![](/user_photo/2706_HbeT2.jpg)
- •1977 Учебное пособие Под редакцией доцента я- 3. Лившица
- •1. Понятие «документ»
- •1. Текстовое документирование
- •2. Техническое документирование
- •3. Фотокинофонодокументирование •
- •1. Формуляр документа
- •1820 Г. Щ 3587. С приложением форм письмоводства.
- •2. Автор документа
- •3. Вид документа
- •4. Обозначение адресата
- •5. Дата документа
- •6. Состав удостоверения
- •7. Отметки на документах
- •8. Подлинность документа
- •14 Ленин в и. Поли. Собр. Соч., т. 50, с. 159
- •2. Порядок изложения текста документов в советский период
- •3. Унификация текстов документов
- •2. Развитие систем документации
МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РСФСР
Московский государственный историко-архивный институт
М. П. ИЛЮШЕНКО, Т. В. КУЗНЕЦОВА, Я. 3. ЛИВШИЦ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ
ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
1977 Учебное пособие Под редакцией доцента я- 3. Лившица
Москва —
Учебное пособие'подготовлено коллективом авторов — преподавателей кафедры доиу-ментоведения и организации государственного делопроизводства Моюковюкого государственного истор и ко-архивного института.
Введение и глаїва V написаны доцентом Лившицем Я. 3., гла'ва I —доцентом Илюшенко М< П., тла®,а ІЇ — доцентом Кузнецовой Т. В., главы III, IV — доцентами Илюшенко М. П. и Кузнецовой Т. В.
Авторский -коллектив выражает глубокую признательность профессорам їй преподав а тел ям Московского государственного историко-архивного института Ковальчук Н. А., Костомарову М. Н., Люшину С. П., Мингалеву В. С., Окуневой Р. А., Орловой Н. А., Селезневу Ml С., Степанову Е. А., Сшрчешо Л. Г., сотрудникам ВНИИДАД Банасюкевичу В. Д., Зайцеву А. //., Лихачеву М. Т., Соковой А. Н. тьдрушм товарищам за ценные советы и замечания ори подготовке рукописи к изданию.
Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В., Лившиц #. 3.
документоведение'
Документ и системы документации Редактор Сушков JI. Н.
Сдано в набор 5/V1 1977 г. Л 107953 22/11-76 г. Лодп. в печ. Объем 5,25 п. л. Цена 70 icon. 3|к. 972, тир. 500
введение
Документоведение — научная дисциплина, изучающая в историческом развитии закономерности образования документов, способы их -создания, становление и развитие систем документации и систем документирования.
В соответствии «с этим в учебном in о с об и и излагаются -понятие документ, его функции, -способы документирования. Подробно освещается процесс складывания формуляра документа и его реквизитов. Изложение ведется 1 историческом разрезе, позволяющем познать закономерности развития функций документа, -становление его формуляра, особенности создания и оформления документа в различные периоды развития общества. Далее освещаются теоретические основы классификации документов, складывание их >в шервичные и сложные «комплексы, возникновение и (развитие систем документации. В пособии прослеживается история становления и развития систем документирования, теоретические ©опросы научной и практической ценности документов.
Рассмотрение узловых вопросов теории документоведения в их историческом развитии имеет не только познавательное, но и большое 'практическое значение. В. И. Ленин учил: ««не забывать основной исторической связи, смотреть на каждый вопрос с точки зрения того, как известное явление в истории возникло, какие главные этапы в своем развитии это явление проходило, и с точки зрения этого его развития смотреть, чем данная вещь стала теперь» | Такой подход к изучению документоведения позволяет установить причинно-следственные связи, уяснить взаимосвязь документоведения со смежными науками, его роль В место в системе наук.
В. И. Ленин указывал в связи с этим: «Весь дух /марксизма, вся его система требует, чтобы ікаждое положение рассматривать лишь (а) исторически; |g§ лишь в связи с другими; jgf! лишь в связи с конкретным опытом истории»1.
