Тема 5. Организационные структуры управления (4 ч.)

1. Структурирование – неотъемлемый элемент социологического познания и научного управления социальными объектами.

2. Социологический анализ социальных организаций.

3. Объективные основы формирования и совершенствования организационных структур.

4. Формальные и неформальные структуры в организациях и системе управления.

Контрольные вопросы

1. Что такое организация? Каковы ее особенности?

2. Что такое структурирование организаций?

3. Какие выделяют типы социальных организаций?

4. Перечислите типы организационных структур и охарактеризуйте их.

Задание для СРС (5ч.)

1. Выполните тесты:

1) Структура – это…

а) наиболее важные закономерности, фундаментальные правила, на которых основаны организация, функционирование или развитие систем управления;

б) упорядоченность, внутренняя организация целостной системы, представляющая собой специфический способ взаимосвязи, взаимодействия образующих его компонентов;

в) деятельность, заключающаяся в регулировании и координации отношений в управляемой системе, ориентированная на создание благоприятных условий для подготовки и реализации управленческих решений;

г) наилучшая форма управления для рационального или эффективного достижения организационных целей.

2) Социальная организация понимается как…

а) система социальных групп и отношений между ними, направленная на достижение определенных целей посредством распределения функциональных обязанностей, координации усилий и соблюдения определенных правил взаимодействия в процессе функционирования системы управления;

б) деятельность, заключающаяся в регулировании и координации отношений в управляемой системе, ориентированная на создание благоприятных условий для подготовки и реализации управленческих решений;

в) наука, изучающая механизмы социального управления различных социальных общностей, опирающаяся на социально значимые цели, морально-правовые нормы и прикладные социологические исследования.

3) Формальную структуру организации можно определить как…

а) деятельность, заключающаяся в регулировании и координации отношений в управляемой системе, ориентированная на создание благоприятных условий для подготовки и реализации управленческих решений;

б) спонтанно сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения;

в) организационное построение, основанное на жесткой стандартизации организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами.

4) Неформальную структуру организации можно определить как…

а) деятельность, заключающаяся в регулировании и координации отношений в управляемой системе, ориентированная на создание благоприятных условий для подготовки и реализации управленческих решений;

б) спонтанно сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом более или менее длительного межличностного и внутригруппового общения;

в) организационное построение, основанное на жесткой стандартизации организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами.

2. Внесите в глоссарий и выучите наизусть следующие понятия: «организация», «социальная организация», «структурирование», «дифференцированность», «коммуникация», «корреляция», «социологический анализ», «квалификация», «консолидация», «синергетика», «формальная организация», «неформальная организация», «протекционизм», «престиж», «ассоциация», «типология», «эффективность».

3. Покажите многозначность термина «социальная организация». Приведите примеры, ее демонстрирующие.

4. Проанализируйте на ваш выбор одну из крупных транснациональных корпораций на предмет организационной структуры управления. Выделите ее основные преимущества и недостатки, при этом предлагая собственные методы улучшения организационной структуры.

Методические указания к изучению темы

5.1 Структурирование – неотъемлемый элемент социологического познания и научного управления социальными объектами.

Структура – это упорядоченность, внутренняя организация целостной системы, представляющая собой специфический способ взаимосвязи, взаимодействия образующих его компонентов.

Существенной характеристикой структуры является мера упорядоченности, которая в самой общей форме, в кибернетическом смысле, выступает как степень отклонения от состояния ее динамического равновесия. Социальные системы стремятся повышать степень упорядоченности, используя содержащиеся во внешней среде вещество, энергию и информацию для собственного функционирования и развития.

Благодаря структуре набор элементов превращается в связное целое и свойства каждого элемента не могут быть поняты без учета этой связи.

Структурность – всеобщая, универсальная характеристика, черта материи. И если иногда в научной литературе встречается выражение «бесструктурное образование», то речь идет об однородной, недифференцированной структурности и взаимосвязи относительно однородных элементов.

