-14
.docСОДЕРЖАНИЕ
Введение 3
1 Исследование организационной структуры КБ «Кубань Кредит» ООО
2 Анализ систем управления документами в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования СЭД «Lotus Notes»
Заключение
ВВЕДЕНИЕ
С 03.03.14 по &&&&&.03.14 была пройдена преддипломная практика в КБ «Кубань Кредит» ООО, специализирующимся на предоставлении банковских услуг населению
Объектом исследования является КБ «Кубань Кредит» ООО.
Предмет исследования – документационное обеспечение управления в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования программного продукта Lotus Notes.
Цель практики познакомиться с организационной структурой КБ «Кубань Кредит» ООО, документационное обеспечение управления посредством использования программного продукта Lotus Notes, а также технологии управления документами, с последующим совершенствованием процессов, протекающих в организации.
Задачи практики:
1) исследование организационной структуры КБ «Кубань Кредит» ООО;
2) анализ систем управления документами в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования СЭД Lotus Notes.
Руководствуясь имеющейся информацией о КБ «Кубань Кредит» ООО после прохождения практики был подготовлен отчет. Кроме того, в процессе прохождения преддипломной практики, были выполнены индивидуальные задания, получен документ с отметками.
1 ИССЛЕДОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ
КБ «КУБАНЬ КРЕДИТ» ООО
Коммерческий банк «Кубань Кредит» общество с ограниченной ответственностью — один из самых активных и растущих банков Краснодарского края, успешно работающий на финансовом рынке региона с 1993 года (рисунок 1.1). Генеральная лицензия № 2518 Банка России.
Рисунок 1.1 – Центральный офис КБ «Кубань Кредит» (г. Краснодар).
Широкая сеть из 54 дополнительных и 1 операционного офисов по Краснодарскому краю и Республике Адыгеи позволяет банку сотрудничать с организациями всех форм собственности, предпринимателями и населением, расширяя своё влияние на кредитно-финансовом рынке Кубани.
Помимо этого в крае работают 122 приходных касс, 65 валютно операционных касс в том числе круглосуточно по адресу г. Краснодар, ул. Красноармейская, дом № 32 и в Аэропорту г. Краснодара, 64 пункта денежных переводов Western Union, Юнистрим, Лидер, Золотая Корона, Кубань Кредит - Экспресс в том числе круглосуточно по адресу г. Краснодар, ул. Красноармейская, дом № 32 и в Аэропорту г. Краснодара.
Также действуют 93 пункта выдачи наличных по банковским картам и 115 круглосуточных банкоматов.
Банк «Кубань Кредит», активно развиваясь, постоянно внедряет новые компьютерные технологии. Создан и активно работает информационный WEB-сайт банка и другие онлайновые продукты.
В настоящее время банк «Кубань Кредит» предоставляет широкий спектр услуг юридическим и физическим лицам.
В банке «Кубань Кредит» создан значительный организационный, интеллектуальный, технический и финансовый потенциал. Банк имеет устойчивое положение на финансовом рынке Кубани, обладает высокой ликвидностью активов, динамичным ростом основных показателей, стабильной клиентской базой. Банк «Кубань Кредит» входит в основные профессиональные банковские и деловые сообщества: банк является членом Ассоциации российских банков (АРБ), членом Ассоциации региональных банков «Россия», членом Краснодарской торгово-промышленной палаты.
КБ «Кубань Кредит» ООО получил свидетельство № 269 от 09.12.2004 года о внесении его в реестр банков-участников системы обязательного страхования вкладов Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов».
КБ «Кубань Кредит» ООО присоединяется к Кодексу этических принципов банковского дела, разработанному Ассоциацией Российских банков, как к акту саморегулирования деятельности банковского сообщества Российской Федерации на основе норм деловой этики и финансового права. КБ «Кубань Кредит» ООО добровольно соглашается руководствоваться в своей практике настоящим Кодексом, исходя из долгосрочных интересов банковского сектора российской экономики и требований цивилизованных рыночных отношений.
Банк «Кубань Кредит» располагает солидным опытом и твёрдой волей для плодотворной работы на перспективу. Банк открыт для новых предложений о сотрудничестве!
С 2012 года партнер ОАО «МСП Банк», Коммерческий банк «Кубань Кредит» общество с ограниченной ответственностью осуществляет кредитование субъектов малого и среднего предпринимательства, в том числе за счет целевых ресурсов открытого акционерного общества «Российский Банк поддержки малого и среднего предпринимательства».
