Основы составления и оформления деловых бумаг
Официально-деловой стиль– один из книжных стилей современного русского литературного языка, сформировавшийся как средство обслуживания официальных сфер общения: законодательной, дипломатической, служебной. Функциональная природа официально-делового стиля определяет следующие его особенности:
использование специфической лексики,
повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов,
особенности синтаксиса,
минимальная эмоциональная окрашенность текста.
Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание и учет особенностей языка и стилясовременной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований. Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их юридической и практической значимости.
Особенности формы и содержания документа
Документы – тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, - занимают в жизни современного человека значительное место, они регулируют его социальную жизнь. Значимость документа, его роли поддерживается на государственном уровне: официальные бумаги подвергаются стандартизации,т. е. требования к составлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).
Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждого из них существует свой способ описания, свой жанр. Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фразаПрошу принять меня на работу в качестве…и невозможна –Хочу работать у вас.
Существует два типа документов:
– служебная документация – документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;
– официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.
В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения):
– личные документы(автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др.);
– распорядительные документы(постановление, приказ, распоряжение и др.);
– административно-организационные(договор, контракт, отчёт, устав и др.);
– информационно-справочные(акт, выписка, докладная записка, справка и др.).
Жанры официально-деловой переписки определяются в первую очередь целями, которые ставит перед собой составитель: письмо-приглашениесодержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие,письмо-подтверждениеуказывает на согласие адресанта с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом.
Жанры канцелярско-делового подстиля многообразны, их изучение составляет предмет особой профессиональной отрасли знания – делопроизводства, которому обучаются в специальных учебных заведениях.
Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям:
ясность и понятность,
краткость,
завершенность,
любезность,
грамотность.
Ясность и понятностьписьма обеспечивается однозначным толкованием слов и выражений, правильной расстановкой пунктуационных знаков, рациональным построением предложений, если необходимо –абзацным членением текста. Использование архаизмов, диалектизмов, неологизмов, употребление слов в несвойственных значениях нежелательно, так как усложняет понимание текста.
Краткость (лаконичность)предполагает исключение из содержания письма всех второстепенных деталей, повторов и длинных оборотов речи. Вместе с тем нельзя игнорировать основные факты, относящиеся к делу, как и все те выражения и обороты, которые подчеркивают любезность, сердечность и добрую волю пишущего.
Завершенность (полнота) содержания не должна быть принесена в жертву краткости. Все основные мысли и соображения автора должны быть изложены в письме. Иногда, чтобы не нарушать целостность и логическую стройность текста, делаетсяpostscriptum(P.S.), в котором приводится дополнительная информация, в том числе и не имеющая прямого отношения к содержанию текста.
Любезность (учтивость)– необходимое требование к деловым бумагам. Даже при самых неприятных обстоятельствах в деловых письмах (как и в любом другом виде общения) не допускаются сарказм и оскорбления. Распоряжения сегодня рекомендуется облекать в форму просьбы, вопроса. Не желательно злоупотреблять личным местоимением "я", "мне", чтобы персонифицированная форма не подменяла общественную значимость дела личными потребностями адресанта.
Грамотность, правильность– соответствие речи литературным нормам – является обязательным требованием к документам. Деловая бумага должна быть безупречной с точки зрения языка, с этой целью внимание обращается на следующие аспекты:
1) правильное построение предложений в соответствии с нормами языка;
2) соблюдение орфографических норм;
3) соблюдение пунктуационных норм;
4) написание чисел (числа до десяти пишутся словами, числа свыше десяти – цифрами).
Указанные содержательные особенности характерны для любой деловой бумаги, но без соблюдения оформительских требований бумага не может иметь юридической и практической значимости. Именно поэтому важно знание и учет при составлении деловой бумаги ряда оформительских правил.
Требования к оформлению деловой бумаги
Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно).
Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений.
Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм.
Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов.
Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал.
Документ пишется в соответствии с формуляром– жанровой моделью текста с неизменной композицией, включающей в себя в качестве составных элементов тематические блоки –реквизиты. Реквизиты – обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов.
