3.2 Создание отчетов

Для представления полученных результатов в виде соответствующего документа в форме накладной, воспользуемся Мастером и конструктором отчетов. Для этой цели выполним следующие действия:

1. В основном окне базы данных перейти на вкладку Отчеты;

2. Нажать на кнопку Создать в окне базы данных;

3.В окне Новый отчет выбрать режим Мастер отчетов, а в качестве источника данных – созданный запрос с условием отбора по номеру накладной;

4. На первом шаге Мастера отчетов поместить в список "выбранные поля" все поля запроса и нажать кнопку Далее;

5. На втором шаге Мастера отчетов сгруппировать данные, относящиеся к "шапке накладной" (номер и дата накладной, покупатель и его реквизиты);

6. На третьем шаге Мастера отчетов с помощью режима "Итоги" установить расчет суммы по полю "Стоимость" (сумма по накладной к оплате);

7. На последующих шагах выбрать макет отчета и стиль его заголовков;

8. Открыть созданный отчет в режиме Конструктора, изменить заголовок отчета, откорректировать ширину и формат полей отчета;

9.Открыть отчет. В ответ на сообщение "Введите значение номера-накладной", введите "1". Результатом правильно выполненных действий должен быть отчет в форме накладной.

Вопросы для самоконтроля

1. Из каких объектов может состоять БД Microsoft Access?

2. В каком виде хранятся все данные в БД Microsoft Access?

3. Из чего состоит таблица БД?

4. Из каких основных этапов состоит создание таблицы БД? Для каких целей служит каждый из них?

5. Какую роль выполняет в таблице ключевое поле?

6. Каким образом можно добавить поле (столбец) в таблицу?

7. В каком режиме осуществляется ввод записей?

8. Для каких целей используются формы?

9. Можно ли изменить порядок следования записей, например, по алфавиту? Как это сделать?

10. Для каких целей используется фильтрация данных?

11. В каких случаях может быть применена команда Скрыть столбцы?

12. В каких случаях может быть применена фиксация столбцов?

13. Для каких целей используются отчеты?

14. Каким образом устанавливаются связи между таблицами

15. Какие существуют типы связей между таблицами?

16. Для каких целей используются запросы в БД?

17. Какие типы запросов позволяет выполнять Microsoft Access?

18. Какие преимущества по сравнению с обычным запросом на выборку предоставляет запрос с параметром?

19. Какие типы запросов позволяют получить новые данные на основе базовых таблиц?

20. Какие типы запросов приводят к изменению данных в базовой таблице?

21. В каких случаях следует использовать запрос на создание таблицы?

22. В каких случаях следует использовать запрос на обновление данных?

23. В каких случаях следует использовать запрос на добавление?

24. В каких случаях следует использовать запрос на удаление записей?

25. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать форму?

26. На основе какого количества таблиц или запросов можно создать отчет?

27. Какие элементы может содержать окно формы или отчета?

28. В каком режиме осуществляется создание элементов окна?

29. Могут ли в формах или в отчетах содержаться данные, основанные на вычисляемых выражениях?

30. В каком режиме создаются вычисляемые поля?

31. Для каких целей используется Построитель выражений?

32. Для каких целей используются макросы?

33. Может ли макрос содержать более одного действия (макрокоманды)?

34. Какие существуют методы выполнения макросов?

35. Какие способы обмена данными существуют в Microsoft Access?

36. Какие способы получения справочной информации существуют в Microsoft Access?