Если структурность – всеобщее свойство матери, то она абсолютна, вечна во времени и бесконечна в пространстве. Структура данного конкретного целого относительна, ограничена в пространстве и переходящая во времени, она всегда охватывает, организует конечное число частей. Каждому конкретному целому присуща своя специфическая структура с усложнением целостной системы, увеличением числа дифференцированности ее компонентов. Усложняется и ее структура.

Структура общественной системы выступает не только как отношения людей друг к другу. Отношения различных сфер общественной жизни – экономической и социально- политической, и духовной, отношения других общественных сфер – это элементы структуры. Элементами структуры могут быть и отношения вещей, которые имеют социальную природу. Структура, например, такой системы, как предприятие, заключает в себе и определенную связь, порядок расположения машин, механизмов, взаимосвязь технологический процессов и т.д.

Структура проявляется и в отношениях людей к вещам, в частности, средствам производства, т.е. формах собственности. Она может выступать и как отношения людей к идеям, либо идей к идеям.

Структура есть и отношение людей к процессам – экономическим, политическим и другим, соотношение различных процессов в обществе.

Кроме них, структура системы характеризуется множеством и других взаимодействий, связей компонентов: общие диалектические связи – непосредственные и опосредованные, существенные и несущественные, причинные, необходимые и случайные, связи отношения гармонии и противоречия, принадлежности и т.д.; специфические связи и отношения – координация, субординация, корреляция.

Координация выражает пространственную упорядоченность компонентов системы, упорядоченную по горизонтали компонентов одного уровня организации.

Субординация есть вертикальная упорядоченность, подчинение и соподчинение компонентов, взаимодействие компонентов различных уровней.

Корреляционные (или коррелятивные) связи устанавливаются тогда, когда компонент (или компоненты) системы детерминируются другими факторами, внутренними и внешними для системы. Корреляционные связи приводят систему не в строго определенное, а некоторое вероятностное состояние, что вызывает движение, колебания системы вокруг некоторых усредненных параметров.

Таким образом, структура не есть только устойчивое, сохраняющееся в системе и только сохраняющее качественную определенность системы. Структура подвижна, динамична, изменчива. Это все характерно прежде всего для социальных систем. Здесь она выражает смены этапов, стадий, фаз движения системы, характер и содержание смены и стадий и фаз. Структура системы изменяется под влиянием изменений ее компонентов, функций, отношений с внешней средой и т.д.

5.2 Социологический анализ социальных организаций.

В рамках социологии управления термин «организация» употребляется в трех основных значениях:

1) Как искусственное объединение людей инструментального характера, социально значимое для общества, имеющее известный статус, стационарное расположение и выполняющее вполне определенные функции. Это органы власти, союзы, кооперативы и т.п.;

2) как определенную деятельность по организации, распределению между людьми функций, налаживанию устойчивых связей по координации, т.е. выступает как процесс целенаправленного воздействия на объект. В этом смысле организация является элементом управления;

3) как характеристика степени упорядоченности какого- либо объекта. Тогда под организацией понимается определенная структура, строение связей и тип связей как способ соединения частей в целое, специфический для каждого рода объектов.

Организации – целевые общности. Но реализация цели членами общности вызывает необходимость выстраиваться иерархически и водить управление – два производственных признака целедостижения. Организации построены из людей, связанных определенными отношениями.

Организация неизбежно стремится к рациональности, отвлекаться от некоторых индивидуальных особенностей своих членов, либо ограничивая их проявления, либо выделяя и продвигая другие особенности, нужные ей. Но она не может обойтись без известной стандартизации связей и норм.

Организации обладают важным свойством – сверхаддитивностью, т.е. приростом дополнительной энергии, превышающей сумму индивидуальных усилий их участников. В организации это явление управляемо, его можно усиливать, видоизменять. Видимо, в этом состоит одна из причин столь частого обращения человечества к организационным формам взаимодействия. Сопрягая принципиальные характеристики социальной организации между собой, можно в организации проследить основные измерения свойств:

- как общественного механизма взаимодействия через цели- задания, централизацию и целенаправленное управляющее воздействие;

- как социальную общность – через цели - ориентации, личную зависимость, самоорганизацию;

- как формальную, безличную структуру – через цели системы, власть, организационную упорядоченность.