В документах используются клише – языковые формулы, которые не порождаются, а воспроизводятся (довожу до вашего сведения; проживающий по адресу; мы, нижеподписавшиеся…; прошу Вашего разрешения и т.д.)
Автор документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. в деловом письме разработан целый комплекс языковых средств, выражающих причинно-следственные и другие логические отношения (ввиду, по причине, в целях, в соответствии, в подтверждении, согласно и т.п.)
Следует использовать этикетные формулы приветствия-обращения и прощания (Уважаемый, глубокоуважаемый, с уважением, благодарим вас, будем признательны и т.п.).
Следует избегать фамильярного обращения к адресату (дорогой,тывместовы), навязывания своей точки зрения (прошу решить вопрос положительно), отказа на просьбу без указания причины.
Служебная документация
Заявление
Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Обратите внимание на следующие особенности составления заявлений.
1. Названия адресата и адресанта находятся одно под другим, имеют одинаковые границы оформления, располагаются ближе к правому полю.
2. Оформление наименования адресата:
если адресат – организация, то название адресата ставится в винительном падеже;
если адресат – должностное лицо, то название должности и фамилия ставятся в дательном падеже.
3. Фамилия адресанта (заявителя) пишется в родительном падеже.
4. Наименование деловой бумаги стоит ниже наименования адресата (пробел 1-2 интервала) с отступом от левого поля в треть строки.
5. Оформление наименования допускается в 2-х вариантах:
наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ (см. образец 1),
наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ (см. образец 2).
6. Текст заявления пишется с красной строки и всегда начинается со слова “Прошу”.
7. Дата и подпись обычно находятся на одной строке. Дата ставится ближе к левому полю листа (название месяца предпочтительнее писать словом), подпись ставится ближе к правому полю листа.
8. В некоторых случаях (например, при поступлении в институт) используются готовые бланки заявлений, в которых предусматриваются более подробные данные о заявителе.
Реквизиты заявления:
Наименование адресата;
Наименование адресанта (заявителя);
Наименование документа;
Формулировка просьбы (жалобы, предложения);
Дата;
Подпись.
|
Образец 1 Директору Института фундаментального образования Охотникову О. В. Павлова М.П., студента гр. ФО-200701
заявление.
Прошу предоставить свободный график сдачи экзаменов, т. к. во время зимней сессии, с 10 по 20 января 2012 г., в Тюмени состоятся соревнования по боксу, в которых я принимаю участие.
15 ноября 2011 г. Подпись
|
|
Образец 2 В жилищно-бытовую комиссию Уральского федерального университета от Павлова М.П., студента гр. ФО-200701
Заявление
Прошу предоставить мне койко-место в студенческом корпусе № 7 на 2011-2012 учебный год.
15 августа 2011 г. Подпись
|
|
Образец 3 Начальнику отдела доставки почтового отделения 127018 Мельниковой А.Н. Петрова Бориса Ивановича, проживающего по адресу: Стрелецкий переулок, д.3, кв.119,
заявление.
Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 928 на 2-ое полугодие 2004 года.
|
Объяснительная записка
Объяснительная записка– документ, поясняющий какое-либо действие, факт, происшествие. Объяснительная записка представляется вышестоящему должностному лицу.
Обратите внимание на следующие особенности составления объяснительной:
1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме дательного падежа (должность, фамилия, инициалы).
2. Наименование адресанта ставится в форме родительного падежа: фамилия, инициалы, запятая, должность, запятая, адрес (адрес указывается не всегда).
3. Оформление наименования деловой бумаги допускается в двух вариантах:
наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ;
наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ.
4. Краткий текст-изложение произошедшего и его аргументация (с целью соблюдения краткости обычно используются отыменные предлоги в связи + с чем, по причине + чего).
Структура объяснительной записки:
Наименование адресата (руководителя организации, подразделения).
Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
Текст объяснительной записки.
Опись прилагаемых документов.
Подпись (внизу справа).
Дата составления документа (ниже подписи и слева, число и год пишутся цифрами, а месяц – словами).
|
Образец 4 Директору ИРИТ-РТФ Князеву С.Т. Петрова А.Ю., студента гр. Р-237
объяснительная записка.
