Анализ, контроль и аудит в логистике

Персонал логистического менеджмента фирмы постоянного нуждается в анализе результатов принимаемых управленческих решений и системных характеристик. При этом анализ производится, как правило, по базисным и ключевым логистическим активностям и в целом для определения уровня достижения стратегических, тактических и оперативных целей логистического менеджмента.

Под анализом в широком смысле обычно понимается разложение (декомпозиция) изучаемого объекта или процесса на части с целью экономического, финансового, технического и т.п. исследований этих частей. С позиций логистики нас прежде всего интересует экономический и финансовый анализ (аудит), позволяющие оценить принимаемые логистическими менеджерами фирм решения, сказывающиеся в конечном итоге на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях.

На уровне фирмы можно выделить следующие основные задачи стратегического, тактического и оперативного логистического анализа:

• анализ выполнения стратегического (тактического, оперативного) логистического плана;

• анализ соответствия логистического стратегического плана маркетинговому и производственному;

• анализ качества продукции и логистического сервиса; анализ степени удовлетворения запросов потребителей;

• анализ эффективности выполнения отдельных логистических активностей и работы ЗЛС;

• анализ эффективности использования в логистическом менеджменте инвестиций, основных фондов, оборотного капитала, МР, живого труда;

• анализ производительности (продуктивности);

• анализ уровня технологической и технической базы логистического менеджмента;

• анализ эффективности ЛИС и применяемых ИКТ;

• финансовый анализ-аудит;

• анализ составляющих логистических издержек;

• анализ влияния логистической стратегии фирмы на ее положение на рынке;

• выделение и анализ логистических рисков и разработка мер по их снижению;

• анализ поставщиков, потребителей, посредников с точки зрения реализации логистической концепции фирмы;

• анализ уровня координации, интеграции и взаимодействия ЗЛС и логистических посредников и т.д.

Даже простое перечисление показывает, насколько обширным и многогранным является логистический анализ, который составляет неотъемлемую часть технико-экономического и финансового анализа функционирования фирмы на рынке.

В основу логистического анализа положены такие принципы, как научность, системный подход, динамичность, выделение приоритетных направлений, комплексность, полнота и достоверность информационной базы и другие. Применяемые при этом методы и приемы характерны для общего технико-экономического анализа производственно-хозяйственной деятельности.

Большое значение для эффективности анализа имеет информационная база, которая включает в себя совокупность нормативных, плановых, учетных и отчетных показателей, характеризующих состояние и динамику ЛС и ее внешней экономической среды.

Логистический анализ, проводимый в фирме может быть классифицирован по ряду признаков:

• по целям и задачам различают анализ выполнения стратегического (тактического, оперативного) плана; определение базисных логистических показателей; оценка результатов хозяйственной и финансовой деятельности; подготовка информации для принятия управленческих решений и т.п.;

• по аспектам выделяют экономический, финансовый, технико-экономический, функционально-стоимостной, проблемно-ориентированный и другие виды анализа;

• по содержанию программы различают комплексный (охватывающий все стороны функционирования ЛС) и локальный (затрагивающий отдельные элементы, процессы, ЗЛС) анализ;

• по уровню объектов анализ может охватывать ЛС в целом, отдельное ЗЛС, подразделение, технологический участок, рабочее место, уровень иерархии ЛС и т.п.;

• по субъектам проведения логистический анализ может быть внешним (например, внешний аудит) или внутренним, проводимым собственным персоналом фирмы;

• по периодичности и повторяемости различают ежегодный (ежеквартальный, ежемесячный, ежедневный) и разовый анализ;

• по характеру принимаемых решений анализ может быть предварительный, оперативный, текущий, итоговый, перспективный.

Среди наиболее распространенных в западном логистическом менеджменте методов и технических приемов анализа можно указать:

• методы математической статистики (факторный, индексный, кластерный, дисперсионный анализ, множественные корреляционно-регрессионные модели, спектральный анализ и др.);

• функционально-стоимостной анализ;

• методы статистического имитационного моделирования на ЭВМ;

• различные эконометрические методы и модели;

• методы экспертных оценок.

Важную роль в процессах логистического анализа и контроля играют процедуры измерения результатов решений, принимаемых логистическим менеджментом (согласно западной терминологии - "performance metrics" - буквально "метрика исполнения". Измерение результатов (количественная мера степени выполнения логистических операций и функций) является необходимым условием эффективности управления, так как обеспечивает обратную связь, необходимую для эффективного менеджмента. В этом смысле измерение результатов менеджмента имеет два аспекта: во-первых, установление определенной системы мер (количественных и качественных показателей, критериев, шкал отношения и предпочтения); во-вторых, непосредственно измерение результата принятия управленческого решения.

Процесс измерения результатов логистического. менеджмента зависит от целей управления, вида логистических активностей, времени контроля и мониторинга в ЛС. Например, измерение может проводиться для целей логистического анализа ежедневно, один раз в месяц (квартал) и т.п. Часто результаты измерений осредняются за установленный период времени.

Метрика исполнения зависит от целей логистического менеджмента (стратегических, тактических, оперативных) и вида ЛС. Для большинства ЛС метрики исполнения содержат следующие фундаментальные классы:

• удовлетворения потребителей;

• использование инвестиций;

• оперативные логистические издержки;

• качество;

• время циклов;

• производительность.

Указанные классы метрики исполнения содержат основные требования к базисным шкалам показателей, учитываемых при анализе, контроле и оценке эффективности логистического менеджмента. Процедуры контроля в ЛС очень похожи на контроль параметров в технических системах и процессах (например, в автоматических системах, АСУ, и т.п.). Сам процесс контроля заключается в постоянном или периодическом сравнении заданных (базовых) характеристик и параметров к текущим значениям этих параметров.

