС является сбор, обработка,
хранение информации в БД и представление ее пользователям. Информация,
используемая в БД, должна отражать процесс взаимодействия организации с клиентом и сопровождать весь этот бизнес-процесс.
К задачам системы можно отнести: обеспечение автоматизации процесса учета поступающих от клиентов заказов для организации,
занимающейся позаказным производством пластиковых окон и дверей,
структурирование алгоритма работы, получение необходимой аналитической информации с возможностью ее дальнейшей детализации [14].
Основными предполагаемыми пользователям системы являются:
–администратор БД;
–пользователь (менеджер 1/2);
–гость.
Администратор - лицо, ответственное за удаление сведений из базы данных, а также изменение пароля для входа в систему, резервное копирование базы данных, за подключение к нужной базе данных. Оно имеет доступ ко всем пунктам главного меню системы, возможность редактирования всех объектов системы.
Пользователь (менеджер) - лицо, отвечающее за ввод данных в систему,
обеспечивающих обслуживание заказчиков. Лицо не имеет доступа к конфигурации системы, не имеет осуществления смены пароля и резервного копирование базы. Так же сотрудник не может интерактивно удалять записи в базе данных, ему доступна лишь интерактивная пометка на удаление.
Гость – лицо, не имеющее существенных прав. Имеет право на просмотр некоторых документов и отчетов.
Входные и выходные документы для разрабатываемой ИС учета
заказов клиентов, имеют форму бумажных носителей.
16
Входным документов является договор, заключенный между
изготовителем продукции и ее заказчиком.
Выходными документами выступают:
–справка-расчет о калькуляции заказа;
–справка-расчет о себестоимости продукции;
–отчет о выполненных, но не оплаченных заказах на данный период времени;
–отчет о выполненных, но не оплаченных заказов дополнительных услуг на данный период времени;
–отчет о заказах дополнительных услуг, не выполненных в срок;
–список заказов за заданный промежуток времени;
–список продукции, которую организация производит на текущей момент времени.
2.3 Построение функциональных моделей, описывающих бизнес-
процесс учета заказов клиентов в организации по позаказному производству изделий из камня и металла
Функциональная модель бизнес-процессов разрабатываемой информационной системы представлена в приложении В на рисунках В.1-В.8.
Целью моделирования является упрощение автоматизации процесса учета заказов клиентов для организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей, то есть повышение эффективности процесса. Функциональная модель построена с точки зрения интегрированного пользователя: работников производства и менеджеров, а также с точки зрения разработчика. Это обусловлено тем, что с системой необходимо работать как сотрудникам производства, так и менеджера, который непосредственно занят сопровождением и работой с информационной системой [12-13, 15].
17
Следовательно, при моделировании системы учета заказов клиентов в организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей были выделены следующие работы, которые представлены на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 – Иерархическое дерево работ
Для проведения количественного анализа разработанной функциональной модели необходимо рассмотреть поведение следующих показателей: коэффициент уровня, рассчитываемый по формуле (2.1);
коэффициент сбалансированности, рассчитываемый по формуле (2.2); и
коэффициент применения элементарных функций, рассчитываемый по формуле (2.3).
|
|
|
= |
|
|
|
(2.1) |
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
∑ |
|
|
|
|
|
|
|
= | |
=1 |
|
− max |
| |
(2.2) |
|||
|
|
|
||||||
б |
|
|
|
|
от до |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
18 |
|
|
ф = |
эл.ф |
|
|
(2.3) |
|
|
|||
|
|
|
||
где N – количество работ на текущем уровне; L – номер уровня; |
|
– стрелки, |
||
|
|
|
|
входящие и выходящие в функцию; эл.ф – количество элементарных функций.
От уровня к уровню должен уменьшаться (или хотя бы не возрастать). б в идеале равен нулю, однако допускаются значения в пределах от 2 до 3. Коэффициент сбалансированности показывает соотношение выходных и выходных стрелок. Коэффициент применения элементарных
функций необходим для определения необходимости дальнейшей детализации функциональной модели. Если ф>1 и эл.ф>0,5, то продолжать декомпозицию не надо.