Эти свойства организации позволяют социологии управления пользоваться типологией организаций. Если под организациями понимать первичные образования, на нижнем уровне общности, то можно выделить четыре основных типа организаций:

Административные организации (предприятия, учреждения и т.п.) создаются для решения задач и достижения целей, не определяемых целями участников общности. Членство в этих организациях обеспечивает средства к существованию. Основа внутреннего регулирования – административный распорядок, принципы единоначалия, назначения, целесообразности.

Союзные (общественные) организации. Цели этих организаций – обобщенные индивидуальные цели участников. Регулирование обеспечивается совместного принятым уставом, принципом выборности, взаимозависимостью руководимых и руководителей. Членство в этих организациях формируется по принципу удовлетворения интересов (политических, экономические, социальных, культурных, творческих, религиозных) участников.

Ассоциативные организации – семья, научная школа, неформальная группа – характеризующиеся некоторой автономией от среды, относительной стабильностью состава, иерархия в них проявляется через лидерство или членство, сравнительно устойчивое распределение участников, принятие общих решений.

Поселение – обладает сходными организационными признаками с ассоциативным типом. Первоначально люди селятся вместе, используя через соседские связи, деятельностные способности друг друга, подчиняясь законам целесообразности целого (планировка улиц, ферма, размеры жилища, структура специализации и т.д.), которая каждому в отдельности может быть не нужна. По мере урбанизации фактор целостности возрастает, обезличивается и обособляется еще больше.

3. Объективные основы формирования и совершенствования организационных структур.

Организация — пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.

Организация обладает следующими общими признаками:

- определение ее характера кадрами и менеджером;

- объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно;

- сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;

- определенная, зависящая от процесса гибкость, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;

- единство рабочих процессов и процессов управления как результата разумного разделения труда.

На организационную структуру влияют следующие факторы:

- размеры предприятия;

- применяемая технология;

- окружающая среда.

Организационная структура аппарата управления — форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения, должностные лица наделяются определенными правами на распоряжение ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ним функций.

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

- линейная;

- функциональная;

- линейно-функциональная;

- матричная;

- дивизиональная;

- множественная.

Матричная структура представляет собой комбинацию двух видов разделения: по функциям и по продукту. Матричные структуры появились в 50-60-х годах в небольших по размеру авиакосмических фирмах США. Они были слишком малы, чтобы эффективно использовать чисто проектную (как правило, дорогостоящую) структуру. В корпорациях "Дженерал Электрик", "Шелл Ойл" и в других были проведены эксперименты по наложению проектной структуры на функциональную. Полученная схема имеет вид матрицы (решетки), состоящей из клеток. В соответствии с линейной структурой (по вертикали) строится управление по отдельным сферам деятельности организации: НИОКР, производству, сбыту, снабжению. В соответствии с программно-целевой структурой (по горизонтали) организуется управление программами (проектами, темами).

При матричной структуре управления при определении горизонтальных связей необходимы:

- подбор и назначение руководителя программы (проекта), его заместителей по отдельным подсистемам (темам) в соответствии со структурой программы;

- определение и назначение ответственных исполнителей в каждом специализированном подразделении;

- организация специальной службы управления программой.

Для обеспечения работы в рамках матричной структуры требуется провести изменения в производственной структуре; создать в материнской компании специальные целевые подразделения, объединяющие ведущих специалистов для совместной разработки основных идей программы.

При матричной структуре управления руководитель программы (проекта) работает с непосредственно не подчинёнными ему специалистами, которые подчинены линейным руководителям. Он в основном определяет, что и когда должно быть сделано по конкретной программе. Линейные же руководители решают, кто и как будет выполнять ту или иную работу.