С 1.10.2003 г. по 23.11.2003 г. я отсутствовал на занятиях в связи с болезнью. Медицинская справка прилагается.
27 ноября 2003 г. Подпись
|
Доверенность
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).
Обратите внимание на следующие особенности составления доверенности.
1. Наименование документа пишется с большой буквы в центре строки без точки.
2. Текст пишется с красной строки.
3. Дата ставится ближе к левому полю, подпись – к правому.
4. Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.
|
Образец 5 Доверенность
Я, студент группы Т-212 Павлов Михаил Петрович, доверяю студенту группы Т‑212 Гусеву Ивану Ильичу получить мою стипендию за июль, август, сентябрь 2002 года по паспорту 5309 № 278305.
Дата (подпись)
Подпись студента Павлова М.П. удостоверяется.
Дата Декан ТЭФ (подпись) |
Характеристика
Характеристика– это официальный документ с отзывом об учебной, служебной, общественной деятельности кого-либо. В ней описываются отличительные качества, свойства, черты характеризуемого человека.
1. Обратите внимание на расположение частей характеристики:
а) наименование документа пишется в центре строки с большой буквы без точки;
б) текст начинается с красной строки и характеризуется стандартным началом – фамилия, имя, отчество характеризуемого человека;
в) дата ставится ближе к левому полю, подпись – к правому;
г) подпись составителя обязательно заверяется печатью вышестоящего должностного лица или в отделе кадров.
2. В характеристике приводятся следующие сведения:
а) дата, место рождения, национальность, образование;
б) профессиональные качества;
в) качества характера, выражаемые в процессе профессиональной деятельности;
г) место, куда направляется характеристика;
д) дата и подпись руководителя, заверенная гербовой печатью.
|
Образец 6 Характеристика
Павлов Михаил Петрович, 1980 г. р., русский, является студентом II курса Института фундаментального образования Уральского федерального университета имени первого Президента России Б.Н. Ельцина. Павлов М.П. обучается на кафедре «Турбины и двигатели» на контрактной основе. За время учебы зарекомендовал себя как прилежный и ответственный студент, успевающий по всем учебным дисциплинам на «хорошо» и «отлично». Павлов М.П. активно участвует в общественной и культурной жизни института. Он является старостой группы. Принимал участие в смотре-конкурсе «Мистер УрФУ», где занял призовое место. Павлов М.П. – человек коммуникабельный, доброжелательный, честный, пользуется уважением среди студентов.
Характеристика дана для представления в учебно-методическое управление УрФУ.
Печать руководителя. Подпись.
|
|
Образец 7 Характеристика Петрова Татьяна Владимировна, 1984 г. р., русская, в 2008 г. окончила с красным дипломом кафедру русского языка УрФУ по специальности 030901 «Издательское дело и редактирование», форма обучения – очная, бюджет. В 2008 г. поступила в очную аспирантуру УрФУ по специальности 10.02.01 «Русский язык». В данный момент работает над диссертационным исследованием «Современная пунктуация в русских рекламных текстах». Научный руководитель – д. филол. наук, проф. Попова Татьяна Витальевна. С мая 2008 г. по август 2009 г. работала в должности инженера на кафедре русского языка. В апреле 2009 г. избрана по конкурсу на должность преподавателя кафедры русского языка сроком на 5 лет. Ведет лекционные и практические занятия по дисциплинам «Язык делового общения» и «Основы практической грамотности» у студентов нефилологических специальностей. В декабре 2008 г. прошла краткосрочное обучение по программе «Организация воспитательной работы в вузе: современные подходы». Петрова Т. В. активно участвует в общественной и культурной жизни университета. С 2005 года Петрова Т. В. является постоянным корреспондентом студенческой газеты «ТЭФтонский орден», занявшей II место на фестивале студенческой прессы УГТУ-УПИ в 2005 и 2006 гг., а также I место в 2007 г.
Характеристика дана для представления по месту требования. Печать руководителя. Подпись.
|
Резюме
Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования. Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно (и в то же время объективно), для того чтобы получить желаемую работу.