Применение принципа историзма к разработке проблем документоведения дает возможность проследить, какие изменения претеріпевали взгляды на документ, системы дсжумента- ціні її документирования їв разные исторические периоды, как изменялась практика работы с документами, .какие на осно,ва« нии этого делались обобщения. Принцип (партийности і применении к документоведению означает необходимость за.нять определенную позицию, идейную установку в оцен.ке фаіктов, в «подходе .к решению -практических и научных задач. Диалек- тико-матеїриалистичеокий (принцип развития способствует исследованию вопроса о возникновении и становлении дакумен- говедения как научной дисциплины2.
Особенностью становления и -развития документоведения является то обстоятельство, что оно шло от практических потребностей, от .необходимости совершенствования организации делопроизводства. Конечно, становление документоіведения каїк научной дисциплины в XIX — начале XX в. находилось «>ще в зачаточном «состоянии.-
После Великой Октябрьской социалистической революции теоретические разработки в области делопроизводства -стали развертываться значительно шире. Стиміулом к развитию научных исследований послужили труды іВ. И. Ленина, їв которых содержатся многочисленные указания .по вопросам научной организации управленческого труда, в частности делопроизводства.
В 1930—< 1940 гг. проблемы документоведения стали в.се более тесно увязываться, с архивоведением. Подтотов.ка в Московском государственном историко-архивном институте кадров специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников ігосу.дарствен.ного делопроизводства, вызвали необходимость научной разработки проблем документоведения, ставшей одной из іпрофилирующих дисциплин учебного плана. Взимание ік теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось і Г960—1970 гг. в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства и информационной базы автоматизированных систем управления.
Важнейшей задачей документоведения на современно-м зтаїпе является теоретическое обоснование /процессов докумен- таїционного обеспечения аппарата управления. Сама же организация документных работ: прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранение и использование документов — іпредмет делопроизводства.
Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных ев документоведении, нельзя .правильно решать вопросы .подготовки, обработки документов, .классификации и использования документной информации. Большое значение документоведение имеет .при разработке информационной базы автоматизированных систем управления. Теоретические проблемы, исследуемые в документоведении, помогают .рационально организовать документаци- онное обслуживание работы аппарата управления.
Методолопической базой документоведения, как и других наук; является марксизм-ленинизм. Марксистско-ленинская методология дает возможность познать документоведение в его развитии. Основополагающими для развития документоведения как науки являются такие категории марксистской философии, іка.к форма и содержание, количество и качество, единичное, особенное и всеобщее, причина и следствие и др.3, что позволяет -не только правильно подойти к определению ключевых .понятий документоведения, но и наметить оптимальные пути разрешения задач, стоящих іперед научной дисциплиной.
Из общеметодологичеаких положений'вытекают частные и специальные методы, применяемые в конкретных -науках. Под частными методами понимается система приемов, способов изучения (Предметов и явлений, применяемых в той или иной науке.
В до'кументоведении получили распространение такие частные методы, как описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение, измерение и вычисление и др. Широко используются общенаучные методы: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические методы.
Специальные -методы тесно связаны с частными. Применяются они только в одной или нескольких близко связанных между собой науках. Область их распространения, таким образом, іуже частных методов.
К специальным методам їв документоведении относятся методы унификации и стандартизации документов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в делопроизводственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.4.
Единство общеметодологических положений, частных и специальных 'методов составляет методологию документоведения.
Источниками изучения документоведения являются труды В. И. Ленина и решения Коммунистической партии. В этих документах содержится «ряд цен-ных указаний, имеющих метоДо. логическое значение ДЛЯ решения теоретических 'вопросов до. кументоведения.
Другой важной группой источников являются законодательные акты и материалы. За дореволюционный .период законодательный материал, опубликованный в «Полном 'собрании законов Российской им/перии» и «Оводе законов Российской империи», характеризует системы документации и документирования, сложившиеся в учреждениях XVIII—XIX вв. В .советскую эпоху законодательство по документоведению нашло отражение в «Собраниях узаконений РСФСР», «Собраниях законов СССР», «(Собраниях '/постановлений правительства СССР» и союзных республик, в ««Ведомостях Верховного Совета СССР» и союзных республик. Для удобства пользования этими актами они опубликованы в учебном пособии «Сборник законодательных актов по делопроизводству (1917 — 1970 гг.)»5.