Линейная организационная структура относится к простейшему виду бюрократических структур, в ней воплощены принципы централизма и единоначалия. Руководитель наделен всеми видами полномочий и осуществляет единоличное руководство. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности вверенного ему объекта.

Каждый подчиненный имеет только одного руководителя, а каждый руководитель - нескольких подчиненных в соответствии с нормами управляемости. Поэтому рост предприятия ведет к увеличению числа уровней управления.

Линейная структура формируется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, ассортимента выпускаемой продукции.

Простота структуры влечет за собой как достоинства, так и недостатки.

Достоинства:

-оперативность принятия и реализации управленческих решений;

-относительная простота реализации функций управления;

-четко выраженная ответственность.

Недостатки:

-разобщенность горизонтальных связей в производственных системах;

-множество контактов с подчиненными, информационная перегрузка;

-при большом числе уровней управления удлиняется процесс принятия и реализации управленческих решений;

-увеличение количества уровней управления при росте организации;

-жесткость структуры

Область применения:

-предприятия с численностью до 300-500 человек с высоким уровнем технологической и предметной специализации (металлообработка, оказание однородных услуг, сборка и т. п.);

-предприятия местной промышленности (изготовление продукции из местного сырья, производство товаров широкого потребления);

-стабильность внешней среды.

Линейно-функциональные схемы организационных структур исторически возникли в рамках фабрично-заводского производства и явились соответствующей "организационной реакцией" на усложнение производства и внешней среды. Усложнение производства привело к необходимости углубления специализации управленческих функций. Появились руководители, которые специализировались либо на общих функциях управления (планирование, контроль), либо на функциях, отражающих специфику горизонтального разделения труда (главный технолог, главный конструктор и т. п.). В отличие от линейных руководителей, которые сосредоточили всю власть в своих руках и несут ответственность за деятельность всего управляемого ими объекта (подразделения), функциональные руководители координируют, контролируют и отвечают за результаты выполнения только одной определенной функции, но в рамках предприятия или стратегического бизнес-подразделения.

Линейные подразделения, как правило, осуществляют основную производственную деятельность, функциональные подразделения создаются на ресурсной основе (кадры, финансы, сырье и материалы и т. п.) и тем самым обеспечивают деятельность основных подразделений.

В первой половине XX в. линейно-функциональные структуры обеспечивали рост вертикально интегрированных организаций, которые, в конечном счете, превратились в гигантские корпорации. С ростом размеров организации стали давать о себе знать недостатки линейных схем организационных структур.

В целом линейно-функциональные структуры производственных предприятий сыграли очень важную роль в переходе от аграрной ориентации общества к индустриальной и в дальнейшем в развитии технически сложных производств.

Достоинства:

-высокая компетентность функциональных руководителей;

-уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях;

-улучшение координации в функциональных областях;

-высокая эффективность при небольшом разнообразии продукции и рынков;

-максимальная адаптация к диверсификации производства;

-формализация и стандартизация процессов;

-высокий уровень использования мощностей.

Недостатки:

-чрезмерная заинтересованность в результатах деятельности "своих" подразделений. Ответственность за общие результаты только на высшем уровне;

-проблемы межфункциональной координации;

-чрезмерная централизация;

-увеличение времени принятия решений из-за необходимости согласований;

-реакция на изменения рынка чрезвычайно замедлена;

-ограничены масштабы предпринимательства и инноваций.

Область применения:

-средние и крупные промышленные предприятия, проектно-конструкторские и исследовательские организации, производственные и научные подразделения с численностью 500-3000 человек;

-эффективны там, где аппарат управления выполняет часто повторяющиеся, стандартные процедуры, производство носит характер массового или крупносерийного производства.

Решение проблем, возникающих в организации, построенной по линейно-функциональной схеме, было найдено в конце 20-х гг. XX в. с появлением первых дивизиональных структур.