Ключевым моментом в эффективном функционировании предприятия является организационная структура. Организационная структура КБ «Кубань Кредит» ООО представлена на рисунке 1.
Рисунок 1.2 - Организационная структура КБ «Кубань Кредит» ООО.
Организационная структура предприятия определяется ее назначением, месторасположением, спецификой. Структура является отражением полномочий и обязанностей каждого работника.
В основе линейно-функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.
Идея линейно-функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности. В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название – линейно-функциональная структура управления. Линейно-функциональная структура применяется компаниями, которые строят свои конкурентные преимущества на технологическом превосходстве в большей степени, чем на возможности раньше других удовлетворять потребности рынков. Она эффективна до тех пор, пока высшее руководство в состоянии осуществлять межфункциональную координацию и контроль над выполнением ключевых видов деятельности организации.
В результате, рассмотрена общая характеристика организации, ее особенности, спецификация деятельности и оказываемые услуги. Изучена и графически отображена организационная структура управления КБ «Кубань Кредит» ООО.
Когда организация заняла уже определенное положение на рынке, то уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями управления, а менеджмент качества как составляющая этих технологий предоставляет отличную возможность получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке.
В связи с этим для наиболее эффективной работы сотрудников в компании установлена на каждом компьютере СЭД Lotus Notes.
Lotus Notes — эффективный многофункциональный программный продукт для Microsoft Windows, Macintosh и Linux, позволяющий мгновенно получить доступ ко всей важной информации. Lotus Notes можно использовать для отправки и получения электронной почты и интернет-почты, планирования мероприятий, просмотра веб-страниц и применения эффективных бизнес-приложений в повседневной работе (рисунок 2.1).
Рисунок 2.1 - Навигационные кнопки быстрого запуска системы автоматизации документооборота (СЭД) КБ «Кубань Кредит» ООО
Данная СЭД позволяет организовать и контролировать полноценно делопроизводство и электронный документооборот на предприятиях любого уровня, масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней специально реализованы все важные функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса:
- поддержка регистрации электронных и бумажных документов в соответствии с установленными требованиями ГСДОУ;
- индивидуальная настройка папочной структуры документов и поддержка номенклатуры дел;
- поддержка маршрутов движения документов (последовательные, маршруты с условиями, отсрочки, параллельные, свободные маршруты);
широкий спектр возможностей по регистрации электронных документов разных версий(регистрация из электронной почты (e-mail) и web-форм,регистрация файлов любого формата, поддержка потокового сканирования);
- возможность развитых вариантов поиска (поддержка динамических папок поиска, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом условий правил и исключений морфологии русского языка, атрибутивный поиск);
сохранение истории работы с документацией(учет авторов и времени, всех действий с документом,поддержка версионности присоединенных файлов, сохранение рабочих комментариев к документу);
- поддержка смешанного документооборота (ведение электронного учета мест хранения оригиналов и копий документов, вывод на печать регистрационной карточки документа, подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам);
- наличие инструментов для анализа исполнительской дисциплины сотрудников и документооборота (возможность построения аналитических справок и отчетов, автоматическое ведение электронных журналов в электронной форме);
- обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования информации, протоколирования, разграничения прав доступа пользователей и системы ролей пользователей, наличие встроенных средств контроля целостности информационных данных и автоматического резервного копирования данных).
Система электронного документооборота «Lotus Notes» — комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.
Интерфейс пользователя Lotus Notes состоит из меню представлений, панелей инструментов, областей навигации и боковой панели, которую можно использовать для простого доступа к некоторым часто используемым приложениям (таблица 2.1).
Таблица 2.1. – Описание элементов интерфейса Lotus Notes.
