1.1. Преимущества пакета Microsoft Office

В приложениях Office 2003 применяется однотипный интерфейс пользователя. Очевидная польза такого интерфейса заключается в том, что если овладеть одним приложением, намного легче будет научиться работать в остальных. Кроме того, заметно упрощается переключение между программами. А главное, общий пользовательский интерфейс позволяет сосредоточиться на создании документа, не отвлекаясь на особенности конкретного приложения. Наиболее важными общими средствами пакета являются:

• меню, панели инструментов, «горячие» клавиши и методы их настройки;

• диалоговые окна (например, Открытие документа и Сохранение документа);

• области задач (например, Создание документа);

• методы вывода на экран свойств документа и их настройки;

• средства рисования (панель рисования Рисование, элементы – Автофигуры, Диаграммы, WordArt и др.);

• инструменты коррекции (проверка правописания, словарь синонимов и др.);

• справочный интерфейс (в том числе Помощник по Office);

• возможность восстановления документов (команда Найти и восстановить).

Приложения Office 2003 тесно взаимодействуют друг с другом. Применяется, например, импорт и экспорт документов из одного приложения в другое, присоединение данных из нескольких приложений и (или) вставка их в один составной документ и др. Взаимная интеграция расширяет возможности отдельных программ, позволяет комбинировать приложения для решения комплексных задач.

1.2. Новые средства MicrosoftOffice

Ниже перечислены новые функции Microsoft Office, которые доступны в большинстве приложений и могут быть интересны пользователям, которые уже имеют некоторый опыт работы в Microsoft Office.

• Область задач. Теперь в приложениях Office можно осуществлять определённые операции или выбирать отдельные функции с помощью области задач (или панели задач), которая стала альтернативой диалоговым окнам. Область задач представляет собой окно с расположенными в нём командами, часто представленными в виде ссылок. Её можно разместить вдоль левого или правого края рабочего окна или сделать «плавающей» и использовать, не прекращая работу над файлами. Большинство приложений Office содержат следующие области задач: Создание документа, Буфер обмена и Поиск.

• Средство поиска. Пакет Office содержит новое средство поиска файлов на локальных дисках, в сети или на веб-сайтах, а также элементов в папках Outlook. Оно запускается из области задач Поиск (команда Файл | Найти) или с помощью диалогового окна Открытие документа ( кнопка Сервис, команда Найти).

• Восстановление документа. В случае сбоя или некорректного завершения работы программы приложения Office пытаются сохранить документ и при повторном запуске программы отображают область задач Восстановление документа, с помощью которой можно выбрать один из вариантов сохранения файла. Для восстановления повреждённых документов применяется функция Открыть и восстановить диалогового окна Открытие документа.

• Кнопка Параметры автозамены . После использования инструмента Автозамена можно отредактировать произведённые изменения, воспользовавшись меню Параметры автозамены.

• Кнопка Параметры вставки . Кнопка Параметры вставки появляется при вставке данных из буфера обмена в документ Office, позволяя выбрать желаемый формат и режим вставки данных.

• Смарт-теги. Приложения Office 2003 поддерживают работу с различными типами данных (таких как имена, даты, адреса). Кнопка смарт-тега отображает меню команд для выполнения некоторых действий над данными и автоматически вызывает требуемую программу.

• Диаграммы. Теперь в приложениях Office на основе заготовок и шаблонов достаточно легко создавать различные схемы, организационные диаграммы.

• Новая команда Создание из имеющегося документа. Теперь появилась возможность создавать новый документ на основе уже существующего, что является альтернативой использованию шаблонов.