2.1 Задачи и функции Отдела.

1. Учет, обеспечение сохранности, создание справочного аппарата, использование документов, находящиеся на хранении;

2. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом;

Осуществление контроля за:

- формированием и оформлением дел в делопроизводстве Филиала учреждения;

- формированием документов государственного кадастра недвижимости в отделах, участвующих в процессе формирования (в том числе в территориальных отделах) в строгом соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007г. №221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» и нормативными актами органа нормативно-правового регулирования в сфере кадастровых отношений и ведения государственного кадастра недвижимости;

-Ведение в установленном порядке электронного архива кадастровой документации;

-Обработка решений при аннулировании и исключении сведений из ГКН об объектах недвижимости с «временным» статусом сведений.

Отдел ведения архива осуществляет следующие функции:

-Принимает и проверяет комплектность и надлежащее оформление документов, передаваемых в Отдел из структурных подразделений в упорядоченном состоянии, проводит проверку формирования и оформления документов;

-Ведет учет, обеспечивает сохранность принятых на хранение документов;

-Проводит систематизацию документов по кадастровым р-нам, по помещениям хранилищ, для обеспечения быстрого поиска документов;

-Проводит своевременную раскладку на место хранения кадастровых дел объектов недвижимости, учетных дел;

-Формирует и оформляет кадастровые дела объектов недвижимости, дополняет их поступающими документами, для поддержания сведений государственного кадастра недвижимости в актуальном состоянии;

-Готовит кадастровые дела объектов недвижимости с «архивным» статусом, для включения в описи дел постоянного срока хранения;

-Осуществляет подбор дел и электронную обработку заявок о предоставлении сведений по документам ГКН от сотрудников структурных подразделений на сканирование;

- -Ведет делопроизводство в соответствии с Инструкцией по делопроизводству утвержденной директором Филиала учреждения и учетные документы в соответствии с Основными правилами работ ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002г.).

2.2 Состав документов поступающих в Отдел.

В Отдел поступают:

1.Документы государственного кадастра недвижимости;

2. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Филиала учреждения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

3. Справочный аппарат к документам, находящимся на хранении (сводная номенклатура дел Филиала учреждения, описи дел, сопроводительные реестры, акты приема передач дел, дело фонда, каталог дел и т.д.).

Вышеуказанные документы хранятся централизованно в архиве Филиала Учреждения, расположенном по адресу: г. Уфа, ул.50 лет СССР, д. 30/5.