Перечень элементарных функций для расчета коэффициента
использования элементарных функций представлен в приложение Д.
Результаты расчёта коэффициентов для каждого уровня представлены в таблице 2.1. На основе списка элементарных функций был заполнен 4-й
столбец таблицы 2.1.
Таблица 2.1 – Результаты количественного анализа функциональной модели
Номер уровня |
|
|
|
|
|
эл.ф |
|
|
|
|
|||||
|
|
б |
эл.ф |
ф |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 (А0) |
- |
- |
- |
- |
|
- |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 (А1) |
2,0 |
1,0 |
3 |
1,5 |
|
0,8 |
|
2 (А2) |
1,0 |
0,7 |
3 |
3,0 |
|
1,0 |
|
2(А3) |
1,0 |
2,0 |
0 |
0 |
|
0 |
|
3(А12) |
1,0 |
2,7 |
3 |
3,0 |
|
1,0 |
|
3(А21) |
1,3 |
0,8 |
4 |
3,0 |
|
1,0 |
|
3(А22) |
1,5 |
1,0 |
3 |
2,0 |
|
1,0 |
|
Таким образом, исходя из таблицы 2.1, можно сделать вывод, что коэффициент уровня имеет тенденцию уменьшения, коэффициент сбалансированности находится в пределах от 0 до 3, что не превышает норму,
а коэффициент применения элементарных функций говорит о достаточной декомпозиции работ.
19
2.4 Построение логических и физических моделей данных бизнес-
процесса учета заказов клиентов в организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей
Целью построения логической модели предметной области разработки,
является получение графического представления логической структуры исследуемой предметной области. Логическая модель иллюстрирует сущности разрабатываемой ИС и отражает их взаимоотношения, где сущности описывают объекты и субъекты деятельности предметной области, а атрибуты
– свойства этих объектов и субъектов [16].
Анализ предметной области разработки ИС позволил выделить следующие сущности и атрибуты:
1)Менеджеры: код, наименование, оклад.
2)Услуги: код, наименование, цена дополнительной услуги, код менеджера
3)Пластиковые изделия: код, наименование, вид, цена, дата изготовления, код материала
4)Материалы: код, наименование, вид, характеристика, код поставщика.
5)Поставщики: код, наименование, адрес, номер телефона,
исполнительный директор.
6)Клиентская база: код, ФИО, адрес, номер телефона.
Логическая модель данных разрабатываемой информационной системы для автоматизации учета заказов клиентов, построенная в соответствии со стандартом IDEF1X изображена на рисунке 2.2.
Взаимосвязи между объектами отражаются взаимодействием между двумя сущностями, называемым «один-ко-многим». Также, чтобы разрабатываемая модель данных сразу находилась в первой нормальной форме, для каждой сущности был определен ключевой атрибут – Код.
20
Следовательно, были выделены сущности, установлены их связи и определены ключевые атрибуты. Логическая модель данных разрабатываемой информационной системы для автоматизации учета заказов клиентов,
построенная в соответствии со стандартом IDEF1X изображена на рисунке 2.2.
Рисунок 2.2 - Логическая модель данных по стандарту IDEF1X
Физическое моделирование базы данных касается проектирования фактической базы данных на основе требований, собранных в процессе моделирования логической базы данных. Вся собранная информация преобразуется в реляционные модели и бизнес-модели. Во время физического моделирования объекты определяются на уровне, называемом уровнем схемы.
Схема рассматривается как группа объектов, связанных друг с другом в базе данных. Таблицы и столбцы производятся в соответствии с информацией,
предоставленной во время построения логической модели [17-18].
Физическая модель данных разрабатываемой информационной системы для автоматизации учета заказов клиентов, построенная в соответствии со стандартом IDEF1X, изображена в приложение Ж (рисунок Ж.1).
Таким образом, были построены логическая и физическая модели данных по стандарту IDEF1X, отражающие структуру хранимой информации в бизнес-процессе учета заказов клиентов в организации.
21