Наименование |
Описание |
Навигатор |
Навигатор отображает представления и папки, доступные в открытом приложении. Например, в календаре можно выбрать одно из нескольких представлений, например День или Неделя. В почтовом приложении можно создавать папки для организации сообщений |
Меню |
Строка меню отображает компоненты меню приложения или документа. Существует стандартный набор меню, плюс дополнительное меню, которое изменяется в зависимости от приложения. Существует также набор дополнительных меню, который можно включить (Вид -> Расширенные меню). Контекстное меню отображается при щелчке правой кнопкой на объекте (например, сообщении) или области |
Панели инструментов |
Панели инструментов состоят из кнопок. Можно настроить параметры панели инструментов для выбора показываемых панелей, можно также добавлять или удалять кнопки с каждой панели. |
Панель действий |
Каждая вкладка окна может содержать панель действий, характерную для приложения или документа, открытого во вкладке. Панели действий могут включать значки и текст либо состоять исключительно из текста. Элементы панели действий также доступны в меню Действия. |
Значки |
Отображение значков в Lotus Notes. Для просмотра описания значка переместите указатель мыши на значок. |
Панель просмотра |
Содержимое выбранного в навигаторе показывается на панели просмотра. |
Вкладка окна |
Каждая вкладка показывает страницу. По мере работы можно открывать страницы с несколькими вкладками. Если длина строки вкладок превышает ширину экрана, слева и справа будут отображаться значки прокрутки, которые можно использовать для доступа к другим вкладкам. |
Строка состояния |
Строка состояния показывает кнопки действий и сообщения о текущем состоянии и активности. |
Представления |
Представления показывают наборы документов внутри приложения. Например, в почтовом приложении имеется представление. Все документы, в котором показаны все содержащиеся в приложении документы, и представление Отправленные, в котором отображаются только отправленные документы. |
Закладки |
Закладки позволяют создавать ссылки на элементы Lotus Notes и Интернета, такие как приложения, представления, документы, веб-страницы и группы новостей. |
Получение справочных сведений |
Справка доступна во всех областях Lotus Notes. Кроме того, с помощью клавиши F1 вызывается контекстная справка для выполняемой задачи. |
Область просмотра |
Область просмотра дает возможность предварительно просмотреть выбранное сообщение или запись календаря. Можно также скрыть панель предварительного просмотра. |
Домашняя страница |
Домашняя страница по умолчанию обеспечивает централизованный доступ к почте, календарю, списку контактов, списку дел и блокноту. |
Рабочая область |
Рабочая область (ранее пользовательский интерфейс Lotus Notes) содержит страницы со значками приложений. Рабочая область доступна из папки на панели закладок. |
В IBM Lotus Notes можно автоматизировать выполнение задач при помощи макросов, называемых агентами. Они позволяют автоматически выполнять повторяющиеся задачи, такие как упорядочение документов и отправка записок.
Таблица 2.1 – Деление вкладки «Автоматизация выполнения задач».
Работа с агентами: - создание агентов; - Задание имен агентов; - Управление агентами; - Просмотр списка агентов. |
Примеры агентов: Примеры агентов |
Дополнительные разделы об агентах: Дополнительные разделы об агентах |
Заявки в IBM Lotus Notes. Доступ на создание заявок в IBM Lotus Notes имеют сотрудники Банка, ответственные за информационную безопасность и руководители структурных подразделений: начальники секторов, отделов, управлений, директора ДО.
Задачи – подразделяются на: «Мне к исполнению» и «Созданные мною».
- в папку «Мне к исполнению», падают задачи, назначенные Вам на исполнение. Задачи подразделяется на типы: к «исполнению», «просроченные» и «все». В скобках указывается количество задач, имеющихся в папке. Количество задач, указанное в скобках, отображается в реальном режиме времени. Чтобы просмотреть задачи в папке, необходимо щелкнуть мышью по папке. С правой стороны окна высветится список задач, содержащихся в папке.
- в папку «Созданные мною» падают задачи созданные самим сотрудником. Задачи подразделяются на типы: «в работе» и «просроченные». В скобках указывается количество задач в папке. Чтобы просмотреть задачи в папке, требуется щелкнуть мышью по папке, с правой стороны окна высветится список задач в папке.
- заявки на исполнении - отображается заявки, созданные Вами и находящиеся на стадии исполнения, тип заявок на блокировку/разблокировку сотрудников.
- заявки на доступ - список заявок, созданных на доступ к АС. Для просмотра заявок на доступ к конкретной АС, необходимо выбрать из списка АС. С правой стороны высветится список заявок, созданных Вами.
- заявки на оборудование – заявки на доступ с разбивкой по видам оборудования.
Рисунок 2.1. – Заявки в IBM Lotus Notes.
!!!!!!!!ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате прохождения преддипломной практики в компании КБ «Кубань Кредит» ООО, были выполнены все поставленные цели и задачи. В ходе практики:
-
исследована организационная структура КБ «Кубань Кредит» ООО;
-
проанализирована система управления документами в КБ «Кубань Кредит» ООО посредством использования СЭД «Lotus Notes»;
В ходе практики был получен материал и практические знания, которые затем послужат основой для написания дипломной работы.
По окончании практики создан отчет, систематизирующий полученную информацию о компании ООО «Консультант Плюс».