Литература по документоведению невелика. В дореволюционный период некоторые теоретические обобщения в части классификации документации и определения ряда понятий из области делопроизводства ХіІХ в. были предприняты Н. В. Варадинавым6, а в начале XX в. И. И. Рихтером7.
Нет специальных работ по документоведению и в советский период. Отдельные теоретические вопросы поднимались в издаваемой в 1920-х пг. литературе по делопроизводству, которая в основном представляла руководства практического характера для работников советских учреждений. Особого внимания в области теоретических обобщений заслуживают работы Н. В. Русинова, С. Н. Голубова, П. В. Верховіского8.
Наиболее серьезно в теоретическом плане вопросы о документе, его функциях, системах документирования .были поставлены в учебном пособии К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» ,0. Этим вопросам был посвящен первый раздел пособия «Общее документоведение». Более углубленную и расширенную трактовку вопросы документоведения получили сначала в учебном пособии К. Г. Митяева «История и ор-гани- зация делопроизводства в СССР»", а затем в учебном лосб^ бии «.История делопроизводства в СССР» под ред. Я. 3. Лившица и В. А. Цикулина 9. Отдельным «вопросам документоведения посвящен ряд статей, помещенных в журнале «Советские архивы», трудах Московского государственного историко- архиївного института, т.рудах Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и др.
Как «научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источниковедением, теорией управления, правовыми дисциплинами. Документоведение в настоящее время оказывает прямое и непосредственное влияние на состояние и развитие архивоведения .как науки. Это объясняется тем, что архивы, призванные хранить и использовать документальные богатства, выполняют свои задачи тем успешнее, чем более качественны документы, созданные в делопроизводстве.
С развитием общественных отношений и научно-технического прогресса возникли и начали бурно развиваться документалистика, информатика, базирующиеся на, документной информации. Известное .влияние на их развитие оказало документоведение, накопившее значительный опыт в изучении документа. Документалистика —кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов 10. В отличие от документоведения, документалистика рассматривает їдоку мент как любую фиксированную информацию. Информатика занимается «исследованием методов и средств сбора, .переработки, хранения, поиска и распространения научной информации» м.
Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный источниковедением, дипломатикой, археографией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. Особенно близко к документоведению источниковедение, так как обе эти науки изучают структуру, свойства документной (источниковедческой) информации в историческом развитии.
На развитие документоведения значительное влияние оказывает теория управления, поскольку в документах отражаются функции управления. В документах фиксируется вся многогранная деятельность учреждений, организаций и пред/приятии. Рациональная организация документных ра'оот способствует совершенствованию управленческой деятельности. Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особен- но в области разработки правовых аспектов управления.
На базе теории документоведения строятся такие приклад, ные научные дисциплины, ка/к организация делопроизводства, информационное (документное) обеспечение управления, до' кументная лингвистика, оршроектирование. В этой связи «документоведение призвано изучать и обобщать опыт делопроизводства с целью выработки научно обоснованных положений и рекомендаций, .призванных повышать эффективность делопроизводственных .процессов» 11.
Тесная связь документоведения с рядом, научных дисциплин, постоянное расширение и углубление их в связи с научно- технической революцией, означают в то же время и влияние достижений теории документоведения на развитие других наук. Разработка и совершенствование методов подготовки, обработки, хранения и использования документной информации, оптимизация документных потоков, систем документации, систем документирования оказывают значительное влияние на совершенствование управления, методов исследований документа и систем документации сопредельными науч'ньпми дисциплинами.
Настоящее учебное пособие рассчитано на студентов Московского государственного истори ко-архивного института (факультет государственного делопроизводства; факультет архивного дела — специальность «научно-техническая' информация»). Оно может быть использовано и студентами других вузов, изучающими проблемы документоведения, сотрудниками научно-исследовательских институтов, государственных архивов. служащими советских учреждений.
Пособие состоит из двух частей. В первой части рассматривается теория документа и систем документации, во второй части — развитие систем документирования.
і. ДОКУМЕНТЫ И ИХ ФУНКЦИИ