4.2. Документирование оценки труда работников.

Труд работников предприятия характеризуется и оценивается администрацией при проведении аттестации или присвоения квалификационных разрядов, при решении вопросов о поощрении и вынесении взысканий, при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Для проведения аттестации и решения вопросов о присвоении квалификационных разрядов на предприятии должна быть создана аттестационная (квалификационная) комиссия. Состав комиссии и график ее работы устанавливается в приказе руководителя предприятия. Порядок работы комиссии отражается в Положении об аттестационной (квалификационной) комиссии, утверждаемом руководителем предприятия (или его приказом).

При подготовке к аттестации составляется отзыв или заключение о работе аттестуемого (пишутся в произвольной форме). Отзыв должен содержать развернутую оценку производственной деятельности работника и перспективы его работы на предприятии (возможный профессиональный рост, выдвижение в резерв, повышение квалификации и др.). Отзыв подписывается руководителем структурного подразделения, а при отсутствии структурных подразделений на предприятии - заместителем руководителя или ведущим специалистом.

На заседаниях аттестационной (квалификационной) комиссии коллегиально решаются вопросы оценки деятельности работников или уровня их квалификации, что отражается в протоколе заседания комиссии. В повестке дня данного протокола содержится информация о том, кто аттестуется или кому присваивается квалификационный разряд (фамилия, инициалы, структурное подразделение, должность). В тексте протокола в разделе "Постановили" показываются результаты хода обсуждения вопроса на заседании, т.е. принятые аттестационной или квалификационной комиссией решения по данной кандидатуре и результаты голосования.

В постановляющей части протокола аттестационной комиссии должны содержаться рекомендации по кандидатуре аттестуемого (например, предложение о повышении или понижении в должности, о включении в резерв на выдвижение, об изменении должностного оклада, о направлении работника на повышение квалификации, решение о несоответствии работника занимаемой должности и т.д.).

В постановляющей части протокола квалификационных комиссий показывается решение вопроса о повышении или снижении квалификационного разряда работнику.

Решения, содержащиеся в постановляющей части протокола являются логическим продолжением обсуждения вопроса повестки дня, а выступления членов аттестационной (квалификационной) комиссии должны содержать обоснования для принятия решения.

Результаты аттестации отражаются в аттестационном листе работника, представляющем собой документ, содержащий оценку деятельности работника и рекомендации аттестационной комиссии. Форма аттестационного листа разрабатывается кадровой службой предприятия. Аттестационный лист заполняется после заседания аттестационной комиссии. Первый экземпляр аттестационного листа и отзыв о работе сотрудника предприятия помещаются в его личное дело.

Оценка деятельности работника предприятия может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендация, рекомендательное письмо. Характеристика составляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, текст, подписи, дату, печать. В текст характеристики, как правило, включаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; год рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы на предприятии; деловые качества; отношение к работе; профессиональный рост; наличие правительственных наград и поощрений; целевое назначение характеристики (для предоставление в какое учреждение она выдана).

Если характеристика утверждалась на заседании общественной организации, в тексте дается ссылка на номер и дату протокола заседания этой организации.

Характеристика подписывается руководителем предприятия, руководителем структурного подразделения (ведущим специалистом), председателем профсоюзной организации. Ниже подписей проставляется дата составления характеристики. Подписи на характеристике заверяются гербовой печатью (при ее наличии) предприятия. Копия выданной характеристики помещается в личное дело работника.

При составлении характеристик и рекомендательных писем следует отказаться от тех шаблонов и обобщенных формулировок, которые приняты в практике работы некоторых предприятий и не отвечают требованиям сегодняшнего дня в вопросах подбора и расстановки кадров. Формальные, неконкретные, односторонние характеристики не выполняют своей главной задачи - объективно охарактеризовать работника, дать полное представление о его деловых качествах и личностных особенностях, без чего невозможно наиболее рационально использовать имеющиеся у работника знания, опыт, профессиональные навыки и т.д.

Важнейшей составной частью характеристики является реальная оценка производственной деятельности работника, его отношение к порученному делу, качество выполнения работы, стремление к повышению квалификации, перспективы профессионального роста, взаимоотношения с трудовым коллективом.

Выдаваемая работнику характеристика или рекомендация может предварительно обсуждаться на собрании трудового коллектива. В предусмотренных законодательством случаях характеристика может выдаваться по запросу другой организации (военкомата, милиции, суда, прокуратуры и т.д.).

Отношение администрации предприятия к работнику находит свое отражение и в приказах по личному составу. В приказах о поощрении, премировании или наложении взыскания обязательно должны быть указаны причина и вид поощрения или взыскания. Основанием для издания таких приказов обычно являются докладные записки, объяснительные записки, представления о поощрении.

Представление о поощрении включает реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, резолюцию, заголовок к тексту, текст, подписи, визы. В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована производственная деятельность работника, указаны мотивы поощрения и предлагаемый вид поощрения. Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен работник. В составлении этого документа могут участвовать члены общественных организаций (например, профкома). В визировании представления о поощрении участвуют заинтересованные лица. (форма представления - приложение 10; образец приказа - приложение 11).