Резюме отличается от анкеты большей свободой изложения сведений, формой записи. Специалисты по подбору персонала обычно уделяют резюме не более 20-30 секунд, поэтому информация должна быть представлена в сжатой и удобной для восприятия форме.
Резюме состоит из следующих элементов:
Фамилия, имя, отчество соискателя должности.
Дата и место рождения.
Семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения.
Гражданство.
Адрес и телефон (домашний и служебный).
Должность, на которую претендует соискатель.
Образование (перечень составляется в обратном хронологическом порядке).
Опыт работы (перечень составляется в обратном хронологическом порядке).
Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и пр.).
Дополнительная информация (возможный график работы, наличие водительских прав и автомобиля и пр.).
Личные качества.
Увлечения.
Дата составления документа.
|
Образец 8
Фамилия, имя, отчество Дата и место рождения Семейное положение Гражданство Адрес и телефон
Цель резюме
Образование
Опыт работы
Профессиональные навыки Дополнительные сведения
Личные качества
22.11.2010 г. |
Резюме
Семёнов Игорь Иванович 11.03.60 г.р, Москва женат, имею дочь. российское 127322, г. Москва, ул. Лескова, д.7, кв.11. Тел: 2103318 (р.) 9727611 (д.) Получение должности начальника отдела информационного обеспечения 1977–1982 – Московский институт стали и сплавов по специальности «Электронные вычислительные машины» с присвоением квалификации инженер – системотехник. 1967–1977 – средняя школа № 27 (г. Москва). По окончании школы получил свидетельство о присвоении квалификации Программист. С 1992 г. – до настоящего времени – начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН - ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники). С 1982 – 1992 – инженер НИИ приборостроения, с 1985 г. начальник сектора (разрабатывал вычислительные комплексы). С 1980 – 1982 г. – старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывал алгоритмы АРМ). Владею английским языком. По требованию могу представить необходимые рекомендации. Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом. Активен, коммуникабелен.
Подпись |
Служебная записка
Служебной запискойназывается письменное сообщение по какому-либо вопросу руководству учреждения или вышестоящему органу с выводами и предложениями. Цель служебной записки - побудить руководителя принять определённое решение. Текст служебной записки состоит из констатирующей (описательной) части, в которой описываются факты события, послужившие причиной для её составления, выводы и предложения.
Служебные записки могут быть внутренние и внешние. Внешние оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем. Внутренние – подписываются составителем, оформляются на простом листе бумаги.
Реквизиты служебной записки:
Заголовок;
Сведения об адресате;
Сведения о разработчике;
Дата;
Наименование;
Текст служебной записки;
Подпись;
Указания на приложения.
|
Образец 10 ОАО «Первоуральский новотрубный завод»
Трубоволочильный Главному инженеру Цех № 9 Д.В. Маркову № 3-Ц09-030508
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
08.11.2011 г. О проведении капитального ремонта
В графике капитальных ремонтов технологического оборудования на 2012 год запланированы капитальные ремонты станов ХПТ-55-3-5 № 3 (инв.№.48805) - май ХВТ-20 № 7 (инв.№.48823) - май ХПТ-55-3-5 № 13 (инв.№.48812)-июнь. Капитальные ремонты будут проводиться силами цеха № 9. Прошу разрешить оплату работников отдела механика, занятых на капитальных ремонтах, произвести по нарядам, взамен существующей системы оплаты.
Начальник цеха № 9 С.П. Курапин
Исполнитель: Кондаков С.И. 75625
|
Приказ
Приказ- это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, объединения. Он может касаться деятельности предприятия в целом или его структурного подразделения. Текст приказа печатается на бланке, где предусматриваются соответствующие реквизиты.
В констатирующей части приказа в качестве его основания может быть указан распорядительный документ вышестоящей организации или те цели и задачи, которые предполагается решить с помощью приказа. В постановляющей части приказа указываются (по пунктам) те мероприятия, ради которых издаётся данный документ. Проект приказа сопровождается его согласованием с заинтересованными лицами. Регистрация приказов производится в специальном журнале.
