- •Анализ параметров группы документов
- •1. Общие сведения
- •1.1 Функции документа
- •1.2 Информационная составляющая документа
- •1.3 Материальная (физическая) составляющая документа
- •1.3.1 Материальная основа документа (мод)
- •1.3.2 Форма материального носителя информации
- •1.4 Структура и оформление документа
- •1.4.1 Внутренняя структура документа
- •1.4.2 Внешняя структура документа (конструкция)
- •1.4.5 Реквизиты документа
- •2. Задание
1.2 Информационная составляющая документа
Документ создаётся для хранения и передачи социальной информации во времени и/или пространстве. Документ организует и систематизирует информацию, представляет её в фиксированном виде. Информация в документе подаётся в определённом порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.
В документе информация и носитель взаимосвязаны. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.
Социальная информация– способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщённо социальная информация – это сведения, предназначенные для передачи в обществе. Является объектом изучения документоведения, а также других наук документно-коммуникационного цикла.
По социальному назначениюинформация подразделяется намассовуюиспециальную.Массовая предназначена для всех членов общества, и делится напублицистическую, эстетическуюиобыденную.Специальная предназначена для отдельных социальных групп (в частности, специалистов), делится нанаучную, техническую, планово-экономическую, коммерческуюи др. виды.
По способу отражения информациичеловеческим сознанием информация в документе делится налогическуюиэстетическую.
Логическая информация– результат познания и логического осмысления законов природы, общества и мышления. Различается в соответствии с принадлежностью к различным областям человеческой деятельности. В познавательной деятельности информация –научно-вспомогательная, научно-просветительская, художественно-познаватеньная. В практически-преобразующей информация –технологическая, организационно-производственная, управленческая.
Эстетическая информация– результат образно-ассоциативного, преимущественно художественно-эстетического отражения действительности. В соответствии с различными физиологическими особенностями восприятия распространяется различными видами искусства. После фиксации на соответствующих материальных носителях получаются различные виды документов, циркулирующие преимущественно в сфере искусства. Логическая и эстетическая информация могут быть взаимосвязаны.
По способу распространенияинформация бывает:опубликованная (распространяемая посредством тиражного размножения документов) инеопубликованная(не рассчитанная на широкое распространение и не прошедшая официальной апробации).
По степени переработки: первичная(содержит непосредственные результаты, например НИР) ивторичная(полученная в результате переработки первичной информации).
По отраслевому делению: техническая, правовая, медицинская, биологическая, историческая,и др.
1.3 Материальная (физическая) составляющая документа
Материальная составляющая – одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он не существует. Это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и во времени. Определяется носителем информации– материальным объектом, специально созданным для хранения и передачи информации.
Назначение документа – хранить и передавать информацию, и это обуславливает его специфическую материальную конструкцию, которая обеспечивает выполнение документами главной функции, обеспечивает удобство перемещения в пространстве, устойчивость для хранения информации во времени, приспособленность для физиологических возможностей чтения сообщения.
Информация документа закреплена на специальном материале(бумага и пр.), имеющем определённуюформуносителя (лист, лента и пр.). Информация всегда фиксируется каким-либо способом записи с использованием набора средств (краска и др.) и инструментов (ручка, принтер и т. п.). Таким образом, материальную основу документа создают: 1) материальная основа 2) форма носителя информации 3) способ документирования или записи информации.