Фокус процедуры контроля должен быть направлен на реализуемый процесс, в качестве которого может выступать какая-либо единичная логистическая активность, например, процедура выполнения заказа или интегрированная совокупность активностей в каналах дистрибьюции или производства продукции. Входом процесса логистического менеджмента в фирме являются различные планы, цели, задачи, нормативы и стандарты, которые в совокупности составляют некоторую "настройку" ЛС. Реализуя заданную настройку, логистический менеджмент сталкивается с влиянием внешних возмущений (изменение цен, тарифов налогов, макроэкономических показателей, уровня инфляции, процентных ставок, законодательства и т.п.) и изменениями в параметрах, внутреннего состояния самой ЛС (связанных с финансами, технологиями, персоналом и т.п.). Эти изменения вызывают отклонения параметров ЛС от заданной настройки, что определяется в результате сравнения в блоке мониторинга. По результатам мониторинга вырабатываются корректирующие воздействия на входы ЛС (ЗЛС).

Центральным звеном логистического контроля в этой схеме является система мониторинга, которая в современных условиях использует информационные технологии в ЛИС. Сравнение осуществляется на основе данных периодической отчетности, докладов персонала логистического менеджмента и аудита. Типичная информация для мониторинга включает операционные логистические издержки (тотальные, по отдельным активностям или ЗЛС), статусы запасов, использование ресурсов, уровень потребительского сервиса, уровень качества и т.п.

Мониторинг в ЛС осуществляется или вручную персоналом менеджмента, консультантами, аудиторами или на основе компьютерных программ. По результатам мониторинга принимаются решения о корректирующих (управляющих) воздействиях. Например, если установлен недостаточный уровень сервиса по требуемому ассортименту товаров у ритейлеров, логистический менеджер может принять решение об увеличении страховых запасов на оптовом складе, с которого снабжаются ритейлеры. Для реализации схемы мониторинга большое значение имеет заданная точность сравнения и процедура установления граничных уровней настройки.

Важную роль в логистическом администрировании играют процедуры аудита, под которым понимаются периодические проверки состоянии отдельных элементов ЛС и статуса логистических активностей. Система контроля может функционировать неэффективно, если допущены неточности в информационной базе. В этих случаях информация, полученная в ходе аудиторских проверок, служит как для корректировки базы данных контроля, так и для установления новых границ параметров настройки и контроля.

В западном логистическом менеджменте применяются разные виды аудита:

• - общий функциональный аудит;

• - аудит спроса и уровней потребительского сервиса;

• - аудит продуктовых характеристик;

• - аудит логистических издержек и общий финансовый аудит;

• - аудит ценовой политики фирмы;

• - аудит запасов;

• - аудит товарно-транспортной документации и т.д.;

Основой проведения аудита являются прежде всего данные бухгалтерского учета, финансовой и статистической отчетности фирмы. Для проведения аудиторских проверок в ЛС применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п. К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся:

• отчет об уровне затрат и сервиса ("cost-service statement");

• отчет о производительности ("productivity report");

• диаграмма выполнения ("performance chart");

Отчет об уровне логистических затрат сервиса похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы. Этот отчет показывает соотношение годовых затрат в интегрированных логистических активностях: закупках и физическом распределении, а также уровень логистического сервиса в заданном периоде времени по сравнению с предыдущим и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). В результате проведения аудита определяются направления сокращения затрат и получения дополнительной прибыли.

Вторая ключевая форма, необходимая для ведения различных видов аудита, представляет собой отчет о производительности (эффективности) логистических решений. Отчет о производительности непосредственно показывает эффективность логистического менеджмента. В данной форме, как правило, отражаются следующие ключевые показатели эффективности:

• логистические издержки по отношению к объему продаж;

• отдельные составляющие логистических затрат по отношению к тотальным издержкам;

• логистические издержки фирмы по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли;

• логистические издержки по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы;

• логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозируемым затратам;

Графики (диаграммы) выполнения логистических решений используются в основном для контроля и аудита в логистическом менеджменте производственных процедур, контроля качества, управления запасами. Они характеризуют в динамике относительные показатели эффективности (индексы, оборачиваемость, процентные соотношения и т.п.) методами математической статистики.

Кратко охарактеризуем некоторые основные виды аудита, применяемые при логистическом администрировании.

Общий функциональный аудит производится как правило, не регулярно, чаще всего один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента различных уровней своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия из персонала высшего менеджмента фирмы и сторонних консультантов. Комиссия оценивает выполнение персоналом соответствующих ЗЛС своих должностных инструкций, результаты работы отдельных подразделений за отчетный период времени, уровень качества и эффективности функционального логистического менеджмента.

Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и "top" - менеджментом фирмы для оценки:

• соответствия логистической стратегии фирмы динамике спроса на ГП и тенденциям рынка;

• степени удовлетворения требований потребителей к качеству логистического сервиса;

• соответствие продуктовых характеристик и атрибутов запросам и ожиданиям покупателей;

• уровня общих логистических издержек и их составляющих;

• ценовой политики фирмы.

В системах управления запасами применяется специальный аудит запасов. Типичные системы контроля запасов отслеживают уровни запаса для оценки спроса, пополнения, возврата на завод-изготовитель, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако, могут быть случаи несовпадения между регистрируемыми (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическим значениями - на складе. Это может быть обусловлено ошибками персонала, компьютера и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный отечественного процедуре инвентаризации.

Аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку и др.) осуществляется по определенным процедурам, принятым для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным занесением данных в компьютеры и другими причинами.

Наконец, финансовый аудит производится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы) выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п.) работы логистического менеджмента.