Для функциональной структуры управления характерно создание структурных подразделений, каждое из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Следовательно, в условиях данной структуры каждый орган управления, а также исполнитель специализирован на выполнении отдельных видов управленческой деятельности (функций). Создается аппарат специалистов, отвечающих только за определенный участок работы.

В основе функциональной структуры управления лежит принцип полного распорядительства: выполнение указаний функционального органа в пределах его компетенции обязательно для подразделений. Функциональное управление осуществляется некоторой совокупностью подразделений, специализированных на выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в системе линейного управления.

Идея функциональных структур состоит в том, что выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, т.е. каждый орган управления (либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.

В организации, как правило, специалисты одного профиля объединяются в специализированные структурные подразделения (отделы), например, отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией делится, начиная со среднего уровня, по функциональному критерию. Отсюда и название - функциональная структура управления.

Функциональное управление существует наряду с линейным, что создает двойное подчинение для исполнителей.

Дивизиональная организация вырастает из департамезации (группировки схожих работ) по конечному результату: продукт, потребитель или рынок. Подразделения-дивизионы (стратегические бизнес-подразделения СБП) имеют значительную производственно-хозяйственную самостоятельность при отсутствии статуса юридических лиц. Достоинства:

-усиление межфункциональной координации по каждому продукту, рынку и внутри регионов;

-рост возможностей получения выгод от экономии на размерах при продуктовой специализации, а также за счет более быстрой реакции на местные запросы и изменение спроса потребителей;

-глубокое знание специфики продуктов, рынков, регионов;

-возможность создания кадрового резерва для стратегического уровня организации.

Недостатки:

-введение дополнительных уровней управления между высшим менеджментом и бизнес-единицами;

-дублирование ресурсов и функций в аппаратах управления и, как следствие, рост управленческих затрат;

-сложность разделения задач между уровнями управления по всей вертикали и в распределении ответственности за результаты;

-усложнение централизованной координации между СБП, каждый из которых имеет свою стратегию развития.

Область применения:

-многопродуктовое производство, слабо подверженное колебаниям рыночной конъюнктуры и которое мало зависит от технологических нововведений;

-многонациональные компании, где территориальная разобщенность вынуждает автономизировать страповые отделения.

Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах - линейно-функциональная или матричная.

5.4 Формальные и неформальные структуры в организациях и системе управления.

Социальная организация — это совокупность двух или более индивидов, в рамках которой существуют формально зафиксированные разделение труда и распределение функций; построена иерархия статусов; а права и обязанности закреплены специальными документами. Так, при создании малого предприятия вы должны получить лицензию на право деятельности, для чего подаете в соответствующий орган пакет документов, включающий устав организации, ее штатную структуру, описание сферы деятельности и полномочий, источников финансирования и т. д. Этот пример демонстрирует нам, что социальная организация представляет собой образец формализованной системы, главным свойством которой выступает функциональная связь элементов.

Логика формирования формальных организаций обусловлена необходимостью преодоления чрезмерной сложности и многообразия управленческих отношений путем упрощения, стандартизации, формализации и сведения их к отношениям между должностными позициями и рабочими функциями. Формализация отношений рассматривается как рациональное по своей природе, интернациональное и универсальное явление, охватывающее как систему властных отношений, так и содержание выполняемой деятельности.

Как формальные, так и неформальные отношения в организации не хаотичны и не случайны: они строго упорядочены и подчиняются определенным закономерностям. На них можно воздействовать, ими можно управлять, как управляют, например, кораблем или оркестром. Благодаря подобным качествам формальные или неформальные отношения получили название организации, или структуры.

В социальной организации предприятия есть; 1) единая цель (производство продукции или оказание услуг); 2) система власти или управление, требующее подчинения нижестоящих вышестоящим; 3) распределение функций (полномочий и обязанностей) между взаимодействующими группами работников.

Четкая иерархия подчинения составляет суть социальной организации и находит свое выражение в структуре целевых функций. Достижение основных целей — изготовление товаров или оказание услуг — требует сотрудничества многих людей, каждый из которых выполняет строго предписанные ему задачи.