Реквизиты приказа:
Вид организации;
Наименование документа;
Дата;
Номер;
Заголовок к тексту;
Текст приказа (состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной);
Подпись.
|
Образец 11 ОАО «Первоуральский новотрубный завод» ПРИКАЗ 10.01.2007 г. № А-Э18-041101-362-Л О расторжении трудового договора в связи с сокращением численности работников
В соответствии с приказом научного Общества № А-Э13-040610-308 «Об оптимизации штатной численности персонала заводоуправления» ПРИКАЗЫВАЮ:
И.о. заместителя генерального директора по персоналу и социальным программам А.В. Ряпосов
|
Распоряжение
В отличие от приказа распоряжениеиздаётся по вопросам, решение которых связано прежде всего с административной, а не юридической ответственностью. Поэтому распоряжение может быть отдано в письменной форме руководителем цеха, производства или какой-то фирмы.
Реквизиты распоряжения:
Вид организации;
Наименование документа;
Дата;
Номер;
Заголовок к тексту;
Текст распоряжения;
Подпись.
|
Образец 12 Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина» Институт фундаментального образования
РАСПОРЯЖЕНИЕ 16.10.2011 г. № 60
о расширении представленности ИнФО на портале УрФУ
На основании решения Ученого совета ИнФО от 14.11.2011 г. (протокол № 3) о расширении представленности ИнФО на портале УрФУ ПРИКАЗЫВАЮ:
Директор ИнФО О.В. Охотников
|
Протокол
Протоколомназывается запись хода обсуждения различных вопросов и принятых решений на заседаниях, совещаниях, собраниях и т.п. Протоколы ведут либо люди, работающие в должности секретаря, либо избранные на заседании (собрании) секретари.
Протокол ведётся во время заседания, нумеруется в пределах календарного года, начиная с 1 номера.
Протоколы могут быть краткие и подробные. В кратком протоколе указывают только повестку дня, фамилию, имя, отчество докладчика и выступавших в прениях, принятые решения. В подробном протоколе перечисляются ФИО выступавших и записывается содержание их выступления. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Текст протокола состоит из вводной части и основной (слушали, постановили).
Реквизиты протокола:
Наименование вида документа (протокол);
ФИО председателя и секретаря;
Список или число присутствующих;
Повестка дня;
Текст протокола;
Подписи.
|
Образец 13 ОАО «Первоуральский новотрубный завод»
ПРОТОКОЛ заседания цехкома 21.10.2011 г. Председатель – ___________________________________________________________ Секретарь – _____________________________________________________________ Присутствовали: __________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
ПОВЕСТКА ДНЯ:
Ганцева В.А.
Ваторина Д.С.
1. СЛУШАЛИ: Ганцева В.А. – содержание доклада
ВЫСТУПИЛИ: Потехина Е.А. – краткая запись выступления (от третьего лица) Сурнина О.М. – краткая запись выступления (от третьего лица)
РЕШИЛИ: 1.1 Создать… 1.2 Увеличить… 1.3 Направить…
СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … ПОСТАНОВИЛИ: … Председатель подпись расшифровка подписи Секретарь подпись расшифровка подписи
|
Отчет– документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, предоставляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Обратите внимание на следующие особенности составления отчета по практике.
1. Форма отчета.
А) Отчет составляется на месте прохождения практики; подписывается студентом-практикантом, руководителем от предприятия, руководителем от кафедры и заверяется печатью предприятия.
Б) Отчет оформляется четким разборчивым почерком (при наличии технической возможности – с помощью компьютера) на сброшюрованных листах формата А4 и иллюстрируется чертежами, эскизами, схемами, фотографиями, дополняющими и поясняющими текст.
2. Содержание отчета.
А) Введение (краткая характеристика содержания практики и индивидуального задания руководителя практики от кафедры).
Б) Основная часть (рассмотрение вопросов программы практики с приложением необходимых чертежей, эскизов, схем, фотографий и т. п.).
В) Результаты выполнения индивидуального задания (раздел может занимать до 50 % объема отчета по практике).
Г) Содержание лекций и производственных экскурсий.
Д) Заключение (подведение итогов практики, выводы о результатах прохождения практики, рекомендации по улучшению работы предприятия, замечания по организации практики).
Е) Список использованных источников (инструкции, отчеты, л