Работу по целям именуют целевой организацией. Наиболее полно целевая (или административная) организация была описана О.И. Шкаратаном как система официальных отношений, определенных предписаниями, инструкциями, правилами, законами, распоряже- ниями, техническими нормативами, картами функцио- нальных обязанностей, штатным расписанием. Как таковая она включает в себя: 1) распределение функций (горизонтальная организация) между бригадами, участками, цехами, отделами (структура и методы деятельности которых оформлены положениями, инструкциями и другими официальными документами); 2) субординацию должностей (вертикальная специализация), определяющую свойственные разным уровням объем и меру ответственности в принятии решений; 3) систему коммуникаций— средства и каналы передачи информации, которая движется «сверху вниз» (передача распоряжений, указаний, заданий), «снизу вверх» (отчеты подчиненных) и по горизонтали (консультация и обмен мнениями равных по рангу). Все функции объединяет руководство, т. е. организация процесса управления, обеспечивающая принятие оптимального решения и его практическое осуществление, а также контроль и проверку исполнения. Организация этого типа представляет собой совокупность индивидов, малых групп и взаимоотношений между ними. Система межличностных отношений всегда персонифицирована, а ее носителями являются живые люди, у которых есть собственные, отличающиеся от общих задач, цели, интересы, потребности. Люди могут ошибаться, быть пристрастными, вспыльчивыми, и от этого никуда не деться ни одной компании или фирме. Ненавидя одних и симпатизируя другим, люди формируют на работе малые группы, кружки, компании, клики, которые сотрудничают или борются между собой. Так возникает новая структура, или организация.

С формальными и неформальными отношениями индивид сталкивается сразу же, как только подает заявление о приеме на работу в компанию или на предприятие. Будучи зачисленным в штат, он ведет себя так, как того требуют служебные инструкции. В этом смысле предприятие и его организация представляют собой вынужденную, недобровольную форму общения людей деловые контакты между которыми заранее предписаны, стандартизированы и обезличены. Работники увольняются, уходят и приходят, но социальные роли, которые они выполняют, остаются. Поэтому социальная организация — это еще и система социальных отношении, участники которой занимают определенные позиции (должности). Это означает, что когда один работник обращается к другому по служебным вопросам, последний предстает в роли начальника или технолога участка, а затем уже в качестве приятеля или неприятеля.

Если же вы обращаетесь к начальнику цеха запросто, по-свойски, то это означаем, что между вами существуют не только формальные (деловые), но и неформальные (дружеские) отношения. В исследовании, проведенном в 1980-е годы на одном из московских заводов, выяснялся характер отношений, существовавших между руководителем и подчиненными на цеховом уровне. Чаще всего респонденты описывали их в парных категориях «натянутые (напряженные) — товарищеские (дружеские)». Однако «натянутые» и «напряженные» отношения оказались не столь устойчивыми, как отношения ≪дружеские≫ и «товарищеские». Длительность «напряженных» отношений составляла от 0,5 до 2 — 3 дней. Они возникали как следствие конфликта и по его окончании быстро исчезали. «Товарищеские» отношения доминировали по длительности и удельному весу. При этом на рабочем месте взаимоотношения между начальником цеха и рабочим (токарем, слесарем, вальцовщиком) были чисто деловыми: первый был требовательным и непреклонным при распределении заданий, строгим при контроле за их выполнением. Когда же рабочий день оканчивался, начальник и подчиненный шли в пивную, где дружески обсуждали бытовые проблемы. И рабочий, и руководитель ясно осознавали, что формальные (деловые) и неформальные (дружеские) отношения четко различаются: каждым —свое время и место. Они могли спорить и ругаться, отстаивая свои интересы (как правило, не личные, а служебные), но только по работе. Казалось, они готовы были подраться: один угрожал другому то штрафом, то увольнением. Но за по- рогом заводской проходной они мирно беседовали о домашних проблемах, политике и женщинах.